Al Final - Lilly Goodman

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE ORGANIZACIÓN

Diagramación

Método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, denotando las actividades del proceso y su respectiva secuencia. Es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones existentes entre los diferentes procesos de una organización.

Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:

• De uso: Facilita su empleo

• De destino: Permite la correcta identificación de actividades

• De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión

• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Los diagramas de flujo.

Representan gráficamente las actividades que conforman un proceso, así como un mapa sirve de guía igualmente un diagrama nos da la posibilidad de conocer el camino en la ejecución de un proceso. En general es una herramienta básica para el mejoramiento de procesos, su estandarización y normalización un área determinada.

Tipos de diagramas de flujo.

1. Diagramas de bloque: proporcionan una visión rápida de un proceso.

2. Diagramas de “ANSI”: permiten el análisis de las interacciones detalladas de un proceso.

3. Diagramas de flujo funcional: muestra el flujo del proceso entre organizaciones o áreas.

4. Diagramas geográficos de flujo: muestran el flujo del proceso entre locaciones.

Diagramas De Procedimientos

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.

Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

• Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad.

• Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.

• Evita diferencias de interpretación.

Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

• Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”.

• Analizar un procedimiento y detectar problemas.

• Diseñar propuestas de cambio “propuesto”.

• Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

1.1.1 Sistemas de graficación.

No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

Existen diferentes clases de diagramas que se adecuan a la naturaleza de la actividad que se está estudiando y a la cantidad de detalles que conviene incluir en la descripción. Entre los diagramas más empleados, se hallan el diagrama de proceso operativo, el diagrama de circulación y el diagrama hombre-máquina. La simbología utilizada en ellos es muy diversa, dependiendo de la entidad que los promueve.

Diagramación ASME

Así, es muy conocida la simbología empleada en los diagramas de proceso de ASME (American Society of Mechanical Engineers) siendo los símbolos que representan las cinco situaciones genéricas de las operaciones los representados en la siguiente figura:

Ventajas:

• Noción clara y precisa de la sucesión de etapas.

• Frecuencia relativa de cada operación.

• Cantidad de pasos del trámite.

• Demoras.

• Cantidad de traslados.

• Oportunidad de controles.

Desventajas:

• No muestra los documentos utilizados

• No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas.

1. Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.

2. Describir cada pasó: breve en columna descripción.

3. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

4. Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.

5. Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

Diagramación ANSI

ANSI (American National Standards Institute/ Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización). Este diagrama recoge de forma completa y detallada cada uno de los pasos que integran el procedimiento dejando constancia, a través de las figuras procedentes y aceptadas por su Norma, de todas aquellas incidencias que pueden sobrevenir en el proceso, en él se examinan al detalle las actividades realizadas en el diagrama de flujo, especificándolas a nivel de tareas. Es de gran ayuda para el mejoramiento de procesos.

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos I

(Procedimientos electrónicos de datos)

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos II

(Procedimientos electrónicos de datos)

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos

(Diagramación administrativa)

Reglas básicas de diagramación:

• El Diagrama deberá graficarse dentro de un Cuadro Portador del Gráfico, donde se consignarán los sectores o áreas que intervienen o toman parte en el proceso.

• El proceso se representará gráficamente en el Cuadro Portador del Gráfico, siguiendo el mismo orden en que se suceden las operaciones.

• Los procedimientos se diagraman en sentido vertical, de arriba a abajo y, siempre que sea posible, de izquierda a derecha, indicando el curso de los documentos.

• En el interior del símbolo se anotará la acción que corresponda.

• El símbolo correspondiente a cada copia de los documentos o impresos se identifica cuando ha de seguir un destino determinado.

• En caso de que se remitan documentos, o el procedimiento se derive a otra unidad, se indica el destino pero no el curso del proceso en la unidad de que se trate.

Análisis y diseños de Procedimientos

Concepto de procedimiento

Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempo de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se espera. Ejemplos pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación del personal, etc.

Diseño de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistema, es quizá la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollaran los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en sí mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. Los campos en los que se duplican el esfuerzo, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigaran minuciosamente.

Técnicas de representación y análisis de procedimientos

Algunas técnicas para la representación de procedimientos administrativos llegan a un nivel de análisis tan detallado que en ciertos casos el analista tiene que hacer uso de todos sus conocimientos para realizar un análisis lógico para descubrir fallas y sugerir mejoras en el procedimiento en estudio.

En esta fase de elaboración de manuales de procedimientos el analista puede auxiliarse de los siguientes instrumentos de análisis:

Cuadro de análisis de procesos. Se utiliza para exponer con detalles claros los pasos de operaciones de registro temporal y permanente y el transporte que el procedimiento requiera. Este cuadro tiene por objeto analizar la eficiencia de la distribución o afluencia del trabajo.

Cuadro de análisis de formas con datos que se repitan. Se emplea para determinar todos los datos que se registren en una forma o grupo de formas; por lo general esto último, casi siempre se utiliza para analizar la posibilidad de combinar dos o más formas.

Cuadro de procedimiento. Por medio de este cuadro se representa la afluencia de documentos y los pasos de operación que se necesitan para un proceso. Es muy conveniente su utilización, cuando el procedimiento está relacionado con una complicada afluencia de documentos. A cada unidad de trabajo se asigna una columna y la afluencia de informes se describe en las columnas adecuadas, junto con una descripción breve de los pasos de procesos en cada unidad de trabajo.

Este cuadro no solamente presenta la afluencia completa y el curso de los documentos, sino también asegura el analista que todas las copias fueron llevadas al termino final de un procedimiento lógico.

Cuadro de distribución de formas. Es una versión simplificada del cuadro de procedimientos. Muestra la afluencia de formas por medio de columnas que representan unidades de la organización o empleados de oficina, sin anotar los detalles del proceso. Es una manera de contar todas las copias de una forma e indicar las unidades que están relacionadas con ellas.

Fluxogramas. Este medio de análisis es uno de los más importantes por las muchas ventajas que ofrece, es la forma más sencilla y lógica de representar un procedimiento con todas sus operaciones y documentos que involucra, desde su conocimiento hasta su terminación

Puede considerarse como una inversión simplificada de los diagramas de programación utilizados en procesamientos electrónicos de datos. Su elaboración es muy sencilla y rápida, ya que las operaciones y los documentos que intervienen en el procedimiento se presentan por medio de símbolos convencionales contenidos en plantillas. La diferencia entre los diagramas de flujo utilizados por los analistas de sistemas y los procedimientos administrativos y diagramas de flujo en programación, la constituyen en que los primeros únicamente utiliza a lo sumo siete símbolos en las plantillas y que a cada paso del procedimiento se hace una breve descripción de las actividades que se realizan.

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS.

Una vez efectuado el análisis, el analista tiene ya un conocimiento completo de todas las operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema en estudio; por tanto a partir de este momento, está en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias, de acuerdo con el resultado de dicho análisis:

Rediseño de formas.

• Diseño de nuevas formas.

• Reportes.

• Registros.

• Creación o supresión de archivos.

• Eliminación de operaciones innecesarias.

• Creación de nuevos controles.

Y en fin, todo aquello que conduzca a la obtención de los objetivos fijados con eficiencia y eficacia.

En esta etapa se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al procedimiento se discuta con el personal involucrado, a efecto de poder justificarlas o hacer la corrección que resulten pertinentes.

Representación del procedimiento.

Una vez analizada la información del o de los procedimientos, es posible proceder a graficarlos o redactarlos.

Diagramación para el manual de procedimientos.

Lo constituyen el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y el recorrido de las formas o los materiales.

Debido al extenso uso de los diagramas de flujo y a toda clase de adaptaciones de estos, se recomienda utilizar un diagrama de flujo tabular, ya que muestra los flujos de información de izquierda a derecha.

Expresión literal del procedimiento.

Se refiere a la narración detallada del procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en el procedimiento.

ANALISIS DEL SISTEMA.

El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es trabajo de una sola persona cuando más críticas se hagan y mas ideas se aportan, más precisa será la separación de lo no esencial.

