Al Final - Lilly Goodman

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE ORGANIZACIÓN

Diagramación

Método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, denotando las actividades del proceso y su respectiva secuencia. Es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones existentes entre los diferentes procesos de una organización.

Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:

• De uso: Facilita su empleo

• De destino: Permite la correcta identificación de actividades

• De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión

• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Los diagramas de flujo.

Representan gráficamente las actividades que conforman un proceso, así como un mapa sirve de guía igualmente un diagrama nos da la posibilidad de conocer el camino en la ejecución de un proceso. En general es una herramienta básica para el mejoramiento de procesos, su estandarización y normalización un área determinada.

Tipos de diagramas de flujo.

1. Diagramas de bloque: proporcionan una visión rápida de un proceso.

2. Diagramas de “ANSI”: permiten el análisis de las interacciones detalladas de un proceso.

3. Diagramas de flujo funcional: muestra el flujo del proceso entre organizaciones o áreas.

4. Diagramas geográficos de flujo: muestran el flujo del proceso entre locaciones.

Diagramas De Procedimientos

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.

Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

• Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad.

• Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.

• Evita diferencias de interpretación.

Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

• Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”.

• Analizar un procedimiento y detectar problemas.

• Diseñar propuestas de cambio “propuesto”.

• Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

1.1.1 Sistemas de graficación.

No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

Existen diferentes clases de diagramas que se adecuan a la naturaleza de la actividad que se está estudiando y a la cantidad de detalles que conviene incluir en la descripción. Entre los diagramas más empleados, se hallan el diagrama de proceso operativo, el diagrama de circulación y el diagrama hombre-máquina. La simbología utilizada en ellos es muy diversa, dependiendo de la entidad que los promueve.

Diagramación ASME

Así, es muy conocida la simbología empleada en los diagramas de proceso de ASME (American Society of Mechanical Engineers) siendo los símbolos que representan las cinco situaciones genéricas de las operaciones los representados en la siguiente figura:

Ventajas:

• Noción clara y precisa de la sucesión de etapas.

• Frecuencia relativa de cada operación.

• Cantidad de pasos del trámite.

• Demoras.

• Cantidad de traslados.

• Oportunidad de controles.

Desventajas:

• No muestra los documentos utilizados

• No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas.

1. Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.

2. Describir cada pasó: breve en columna descripción.

3. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

4. Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.

5. Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

Diagramación ANSI

ANSI (American National Standards Institute/ Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización). Este diagrama recoge de forma completa y detallada cada uno de los pasos que integran el procedimiento dejando constancia, a través de las figuras procedentes y aceptadas por su Norma, de todas aquellas incidencias que pueden sobrevenir en el proceso, en él se examinan al detalle las actividades realizadas en el diagrama de flujo, especificándolas a nivel de tareas. Es de gran ayuda para el mejoramiento de procesos.

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos I

(Procedimientos electrónicos de datos)

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos II

(Procedimientos electrónicos de datos)

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos

(Diagramación administrativa)

Reglas básicas de diagramación:

• El Diagrama deberá graficarse dentro de un Cuadro Portador del Gráfico, donde se consignarán los sectores o áreas que intervienen o toman parte en el proceso.

• El proceso se representará gráficamente en el Cuadro Portador del Gráfico, siguiendo el mismo orden en que se suceden las operaciones.

• Los procedimientos se diagraman en sentido vertical, de arriba a abajo y, siempre que sea posible, de izquierda a derecha, indicando el curso de los documentos.

• En el interior del símbolo se anotará la acción que corresponda.

• El símbolo correspondiente a cada copia de los documentos o impresos se identifica cuando ha de seguir un destino determinado.

• En caso de que se remitan documentos, o el procedimiento se derive a otra unidad, se indica el destino pero no el curso del proceso en la unidad de que se trate.

Análisis y diseños de Procedimientos

Concepto de procedimiento

Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempo de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se espera. Ejemplos pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación del personal, etc.

Diseño de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistema, es quizá la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollaran los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en sí mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. Los campos en los que se duplican el esfuerzo, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigaran minuciosamente.

Técnicas de representación y análisis de procedimientos

Algunas técnicas para la representación de procedimientos administrativos llegan a un nivel de análisis tan detallado que en ciertos casos el analista tiene que hacer uso de todos sus conocimientos para realizar un análisis lógico para descubrir fallas y sugerir mejoras en el procedimiento en estudio.

En esta fase de elaboración de manuales de procedimientos el analista puede auxiliarse de los siguientes instrumentos de análisis:

Cuadro de análisis de procesos. Se utiliza para exponer con detalles claros los pasos de operaciones de registro temporal y permanente y el transporte que el procedimiento requiera. Este cuadro tiene por objeto analizar la eficiencia de la distribución o afluencia del trabajo.

Cuadro de análisis de formas con datos que se repitan. Se emplea para determinar todos los datos que se registren en una forma o grupo de formas; por lo general esto último, casi siempre se utiliza para analizar la posibilidad de combinar dos o más formas.

Cuadro de procedimiento. Por medio de este cuadro se representa la afluencia de documentos y los pasos de operación que se necesitan para un proceso. Es muy conveniente su utilización, cuando el procedimiento está relacionado con una complicada afluencia de documentos. A cada unidad de trabajo se asigna una columna y la afluencia de informes se describe en las columnas adecuadas, junto con una descripción breve de los pasos de procesos en cada unidad de trabajo.

Este cuadro no solamente presenta la afluencia completa y el curso de los documentos, sino también asegura el analista

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