Para analizar la información recabada es conveniente responder a los cuestionamientos fundamentales: que, quien, como, cuando, donde y por que se realiza el trabajo.

¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de estas. En el caso de un procedimiento, se trata de saber que operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo-

¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea individuos o grupos, y a sus aptitudes para la realización de un trabajo específico; también se pregunta sobre las actitudes del personal asía el trabajo y las relaciones laborales entre las personas y los grupos.

¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la forma en que se han adaptado en la institución. También se interroga acerca de los equipos e instrumentos utilizados en el desarrollo de las labores.

¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una operación.

¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal.

¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de sus procedimientos. Con esta pregunta también se pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el procedimiento, para sí saber si no tiene objeto que se siga desarrollando alguno o algunos de esos objetivos.

El análisis y crítica de la información, debe realizarse desde diversos puntos de vista.

• ¿las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?

• ¿es lo más sencillo y claro?

• ¿pueden mejorarse las operaciones?

• ¿es posible eliminar las demoras?

• ¿existen cuellos de botellas que deben eliminarse?

• ¿tienen flexibilidad necesaria?

• ¿la información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad?

• ¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?

• ¿Reúne los requisitos de control interno?

Además, en analista responsable del estudio procederá al análisis de las operaciones que integran el sistema para estudiar si son las más adecuadas. Este análisis se hará conforme a los siguientes puntos. En relación al origen y finalidad de la operación:

 ¿Por qué se hace?

 ¿para qué se hace?

En relación al lugar:

 ¿Dónde se hace?

 ¿Por qué se hace ahí?

En relación a la secuencia.

 ¿Cuándo se hace?

 ¿Por qué se hace en ese momento?

En relación al método:

 ¿Cómo se hace?

 ¿Por qué se hace de ese modo?

En relación al volumen y tiempo:

 ¿El número de las operaciones y el tiempo en que se realiza están de acuerdo con la distribución del trabajo y con los horarios normales?

Una vez que se ha llegado al convencimiento de que de la aplicación del sistema es conveniente, se procederá a hacer una revisión de los siguientes aspectos.

Registros

• ¿son claros?

• ¿son costeables?

• ¿son sencillos?

• ¿son los necesarios?

Informes

• ¿son útiles en todos sus aspectos para las personas a quienes están dirigidos?

• Son complejos?

• ¿reflejan la situación real y actual de las funciones?

• ¿son claros?

• ¿Cuál es su finalidad concreta?

• ¿pueden ser simplificadas?

• ¿existen informes proporcionados por otros departamentos?

• ¿respetan los niveles de autoridad y jerárquicas?

Formas impresas

• ¿es posible simplificarlas?

• ¿su diseño es adecuado?; es decir ¿facilita el trabajo y lo presenta con claridad, sencillez, rapidez y exactitud?

• ¿son indispensables?

• ¿pueden combinarse?

• ¿son completos y suficiente?

• ¿los datos que contienen son completos?

• ¿la distribución que les ha sido asignada es correcta en cuanto a que quienes las reciben realmente?

• ¿podrán eliminarse copias Innecesarias o poco útiles?

EL PROCESO DE ANALISIS

En términos más concretos, la tarea del analista parece ser sencilla, sin embargo su aplicación resulta difícil. La razón para esto puede comprenderse con facilidad. Nos encontramos ante una gran complejidad al tratar de analizar las relaciones reciprocas de niveles múltiples de autoridad, responsabilidad, talentos, conocimientos, capacidades, experiencias y resultados de los sistemas. No obstantes, el analista de sistemas debe comenzar su trabajo en algún punto y aun cuando la tarea parezca ser abrumadora, existe una razón que puede ayudarle a descubrir un método de análisis utilizable. El concepto clave en el método de análisis de sistemas es evaluar el funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la perspectiva y la razón de la existencia de la organización.

El proceso de análisis debe sustentarse en la calidad de hechos con que se encuentra para evaluación, en la medida en que el analista clasifique estos hechos, comenzaría a observar que algunos de ellos no encajan en el diseño del nuevo sistema. Pero hasta que haya terminado sus análisis se sabrá cuales hechos son valiosos y cuáles no. El proceso de análisis puede resumirse en las acciones siguientes:

 Piense audazmente.

 Proporcione su imagen completa.

 Capture las ideas.

 Pruebe sus ideas.

 Diseñe el nuevo sistema.

Pensar audazmente.

La mayoría de los analistas de sistemas realizan sus acciones a través de patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para poder lograr desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a este respecto los psicólogos dicen que las cosas se ven y se consideran desde un marco de referencia personal. Para un análisis eficiente debe romperse el viejo marco de referencia.

Proporcione su imagen completa.

Un analista de sistemas eficiente siempre tiene un diagrama de flujo maestro colgado en la pared de su oficina. Mientras está haciendo un trabajo de análisis, mira de cuando en cuando este cuadro. Así puede relacionar los detalles que está tomando en cuenta (que ahora se encuentran dispersos sobre su escritorio) con la imagen total que cuelga de la pared. Si su sistema contiene hojas de trabajo, formas piratas o aun una llamada telefónica, la muestra, fijándolas en el tablero.

Capture las ideas.

Una vez se ha introducido una gran cantidad de hechos en la mente y después de que se ha dado tiempo para su gestación, las ideas comenzaran a fluir. Sin embargo, ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas de trabajo, pero puede que no sea así. Pueden presentarse mientras uno se encuentra en la playa, o manejando, o justo antes de irse a dormir. O pueden aparecer a las 4 a. m. y despertar a uno de un sueño profundo. Siempre que se presenten ¡deben capturárselas! ¿Cómo? Escribiendo la idea, apuntándola rápidamente. Es necesario tener a mano un lápiz y un cuaderno de notas cerca de la cama, como también llevar consigo en todo momento tarjetas de 7.5 y 12.5 cm.

Nunca hay que decir: “después la escribiré” porque se olvidara. ¡Escríbala ahora! Deben probarse las ideas. Cuando se considere tener una idea valiosa, debe ponerse a prueba, hablar de ella con otros; pedir a ellos su opinión sobre su valor, permitir que la juzguen. Si no va a funcionar, es mejor que se sepa ahora.

Como se sabe, ahora se está muy cerca de dar el siguiente paso: el diseño. No existe una línea divisora precisa entre el análisis y el diseño.

Probar las ideas propias.

A la mitad del análisis, se ocurrirán muchas ideas. Uno deberá preguntarse ¿son realmente buenas estas ideas? ¿Podrán soportar la crítica de la gente que de hecho tiene que aplicarlas? Es necesario asegurarse de ello la gente está haciendo el trabajo en el sistema que se estudió, puede ayudarle en su análisis. Puede ayudar a diferenciar las ideas que parecen buenas, pero que no funcionarán, de aquellas que son fundamentalmente buenas.

De exponerse el problema. Aunque es muy bueno encerrarse en un cuarto, donde con toda la tranquilidad pueden examinarse todos los hechos encontrados durante la investigación, también debe salirse de vez en cuando, si se trata de un gran proyecto y hablar con la gente de operación. Deben comentárseles algunas de las cosas que se encontraron. Otras personas pueden dar sugerencias. De hecho, se encontrarán más respectivos si no les proporciona una “solución”. Debe preguntarse lo que piensan sobre un problema específico. Si es posible, debe plantear la pregunta como un problema.

El lector puede haber pensado ya en una solución. Regrésese hasta el principio y véase si ellos tienen algunas soluciones. Algunas de ellas pueden ser igual a la suya.

En el proceso de investigación y análisis, el lector encontró un problema y piensa que puede resolverlo parcialmente, mediante una nueva forma. O bien, puede estar pensando en comprar un tipo específico de máquina. Tal vez ha desarrollado un cierto número de diagramas de flujo. Debe preguntarse ahora, cuáles de estas etapas son necesarias, Muéstrese éstas a alguien que sea objetivo… a una persona que durante la investigación, se haya identificado como alguien que sabía lo que estaba pasando.

Trátese de llevar el plan a alguien que no esté compenetrado en el sistema actual hasta el grado de que piense que así está bien. Él debe conocer el presente sistema y los objetivos de éste.

En su investigación, usted se encontrará con tales personas. Pregúnteles:

-¿cree que va a funcionar?

-¿qué sugiere que se haga con él?

No debe uno molestarse porque esta persona critique su idea o uno de los elementos de su plan.

En realidad, él está haciendo un favor, puede evitar que se cometan errores que realmente no se quieren cometer. Escúchense todas las razones sobre por qué algunas partes del plan no funcionarán.

CRITERIOS BASICOS PARA EL ANALISIS DE SISTEMA

El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar esta tarea radica en la conveniencia de invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es trabajo de una persona; cuanto más críticas se hagan más ideas se aporte, más precisa será la separación de lo no esencial.

Con la finalidad de apoyar la labor de análisis, se recomienda tomar en consideración los siguientes criterios:

Identificar de manera adecuada el problema, separando sus componentes para conocer su naturaleza, sus características y las causas de su comportamiento. A fin de asegurar esto el analista debe: conocer el hecho o la situación que se analiza; describir la situación que se analiza; separar las partes a fin de conocer todos sus detalles y aspectos; examinar críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

Establecer las bases para ofrecer opciones de solución al problema que se estudia e introducir medidas de mejoramiento administrativo.

Durante la fase de análisis, los hechos y datos de los problemas identificados deberán cuestionarse constantemente para que su interpretación sea siempre confirmada. Asimismo, habrán de contestarse las siguientes preguntas: qué, para qué, dónde, cuándo, quién, cómo, cuánto.

Definir las relaciones que operen entre cada elemento, considerándolas individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por si solos, sino que son productos de las circunstancias que las rodea.

Racionalizar y disminuir a lo estrictamente necesario el número de operaciones e instancias de servicios y decisión de que consten los sistemas operativos internos y de servicio al público.

Reducir el mínimo indispensable los requisitos e información solicitada para proporcionar los servicios que demanden los usuarios, buscando que esos requisitos a cubrir se satisfagan paralelamente el proceso.

Identificar y explicar las deficiencias y causas con el fin de resolverlas, esto es, formular un diagnóstico de la situación.

MÉTODO DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS

En realidad, el desarrollo de un buen trabajo de análisis básicamente depende de la habilidad de la persona que está haciendo uso de esa técnica; sin embargo es conveniente señalar que la aplicación requiere un método al señalar las fases del proceso de análisis. En el apartado anterior quedo tipificado un método, si no científico, si convencional y que en realidad es muy a fin al método clásico para abordar el análisis; ante estas consideraciones presentamos a los profesionales en la materia el concepto en que se fundamenta el método científico.

El método clásico para el análisis de sistema se basa en lo que se conoció durante barias décadas como método científico de resolución de problemas. Las principales etapas se han adaptado a la terminología y las realidades del análisis de sistema.

Estas etapas se describen en seguida.

El método clásico le da al analista de sistemas un marco que le servirá como guía, sea cual fuera el problema de sistema o los instrumentos o técnicas que se utilice. Todo esto, se ajustara al método básico del procedimiento clásico.

La gran variedad de instrumentos y técnicas de análisis de sistema que se verán en el capítulo por separado pueden resultar muy difíciles de asimilar, aun sin el marco de procedimientos proporcionado por el método clásico.

ETAPA1. Definición del problema

Esta etapa se considera frecuentemente como la más importante del análisis de sistemas. Si se identifica de manera adecuada el problema, se enuncia y se dimensiona, todas las etapas subsecuentes se enfocaran a los objetivos y la probabilidad de que llegue a desarrollarse una solución factible es alta. A fin de asegurar esto, el analista de sistema realiza una investigación preliminar para definir el alcance del problema y los puntos específicos de la situación, así como también para identificar clara y cuidadosamente los objetivos de la parte del sistema de información para la administración que debe analizar y mejorar. Esta investigación preliminar da como resultado un enunciado conciso, pero completo del problema y una evaluación de los resultados disponible para resolverlo.

ETAPA2. Reunión de datos

El analista de sistema utiliza todos los cabos sueltos generados durante la fase de investigación preliminar, para identificar todas las fuentes de información que tenga alguna relación con el problema que este analizando. Por lo común, sus fuentes principales son sus propias observaciones y sus entrevistas directas son las personas implicadas. Muy a menudo, esta etapa es la que consume más tiempo, pero vale la pena dedicarle los esfuerzos necesarios. Todo la que surge después depende de la exactitud de lo exhaustivo de esa etapa. El analista de sistema debe ser particularmente cuidadoso para no dejarse engañar. Debe preguntarse continuamente si los datos que se han facilitado son verdaderamente actuales o no.

ETAPA 3. Análisis de los hechos.

Esta es la fase del procedimiento de análisis de sistema que exigirá que entren en acción todos los recursos del analista. Mientras que las etapas anteriores y las posteriores pueden suplementarse, perfeccionarse y rehacerse, en caso necesario, la fase del análisis es singular, decisiva, difícil de estructurar y totalmente profesional. Es esa parte del análisis de sistema la que más se parece a un arte. El análisis eficiente produce soluciones viables. Los análisis superficiales, mal dirigidos y mediocres dan como resultado el tipo de soluciones que caen rápidamente por su propio peso.

Al evaluar la información, se estará realizando una organización a partir de varios puntos de vista. Analícense cuidadosamente las suposiciones, a medida que prosigue el análisis. Por ejemplo, si las compras en lotes de artículos es parte del sistema que se eta estudiando, no debe limitarse a tomar en consideración los costos, sino que se deben incluir, además, el manejo, los daños, el tamaño de los pasillos del almacén y otros aspectos del problema que pueden tener importancia.

ETAPA 4. Desarrollo de soluciones alternativas.

La definición del problema, la reunión de datos actuales y su análisis, producen una gran cantidad de entradas para el analista de sistema. Sus procesos mentales, tanto consiente como inconscientemente, relacionan, evalúan, integran, descartan, cancelan, confirman, eliminan y sintetizan siempre de acuerdo con los objetivos del sistema que se esté estudiando y los del sistema de información para la administración.

Todas y cada una de las alternativas que queden deberán incluirse en una lista, junto con las ventajas y las desventajas que se les apliquen. A cada una de ellas deberá de atribuirse un valor cuantitativo. El efecto de la aplicación de cada alternativo deberá evaluarse de acuerdo con las metas a corto y largo plazo. El analista deberá tomar en consideración la posibilidad de utilizar procedimientos provisionales para satisfacer alguna necesidad mientras que se le dan los últimos toques al sistema nuevo y más elaborado.

ETAPA 5. Aplicación de la solución, comprobación y modificación, en caso necesario.

Cuando se selecciona para su aplicación algunas de las alternativas desarrolladas en la etapa cuatro, es preciso planear de manera detallada un programa, etapa por etapa, para la instalación del nuevo sistema. El plan debe incluir lo siguiente:

a) El programa de tiempo para cada etapa de conversión del sistema presente al nuevo.

b) Los requisitos de adiestramiento necesario, quien se ocupara de la preparación del programa de instrucción y como se administrará.

c) El procedimiento para comprobación del cambio, quien lo comprará y cuáles son los criterios que deben utilizarse.

d) El tiempo de espera necesario para pedir las formas, obtener lo equipos y designar al personal necesario.

e) La preparación final de todos los procedimientos y los métodos que se apliquen.

f) El funcionamiento paralelo del sistema antiguo y el nuevo, durante la fase de conversión.

ELEMENTOS Y TECNICAS A UTILIZAR EN EL ANALISIS

La descripción narrativa debe usarse si el problema no se puede presentar en forma suficientemente clara, por medio de machotes y gráficas.

La recolección de información, como asentamos en el capítulo anterior, se hace por medio de una serie de entrevistas. Para llevar a cabo estas entrevistas, se usaran cuestionarios para cada nivel de investigación. Sin embargo, los cuestionarios deben entenderse principalmente como una guía para la recolección de la información. El analista debe adaptarse en alto grado a la forma de pensar y presentar los problemas por parte del entrevistado, sin perder el objetivo de obtener la información mes completa.

El análisis y evaluación de los datos obtenidos se pueden enfocar de la manera siguiente:

a) Análisis de cada una de las áreas de investigación cuando los datos fueron obtenidos a través de la aplicación de cuestionario, con el propósito de conocer la consistencia, la complejidad y la lógica en su estructura.

b) Se interrelacionaran en forma matricial las áreas investigadas para analizar si tienen correspondencia.

c) Se analizaran los flujos de información. De esta manera se pueden detectar por qué existen tantos retrasos, por qué un documento tiene varias instancias que no necesitan para su producto final.

DISEÑO DE SISTEMAS

En la actualidad el diseño de sistemas sigue siendo un arte a pesar de que ciertos aspectos sobre el detalle están sujetos a análisis o cálculos automáticos.

LOS PRINCIPIOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN, COMO CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UNA ORGANIZACIÓN

Lyndall F. Urwick estableció, en 1938, un conjunto de principios fundamentales, que aún son considerados como una de las principales guías para el establecimiento de una correcta organización.

a) La organización debe ser una expresión de los objetivos

b) La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares deben ser requeridos en lo posible.

c) La coordinación de personas y actividades y la unidad en los esfuerzos son propósitos básicos de toda organización.

d) La autoridad suprema debe descansar en el ejecutivo en jefe más alto, con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.

e) La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones deben ser establecidas por escritos y puestas al conocimiento de todos los miembros del grupo.

f) La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados es absoluta.

g) La autoridad debe tener siempre una responsabilidad correspondiente.

h) Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar más de cinco.

i) Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.

j) Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas sus nuevas técnicas.

Por lo que respecta a lo mencionado por urwick en el punto h, al mencionar la base de cinco subordinados como capacidad de control de un administrador, es imposible actualmente llevarlo a la práctica ya que el incremento en las operaciones de la empresa, su desarrollo y las circunstancias especiales en cada caso, exige que el número de subordinados sea un poco superior a lo indicado. Considero que un administrador puede obtener un “tramo control” optimo al supervisor entre cinco y ocho subordinados como máximo.

Se ha considerado conveniente adicionar otros principios o elementos que puedan ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización.

1. Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o funciones que sean básicas al mismo tiempo.

2. La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.

3. La delegación de autoridad deberá ser descendente para su actuación.

4. La división de trabajo adecuada evitare duplicidad de funciones.

5. Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona.

6. No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de los que pueda supervisar eficazmente

7. Las críticas a los subalternos deberán ser en privado, siempre que sea posible.

8. Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.

9. Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser crítico ni ayudante de otro a la vez.

En realidad, todo lo anterior son preceptos en los que se funda toda organización, pues son resultados de la experiencia de muchos actores.

Si un jefe tiene un campo de supervisor demasiado grade descuida algunos problemas y pierde el control de las actividades a su cargo ya que es imposible, por razones de tiempo, que entre en detalles que presenta un campo de supervisión excesivo.

La ampliación o reducción del tramo control va en función de las habilidades y resultados obtenidos por un jefe, ya que actualmente se consideran como practico el que un supervisor dirija de cinco a ocho personas eficazmente, pero en otros casos es posible que dirija a más de 20 personas. Los factores que influyen para esta determinación son:

• El tamaño de la empresa.

• El tipo de organización.

• Los niveles jerárquicos que comprenda.

• La complejidad y tipo de supervisión.

• La calidad del grupo a supervisar.

• La habilidad y responsabilidad del supervisor.

Las críticas a los subalternos deberán ser en privado, siempre que sea posible.

Nunca deberá criticarse a un subordinado en presencia de ejecutivos o empleados de igual o menor categoría. Deberá buscarse la manera más adecuada para llamarle la atención procurando no causar frustraciones.

Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.

El tipo de organización que se adapte a las necesidades de la empresa deberá ser sencilla, evitando las complejidades. Cada estructura deberá ser analizada con el objeto de asegurarse que esta resulta práctica, desde el punto de vistas de costos. Si la misma implica costos elevados, la organización tendrá que ser modificada.

DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA.

El diseño del nuevo sistema es el desarrollo de una solución efectiva del problema definido durante la fase de “comprensión de la situación actual”. Sin la comprensión fundamental del sistema actual ni una buena comprensión de los requerimientos del sistema futuro, la probidad de diseñar uno nuevo se reduce en forma considerable. El detalle del diseño debe limitarse lo más que sea posible y solo proyectarlo lo suficientemente para demostrar factibilidad. El análisis de sistemas debe diseñar hasta el punto que necesite para satisfacerse el mismo y a la administración de que el nuevo sistema es práctico y producirá resultados. El nivel real de detalle variara con la amplitud y complejidad del nuevo sistema.

Por lo que se refiere al diseño de sistemas específicos dentro de la organización, el analista debe tener en mente los siguientes puntos.

• Como trabajara el sistema propuestos.

• Que personal utilizara y como estará organizado.

• Qué cantidad y clase de equipo será necesario.

• Cuáles serán los costos de operación del nuevo sistema.

Por lo tanto, para el diseño del nuevo sistema su trabajo consistirá principalmente en:

 Diseñar un sistema básico.

 Analizar la consolidación o integración de sus actividades.

 Determinar la configuración del equipo necesario.

 Preparar un plan preliminar para la implantación del sistema.

 Determinar el impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa.

 Documentos el diseño del nuevo sistema.

 Desarrollar el plan de trabajo. Para este punto se preparara un reporte llamado “plan del nuevo sistema”.

Diseño de un sistema básico.

El analista desarrolla un plan general de trabajo, el cual indicara las actividades por orden de importancia. La forma de determinar la importancia de cada una de las actividades es tomando nota de los siguientes aspectos.

 Opinión general de la actividad más importante.

 Actividades que resulten muy costosas.

 Actividades de larga duración.

 Actividades en las que haya ineficiencia.

 Actividades que indique la gerencia.

Una vez seleccionada la actividad con la que se dará principio al diseño del sistema básico, se desarrollaran los siguientes pasos.

1. Identificar y evaluar los elementos de análisis (entrada- salida operaciones de procesos-archivos);

2. Diseñar y escoger las mejores alternativas de proceso, y

3. Elaborar los diagramas de flujo conteniendo la descripción general de las alternativas escogidas en el punto anterior.

Análisis de la consolidación o integración de las actividades.

Una vez que se ha llegado a este punto se analizan todas las actividades y se deberá tratar de encontrar relaciones entre ellas de tal manera que sea posible lograr consolidaciones entre algunas de las mismas. Un caso clásico es el uso de un mismo archivo en distintas actividades. Hecho lo anterior se tiene ya una idea del conjunto que abarcara el sistema y hasta es posible en ocasiones adelantar conclusiones acerca del equipo necesario.

Determinación de la configuración del equipo necesario.

Consideración todas las alternativas propuestas en los sistemas generales diseñados, se proyectan varias soluciones mediante la selección de los equipos más apropiados para resolver los problemas específicos planteados.

Preparación del plan preliminar para la implantación del sistema.

El tiempo que transcurra entre la aprobación final de la gerencia del nuevo sistema propuesto y la operación rutinaria del mismo, queda comprendido en lo que se llama implementación del sistema; ahora bien, esta inversión que haga la empresa en tiempo y dinero deberá ser tomada tanto en cuenta, como la inversión misma que se haga en la adquisición del equipo, por lo tanto, será necesario que previamente se elabore un programa de implantación y se determine aproximadamente, su duración y costos.

• Definición de la organización que va a llevar a cabo el proyecto.

• Iniciar el programa de educación y entrenamiento.

• Diseño de los planes de instalación de equipo.

• Diseño de sistema detallado.

• Establecimiento de procedimientos de conversión de sistemas.

• Adaptación del local y accesorios.

• Selección y entrenamiento del personal de operación.

• Conversión del sistema y pruebas piloto.

Personal.

Según las proporciones de las actividades se estimará el número de analistas de sistemas y programadores que requieran.

Tiempo y costo.

Con base a las estimaciones antes hechas de las actividades, se obtendrá el tiempo y costo del periodo de implantación.

Determinación del impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa.

Para hacer una correcta evaluación de la utilidad que producirá el nuevo sistemas, se deberá balancear, por una parte, los gastos que el mismo ocasione, y por la otra, los beneficios intangibles que ofrezca.

Para obtener los beneficios tangibles hay varios procedimientos.

• Comparar los costos reales del sistema actual contra los del sistema propuesto, tomando como base un lapso de tiempo cualquiera o el de un ejercicio contable.

• Comparar los costos departamentales que arrojen los dos sistemas, con base también en los tiempos.

Para determinar los beneficios intangibles es necesario hacer estimaciones en los siguientes aspectos.

• Impacto en la clientela por un mejor servicio;

• Mayor eficiencia en la operación de la empresa, y

• Tener prevista la operación de la empresa para los próximos años.

Existen 4 puntos que el analista debe tener en consideración al determinar los requerimientos del nuevo sistema.

 Analizar y definir futuros objetivos.

 Redefinir o modificar las actividades existentes que sirvan mejor en la consecución de los objetivos.

 Analizar los requerimientos de cada actividad.

 Determinar medidas de efectividad para cada actividad.

Análisis y definición de futuros objetivos.

Cuando los consultores o analistas tienen en mente la más viable solución es necesario pensar que es lo que pueda afectar su acción, en estos casos pueden cambiar o aumentar los objetivos actuales para determinar su consecución en el nuevo sistema.

Redefinición de las actividades.

En este caso se trata de definir con base en las entrevistas que es lo que se quiere que se haga de nuevo una actividad determinada. Se definen los objetivos particulares de cada actividad. Las nuevas actividades deberán listarse a efecto de que se asigne de acuerdo con su naturaleza a las unidades correspondientes.

Análisis de los requerimientos de cada actividad.

Cada actividad nueva deberá analizarse en relación a su campo de acción de acuerdo con la función específica que le corresponda, así como lo que de hecho va hacer esa actividad.

Para el análisis de los requerimientos de cada actividad se estudian básicamente 4 factores:

 Entradas

 Salidas

 Operaciones

 Recursos

Entradas y salidas las actividades de entrada y salidas son las que deberán estipularse en primer lugar, ya que estas generalmente son las que están más asociadas con las metas y objetivos de la actividad. Debido a que muchas de las salidas están sujetas a ciertos filtros (por ejemplo: cheques, salidas en efectivo, etc.) deberán estipularse antes de las entradas.

Operaciones.

Las operaciones deben ser identificadas por la clase y número de las entradas y salidas que las afectan y por la frecuencia que debe ejecutarse.

Recursos.

Los recursos pueden clasificarse en dos categorías:

a) Los que la administración ha especificado para el nuevo sistema.

b) Aquellos no especificados pero que son necesarios al sistema.

En ocasiones la administración estipula que deben ser usados ciertos recursos. Por ejemplo, la asignación del personal disponible para la implantación y operación del nuevo sistema.

Así mismo, por el costo de operaciones que implica algunos sistemas, estos suelen ser restringidos, por ejemplo: costos de renta, costo de instalación, etc.; solo por listar unos cuantos. Muchas veces la administración los suprime sin tener un conocimiento amplio de su impacto. El analista deberá buscar alternativas sólidas y ventajosas a la administración, el desarrollo de esas alternativas será posible si desde el diseño se tiene conciencia de sus márgenes de funcionamiento.

Determinación de medidas de efectividad para cada actividad.

El establecimiento de determinado tipo de medidas, tiene por objeto permitir un conocimiento del funcionamiento del sistema para evaluar que tan bien o que tan mal está operando.

Las principales medidas de efectividad que pueden ser establecidas son:

a) Costo;

b) Tiempo;

c) Exactitud;

d) Confiabilidad, y

e) Flexibilidad

Procedimiento de análisis

El análisis provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas de empleo de la información para que la información para que la organización puede evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

Dentro de ese proceso se puede distinguir las siguientes secuencias de pasos:

a) Conocer el hecho o situación que se analiza.

b) Describir ese hecho o situación.

c) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.

d) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

f) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada, sino que son también producto del medio ambiente que los rodea.

g) Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

Técnicas de análisis administrativos

Organizacionales

Nombre de la técnica aplicación

Administración por objetivos Proceso atreves del cual los niveles de decisión de una organización identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.

Análisis de sistema Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

análisis de costos-beneficio Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada.

Análisis de estructuras Examen detallado de la estructura de una organización para conocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.

Árbol de decisiones Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situación como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un “árbol” los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.

Auditoria administrativa Examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Autoevaluación Proceso atreves del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecida durante un periodo especifico

Control total de calidad Método orientado a elevar en forma permanente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito la mejora constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de clientes y/o usuarios.

Estudio de factibilidad Análisis que permite precisar la situación y alternativa de cambio para un producto, proyecto, sistema y/o servicios de una organización tomando en cuenta su medio ambiente.

Estudio de viabilidad Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto mediano y largo pazos, considerando los factores tales como la oportunidad exactitud, precisión t corto de la información a obtenerse, y sobre todo, y el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerárquicos

Benchmarking Proceso sistemático y continuo evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras en la organización

Desarrollo organizacional Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles

Reingeniería organizacional Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan su sistema de organización, de organizaciones formas de trabajo en equipo y los medios por los que dialogan entre si y como los clientes o usuarios para evaluar sustancial mente

Reorganización Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva

Diseño asistido por computadoras

La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente la tarea de distribución del espacio en las áreas de trabajo, ya que permite el manejo del ambiente laboral a través de pantallas gráficas, en el cual el acceso de las instrucciones de dibujo, edición o definición de la base de información se efectúa por medio de iconos (representación gráfica de las entidades descritas por los datos de una computadoras que se emplean común mente en las interfaces, para representar documentos archivos dispositivos entre otros)

Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso. Se puede instalar en cualquier tipo de computadoras y por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos.

En contenido estar de este paquete incluye los siguientes componentes:

• Conceptos fundamentales

• Requerimiento de hardware

• Definición del ambiente de trabajo

• Utilerías básicas

• Instrumentos y dibujos de edición

• Manejo de pantalla y vista

• Bloques multilíneas

• Organización por dibujos por niveles

• Elaboración de textos y ediciones

• Acotamiento de la impresión del dibujo

• Importación y exportación

• Reorganización administrativa

• Análisis de la estructura organizacional

Las modificaciones de la estructura tienen que realizarse en función de las siguientes variables:

1. Atendiendo las disposiciones normativas

2. Redefiniendo los objetivos y las estrategias institucionales

3. A la reagrupación de unidades respecto a áreas funcionales

4. Reduciendo personal conforme a la siguiente secuencia

5. Congelando puesto o plaza vacante

6. Liquidación de personal de áreas sustantivas (siguiendo los niveles jerárquicos en forma ascendente, esto es, personal, secretarial, analistas, jefes de oficina, jefes de departamentos otros)

7. Redistribuyendo y/o redireccionando funciones

8. Diseñando y aplicando a través de entrevistas dirigidas en cada área para captar información sobre

9. Funciones por área

10. Procedimientos

11. Carga de trabajo

12. Métodos de trabajo

13. Soporte técnico y tecnológico

14. Relaciones con el entorno

15. Replanteando territorio o áreas de trabajo

16. Revisando el tipo y presentación de productos y/o servicios que se ofrecen

17. Estableciendo condiciones de operaciones viables y oportunas

18. Replanteando relaciones de trabajo con organizaciones que brindan insumos servicios o pautas de acción

19. Racionalizando recursos de trabajo (materiales y tecnológicos)

20. Reduciendo la cadena escalar de autoridad

21. Capacitando a los mandos superiores y medios para asimilar el cambio

22. Desincorporando áreas

23. Promoviendo la creación de fuentes de trabajo suplementarias

Metodología para el análisis y diseño de sistemas administrativos

¿Qué es un sistema administrativo?

Es la forma de ordenar o acomodar un proceso muy particular, consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control; desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados, con el uso de seres humanos y otros recursos.

Planeación del estudio

Determinación de la problemática organizacional: En todas las empresas hay problemas que deben ser identificados y solucionados mediante la toma de

Decisiones.

Definición del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las condiciones que tiene este.

Investigación para la realización de estudio: investigar las opciones que tienes y crear una hipótesis, afirmándola en una oración simple y clara.

Plan de trabajo: realizar un plan de trabajo para solucionar el problema.

Recopilación de datos y documentación

Registro de datos: Esto consiste en la recolección, síntesis, organización y comprensión de los datos que se requieren, si es necesario realizar resúmenes es en esta fase donde se desarrollara

Técnicas de recopilación de datos:

Análisis de datos

Propósitos del análisis: como analizar los datos y que herramientas de análisis estadístico son adecuadas para éste propósito.

Procedimiento de análisis: establecer categorías, ordenar, manipular y resumir los datos

Técnicas e instrumentos de análisis:

• Diagnóstico y formulación de recomendaciones

• Tipos de recomendaciones Informe y presentación del sistema propuesto

Revisión

• Autorización

• Diseño del nuevo sistema

Auditoria administrativa Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría

Diseño

El diseño es una tienda minorista o en una fábrica debe analizarse por el pequeño negociante, ya que juega un papel vital en lograr el éxito del negocio. El diseño significa los arreglos físicos planeados para el interior de la empresa. Debe realizarse una deliberación suficiente para determinar el menor diseño para el tipo específico de actividad física, ya que el tipo de arreglo varía de empresas en empresa.

El propósito del diseño en la tienda minorista es el de atraer clientes y ayudar a la operación eficiente del negocio. Estas dos miras pueden obtenerse mediantes el uso de efectivo del control apropiado del clima, de las luces, del esquema del colorido y la facilidad con la que el local y el tiempo puedan ser limpiados y conservados. Deben ser evaluados un mínimo de factores antes de determinar la consagración de la tienda.

El mobiliario y equipo forman una parte esencial dentro de un diseño efectivo de la tienda. Una guía útil para decidir acerca del mobiliario y equipo necesarios es que los más prácticos y económicos son los que permiten que la mercancía, con la máxima exposición y con la mínima cantidad de distracciones.

Antes de decidir acerca del mobiliario y equipo, el pequeño negociante deberá determinar el tipo de mercancías que se va a exhibir sobre ellos, así como cuanto espacio es necesario para que cada exhibidor muestre diferentes tipos de mercancías. Si se amontonan exhibidores en áreas pequeñas en donde los clientes deberán empujar y estrecharse, toda la intensión de hasta las áreas de exhibición mejor diseñadas fracasara.

Diseño de la distribución interior

Hacer que la mercancía sea accesible para el cliente es una función básica del diseñador. Al considerar el diseño, el minorista debe establecer el tipo de distribución interior que vaya más de acuerdo con la tienda para facilitar el movimiento y las compras. En la tienda minorista la red y el libre flujo son dos distribuciones del diseño básicas

Diseño de red

El diseño de red, o distribución rectangular, consiste en un pasillo principal, con pasillos secundarios que se localizan en los costados en Angulo recto con el pasillo principal, en el pasillo principal lleva una parte importante del tráfico y provee la mejor ubicación para los bienes de fácil adquisición, artículos de compra impulsivas y mercancía de la estación. Los bienes de consumo duraderos son colocados en los pasillos secundarios y los bienes especializados son ubicados en un área menos transitada. Un elemento esencial que hay que tomar en consideración es que el área de la tienda que más contribuye a las ventas está localizada en la sección frontal que se localiza cerca de la tienda, en oposición a la salida.

Diseño de planta

El diseño en una planta consiste en la distribución efectiva de las instalaciones manufactureras y de los empleados. En una fabricación debe presentarse atención no solo a como coloca el equipo sino también a la ubicación de las actividades de apoyo, tales como, espacio de mantenimientos, recepción y embarque y espacio de almacén.

Pasillo secundario Pasillo secundario

Pasillo secundario

Pasillo secundario

Entrada de la tienda

Existen incobrables beneficios derivados de un buen diseño de la fábrica.

1. Costos de la fabricación más bajos

2. Utilización más eficiente del terreno

3. Un mayor fluidez en el proceso productivo

4. Control eficaz

5. Productos de mejor calidad

6. Mejor atención a los clientes

7. Minimización del material sobrante

8. Menor tiempo requerido en la fabricación de bienes.

Tipos de diseño para la fábrica

Los dos patrones de diseño básico para la planta son el diseño por procesos y el diseño por productos

Diseño de procesos

Se encuentra por lo común en plantas donde se producen diferentes tipos de producción bajo pedido y es característica de muchas plantas pequeñas.

El diseño por procesos significa que equipo similar se coloca en un área o en un departamento de la planta. Por lo tanto, todos los tornos o todos los taladros se localizaran dentro de un área. De acuerdo a esta distribución todo el trabajo de un tipo específico se enviara al departamento, o área específica. Todo el trabajo de torno requerido en la fábrica será enviada al área de máquinas de tornos.

Área de almacenamiento para materias primas

Sierras

Tornos Área de acabado Área de almacenamiento para productos elaborados

Taladros Máquinas de triturar y de mezclar

Área de montaje

Las plantas que se encuentran en posibilidades de utilizar el diseño por productos casi siempre fabrican grandes cantidades. Por tanto si la materia prima se mueve a lo largo del proceso de fabricación, todas las operaciones se realizan hasta que él; producto terminado “Ha recorrido toda la línea de asamblea”. En el diseño de productos, los diferentes tipos de maquinarias están ubicados dentro de un área de trabajo para que puedan realizar las operaciones necesarias hasta completar su función dentro de la línea de asamblea, aquí se puede obtener, por tanto, la duplicación de la maquinaria instalada dentro de la planta, en diferentes etapas de la línea.

Este sistema es especialmente adecuado para procesos de manufactura automatizada.

Diseño del establecimiento de servicio

Se encuentra determinado sobre todo, por si se trata de un establecimiento de comercio de procesos.

Almacenamiento de materia prima Productos A

Sierra Taladros Maquinas trituradoras Ensamblaje Pintura Almacenamiento del producto terminado

Almacenamiento de materia prima Producto B

Tornos Molinos Maquinas trituradoras Ensamblaje Barnizado Almacenamiento del producto terminado

Almacenamiento de materia prima Producto C

Sierras Torno Tratamiento de calor Galvanización Ensamblaje Almacenamiento del producto terminado

Pintura

DISEÑO DE FORMULARIOS.

FORMULARIOS

Son formas impresas que consisten en una información fija o de concepto (lo que ya vine impreso) y otra información variable (la que se escribe sobre la Forma) para ser utilizados en una actividad determinada. Su uso está orientado a la simplificación de trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelería y archivo, problema que debe ser solucionado con eficiente administración de los mismos.

TIPOS DE FORMULARIOS

• Formulario estándar: Son aquellos que viene previamente elaborados, trae Como ventaja el ahorro de dinero y tiempo, sin embargo esto no garantiza Que se adapte a las necesidades de algunas organizaciones ni sea la forma más económica de obtenerlo ni administrarlo.

• Formularios Naturales: Es aquel que ha sido diseñado para atender las necesidades de una organización, el uso de la información es exclusiva y Efectiva, es decir, que esta creado pensando en un tipo de información y Que solo tendrá• utilidad efectiva para esa unidad específica.

• Formularios comerciales de uso interno: Son diseñados para cubrir las necesidades individual e interna de una organización con el uso de Información o datos que necesitan la empresa, ejemplo: tarjeta de registro De almacén, cuentas de cliente y proveedores, nómina y documentos anexos, registro de control de compras, entre otros.

• Formularios de uso externo: son aquellos que son utilizado fuera y dentro de la organización, donde el manejo de información es definitivo y actual. Este tipo de información requiere el membrete de la empresa.

PARTES DE UN FORMULARIO

• Identificación: Consisten en el nombre de la identidad o título del formulario, número del mismo (codificación), y fecha de vigencia, el título debe ser Conciso, indicando el objetivo del formulario.

• Instrucciones: Debe indicarse como deben ser llenados los formularios e Indicar su distribución; las primeras deben ser colocadas al principio, la Segunda al final, no obstante se obviara la primeras.

• Introducción: Es la información que se establece al inicio de la acción del Relleno del formulario, generalmente consiste de que se está hablando, donde y cuando.

• Cuerpo: Es la parte más importante, incluye toda la información necesaria y Primordial para que el formulario una vez relleno cumpla su objetivo.

• Conclusión: son todos aquellos datos que validan o aprueban el contenido de la forma, tales como, firmas, lugar para sellos, entre otros.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE FORMULARIOS

• Desear formularios de calidad de acuerdo al fin que se va a llevar a cabo.

• Deber ser sencillo en relación con el trámite que se va a realizar.

• Desear el proyecto de un formulario de forma que los apartados se Sucedan en secuencia lógica.

• Desear formularios de tal forma que puedan rellenarse en el menor tiempo posible.

• Evitar la ambigüedad en el contenido del formulario.

• Minimizar el costo de los formularios, normalizar (hasta donde sea posible), Las previsiones y tamaño de los formularios.

• Tienen que ser compatible en la parte manual como en la parte Computarizada.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE LOS FORMULARIOS

Es sumamente importante ya que su propósito fundamental es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa y así como crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información y asegurar que todos los formularios sean tan sencillos como sea posible para así capturar el contenido que se esté solicitando sin crear ambigüedades.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACI”N DE FORMULARIOS

• Está estrechamente relacionada con los programas de control de informe y administración de registros.

• Deben ordenarlo por funciones y actividades.

• Revisar los formularios.

• Deben situar las funciones en una oficina de la organización con acceso directo para el caso de que surjan desacuerdos, acerca de diseños propuestos, entre organismo de línea y la oficina administradora de los Formularios.

• Tienen obligaciones las cuales incluyen:

1. Ayuda técnica a los organismos de línea para el diseño de Formularios.

2. Supervisión del establecimiento de formularios impresos.

3. Revisión periódica de los formularios actuales.

4. Llevar un legajo de antecedentes referentes a todos los formularios. Actuales.

PROBLEMAS DERIVADOS DE LA MALA ADMINISTRACION DE LOS FORMULARIOS.

• No llevar ningún control y por ende hay escasez.

• Que cantidad mínima hay, y si es salida rápida o lenta.

• Errores causados por la impresora.

• Revisiones urgentes.

• Errores por omisión.

• Programas de emergencias ante eventualidades.

• Aumento de los costos en la impresión de los formularios.

• Riesgos que corren los formularios si no se tienen en un buen sitio.

CONTROL DE LOS FORMULARIOS

Se encarga de diseñar, mejorar y evitar la mala administración de la Información de los mismos. Existen algunas señales que indican la necesidad de Implantar el control de los formularios:

• Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de formulario.

• Formularios con espacios reducidos o inadecuados.

• Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual Corresponde.

ETAPAS DE CONTROL

• Recolección: Solicitar que cada uno de los departamentos remita o entregue (2) muestras de formularios en uso.

• Investigación: Investigar como las preparan, como las usan, a quienes se les distribuyen, como se llenan y otros datos que no se pueden obtener de un examen directo de los formularios.

• Clasificación: Ordenar los formularios de acuerdo con las investigaciones Similares de la organización y agruparlos a un sistema de clasificación de Formularios vigentes (implantado o que se implanten).

• Análisis: Desarrollar y analizar lo procedimientos en los cuales intervienen. Establecer la necesidad, propósito y funcionalidad de dicha formas, por lo Tanto verificar:

a) Es necesario la forma, es decir, mejora o facilita las operaciones; Reduce el esfuerzo de los empleados, cumple a cabalidad el propósito para la cual fue diseñada.

b) Se necesita realmente el número de copias que posee.

c) Puede combinarse con otras.

d) Duplica a otra ya existente. e. Se ha dejado el espacio adecuado para asentar la información.

e) Esté• el título acorde con la función que realiza. g. Esté• ordenada la información lógicamente.

f) Tiene el tamaño apropiado.

g) Su impresión es nítida.

Evaluación: Es la formulación de alternativas que pueden ponerse en práctica:

a. Formulario a eliminarse.

b. Formulación que puede combinarse y dar origen a otros.

c. Formularios que deben mejorarse.

d. Nuevos formularios a diseñarse.

e. Diseño de formularios: El objetivo es asegurar su funcionalidad y la Eficiencia de los procedimientos en los cuales intervienen aplicando Requisitos básicos.

f. Una formulario tiene que ser factible en lo que se refiere a llenarlo, lectura, Interpretación, proceso y archivo.

g. El formulario no debe tener dimensiones mayores que el tamaño de la Carta.

h. El formulario tiene que resaltar el nombre de la empresa en el membrete preferiblemente mediante un logotipo.

i. En caso de uso interno el nombre de la empresa se elimina o delegar a un Segundo plano.

j. Los márgenes de los formularios vendrán determinados por la exigencia del procedimiento.

k. La calidad de papel se escoger• en atención al uso y proceso de los Respectivos formularios.

PRINCIPIOS BASICOS

Facilidad para ser llenado los formularios:

1. Suficiente espacio para la escritura. Esparcimiento apropiado entre líneas de escrituras.

2. Secuencia lógica de la información. 3. Ubicación correcta de las instrucciones para ser llenados. 4. Limpieza en la reproducción.

Facilidad para uso de la información:

1. Fácil de leerse.

2. Establecer claramente los conceptos.

3. Organización de la información.

4. Suficiente espacio para la escritura. Identidad de diseño entre formas Relacionadas.

Reducción de las posibilidades de errores:

1. Establecer solo los conceptos necesarios.

2. Separación apropiada de columnas y línea de escritura.

3. Clara asociación entre información variable y concepto.

4. Factor de actitud del empleado.

5. Establecer solo los conceptos necesarios.

Como ha sido impresa (reproducida).

1. Economía en papel e impresión:

2. Combinación de diferentes formas con la misma función.

3. Selección de tamaño apropiado del papel.

4. Calidad y color del papel.

5. Selección del método apropiado de impresión.

FORMULARIOS ELECTRONICOS

Todos los formularios contienen un texto estándar y espacios en blanco o Campos en donde se ha de introducir la información. El texto y los campos están organizados en forma de cuadricula, con espacios en blanco para la entrada de datos.

Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas De los que se presentan en papel, puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, y evitando todos los posibles problemas de interpretación de Los datos introducidos como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos Pueden ser complementados y compartidos de la misma forma que se comparten Cualquier otro tipo de documento, eliminado así por completo la necesidad de los Formularios en papel.

DISEÑO DE FORMULARIOS ELECTRONICOS

Es posible que este contenga información de ayuda para la persona que Tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de Texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de esta Lista desplegable ofrecen una serie de opciones que entre las cuales el usuario debe elegir una. Para la respuesta del tipo "SI" o "NO", puede crearse campos con Casillas de verificación de forma que el usuario se pueda limitar a hacer clic con el Ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada. También es posible especificar una serie de respuestas " por omisión" en Campos específicos, con vista a facilitar aun labor de complementación del Formulario.

METODOS DE TRABAJO

Es el registro y examen crítico de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo, como medio de idear y aplicar métodos más sencillos y eficaces y de reducir los costos.

¿Qué fines tiene?

1. Mejorar los procesos y los procedimientos.

2. Mejorar la disposición del lugar de trabajo. Así como mejorar los modelos de máquinas e instalaciones.

3. Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria.

4. Mejorar la utilización de materiales, máquinas y mano de obra.

Todo lo anterior conlleva a aumentar la productividad del trabajador, y de la empresa.

El procedimiento básico para resolver cualquier problema tiene 6 etapas.

1. Definir el problema

2. Recoger todos los datos

3. Examinar los hechos

4. Considerar las soluciones posibles y elegir una

5. Aplicar la que se hay resuelto

6. Mantener en observación los resultados

Las sucesivas etapas básicas del estudio del trabajo son 7:

1. Seleccionar: el trabajo que se va a estudiar

2. Registrar: todo sobre el método actual por observación directa

3. Examinar: Lo registrado, ordenadamente.

4. Idear: El método mas practico, económico y eficaz

5. Definir: El nuevo método

6. Implantar: Ese método como práctica normal

7. Mantener el uso: instituyendo inspecciones regulares

SIMPLIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

Simplificación del trabajo:

Se trata de aplicar el sentido común a las operaciones diarias de cualquier empresa con el fin de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, para hacerlo debemos escoger cuidadosamente los proyectos a estudiar y realizarlo a través de graficas, estimando a la final la capacidad de conseguir un resultado efectivo, se necesita poseer un conocimiento de las técnicas y estos conocimientos deberán estar al alcance de todos los supervisores y afectados por las medidas de mejoramiento y simplificación. Los factores básicos con los cuales tenemos que tratar son las preguntas analíticas (¿por qué?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿cómo?) y los actos que deben seguirlas son: combinar, eliminar, cambiar secuencia, cambiar lugares, cambiar personas y mejorar. También necesitamos conocer el número de unidades, el elemento tiempo, la distribución y los métodos de transportación en donde quiera que se vean involucrados.

Ventajas de la simplificación del trabajo

1. Evita a los administradores la pérdida de tiempo y unidades es improductivas.

2. Mejora la calidad.

3. A través del proceso de distribución del trabajo se elimina o redistribuye las diversas fases de una labor.

4. Mejora el uso de espacio disponible.

5. Renovación de unidades del empleado con su trabajo.

6. Reducción en el costo y el número de unidades administrativas.

Desventajas que presenta la simplificación del trabajo

Como toda actividad en la cual interactúan recursos humanos, la simplificación del trabajo del trabajo implica modificaciones y cambios de las organizaciones establecidas. El hombre en general tiene tendencia a continuar haciendo la cosa como “es costumbre” conocen las herramientas, etc., en el momento en que se trata de introducir un cambio se produce problemas tales como:

 Resistencia al cambio: algunas personas consideran que al cambiar los métodos de trabajos no van a poder aprender (por edad, por el grado de instrucción, etc.) y su rendimiento va a bajar, esto desata temores y produce resistencia.

 Roces: cuando las persona que hacen el estudio para introducir los cambios, pertenecen al mismo departamento, a la misma unidad o a la misma empresa, se presentan roces debido a la envidia, temores, ignorancia de lo que se hace o por resentimiento al respeto a edades, jerarquía, antigüedades, etc.

 Intereses creados: Cuando se establecen nuevos procedimientos o métodos de trabajo o cuando se efectúan cambios en la estructura de la organización es posible que se alteren o eliminen las formas de operación o condiciones que favorecían a determinados grupos o individuos (intereses creados por roscas) esto también trae roces y resistencia.

 Temor a perder el empleo(inseguridad): La gente presume que toda la información sobre todo cuando se hable de sistema y computadoras, implica despido de personal o desmejoras, esto induce temor y desata resistencia y roces los cuales se manifiestan a menudo por ocultamiento o deformaciones de la información proporcionada al analista.

 Prejuicios: Los prejuicios o juicios previos que se han formado las personas, se han formado respecto a ciertas técnicas e instrumentos que inducen a rechazar cualquier cambio y contribuyen a desatar temores ya mencionados, por eso es frecuente escuchar expresiones tales como: “yo lo hago mejor y más rápido a mano”, “estos muchachos con esas computadoras creen que van a resolver todo”, estas expresiones solo demuestran prejuicios los cuales contribuirán a hacer más difícil el trabajo del analista.

Etapas de la simplificación del trabajo

1. Delimitación de los objetivos

 Determinación del objetivo.

 Estudio preliminar.

-Alcance y nivel de estudio.

-Información necesaria para realizarlo.

-Tiempo estimado de duración del mismo.

2. Recopilación de datos

 Entrevista personal.

 Estudio de archivo y registros

-Legislación relacionada con la antigüedad

-Manuales existentes

-Sistema de trabajo utilizado

-Referencias presupuestarias

-Estadísticas administrativas

-Problemas generales confrontados con anterioridad

 Observación personal

 Cuestionarios.

3. Análisis de la información

 El análisis es un proceso mental

 La información recopilada debe ser estudiada

 El análisis cumple con esta etapa su labor específica.

4. Discurrir y elaborar proyectos

 Exponer sobre el papel un nuevo método tentativo

 Eliminar etapas innecesarias

 Combinar las etapas

 Probar arreglo de secuencia

 Cuidar de no efectuar cambio sin razón

 Elaborar proyectos

 Experimentar y vender

 Lograr la aceptación de los interesados

5. Evaluación

 Eliminar resultado de prueba

6. Realizar ajustes

7. Implementación de nuevos procedimientos

 Obtener información de la superioridad

 Preparar los materiales para la implementación

 Facilitar el adiestramiento.

Distribución del trabajo

No es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas. Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física. Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles. Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran. Es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitaría para las distintas funciones.

Cuadro de distribución del trabajo.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN LAS ÁREAS DE TRABAJO.

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio.

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.

Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito.

Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio.

Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.

La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

• Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

• Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

• Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

• Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre sí adyacentemente.

• Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.

• Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.

• Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.

• Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.

• Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan máquinas y equipos ruidosos.

• Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

• Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.

• Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.

• Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y máquinas.

• Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.

• Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros.

• La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.

Las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas, moldes o modelos, estos hacen que el procedimiento sea más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. En su preparación deben considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertas. La escala más adecuada es la de 1:50 es decir, 2cm = 1m.

Pueden emplearse modelos magnéticos, que son usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.

Los moldes pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera. Además es recomendable utilizar diferentes colores para los diversos tipos de muebles, máquinas y equipos tanto nuevos como viejos, así como también para distinguir las diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los distintos elementos materiales, los que resultan muy útiles en especial para las áreas de circulación.

Cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.

Se pueden crear maquetas tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre otros, con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad de comprensión y una mejor distribución a través de la presentación tridimensional en comparación con los modelos bidimensionales.

Para la elaboración de las maquetas, es necesario que los modelos estén hechos a escala con precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella, los modelos para hacer más fácil su identificación. Adicionalmente se puede hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos tridimensionales, y pegando el plano en una lámina de metal para mover los objetos con facilidad dentro del plano.

Otra de las técnicas que podemos utilizar es el diseño asistido por computadoras, el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del ambiente laboral a través de pantallas graficas.

Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos fundamentales, requerimientos de hardware, definición general del ambiente de trabajo, utilerías básicas, instrumentos de dibujo y edición, manejo de pantallas y vistas, bloques y multilíneas, organización del dibujo por niveles, elaboración de texto y edición, acotamiento e impresión del dibujo e, importación y exportación.

Planeación de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final.

Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el número de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica específica, identificando puestos y número de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

Previsión de necesidades futuras.

La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programación de computadoras, diagramas de distribución de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio.

En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

En el ámbito referente al personal, es necesario prever el número de personal, para proyectar la instalación de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etcétera.

Estimación de la superficie requerida.

Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, número total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a él, categoría de los puestos y número de puestos por categorías, número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y número total de puestos contemplado.

La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portería, instalación para equipo de aire acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores, equipos electrónicos, calefacción y transportación dentro del edificio, y las áreas ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida.

La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.

Los requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.

Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo.

Métodos para preparar el plan de distribución.

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, número de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores.

Ambiente físico.

La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

• La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.

• Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

• Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frio.

• Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.

• Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y máquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

BIBLIOGRAFIA

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CONCLUCION

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