ENSAYO MEJORA Y OPTIMIZACION DE PROCESOS

ENSAYO MEJORA Y OPTIMIZACION DE PROCESOS

Como parte de la mejora y optimización de procesos es importante comprender la importancia que tiene cada etapa, ya que la mejora continua es un proceso que durara por siempre, porque siempre se buscara la mejora en cada etapa de un proyecto. A esto debemos sumar que una de las etapas principales y quizá una de las mas importantes es la conformación del equipo responsable y la capacidad de liderazgo del responsable del proyecto.

Comprendiendo la importancia de la conformación de un buen equipo y un buen liderazgo del mismo, se debe mencionar que es indispensable que el líder del equipo logre crear un clima de trabajo apropiado y un ambiente adecuado para promover la comunicación, permitiendo así la libre expresión de ideas de cada participante del equipo. Esto con la finalidad de evaluar diferentes alternativas y puntos de vista de los colaboradores, lo que permitirá diferentes maneras de enfrentar o gestionar el problema presentado.

Como forma de promover la comunicación y la libre expresión entre los colaboradores del proyecto, el líder debe aplicar algunas técnicas que promueven la comunicación, tales como el feedback y el realizar preguntas mostrando interés por las ideas propuestas. Una de las principales barreras de la comunicación positiva son el poco interés mostrado, y la tendencia a pensar en nuestra propia idea muestra la otra persona nos comparte su propuesta. En resumen, se debe generar un ambiente donde prime la sinergia, teniendo como prioridad la implementación de 3 procesos: Proceso Interpersonal, Proceso racional, Proceso de tareas, cada uno de estos permitirá apuntar a una solución cooperada para la gestión del problema presentado.

Asimismo, el líder está en la obligación de conocer a cada persona que conformará el equipo de trabajo. Esto se puede lograr haciéndose preguntas relacionadas a la capacidad y habilidades del personal, tales como: ¿Este personal es el adecuado para atacar este tipo de problemas? ¿Este equipo podrá conseguir las herramientas necesarias para gestionar este problema? De igual manera el líder debe también conocer el problema a detalle, a fin de poder saber que equipo necesitas y que habilidades son las necesarias a fin de gestión dicho problema. Al lograr una adecuada definición del problema el líder de equipo es capas de fijar objetivos claros para el equipo y establecer metas para el cumplimento de etapas de alcance.

Es importante mencionar que existen muchas herramientas de gestión que permiten el correcto manejo y gestión del problema, tales como el diagrama de flujo, diagrama Ishikahua, Diagrama de Pareto, entre otros. Al tener un equipo multidisciplinario se permitirá la lluvia de ideas que habilitará la opción a diferentes frentes para darle solución a un problema.

Igualmente, el líder deberá promover y requerir el uso de indicadores de gestión, los que deberá ser claros y exactos. Dichos indicadores pueden representarse en forma gráfica, numérica porcentual o como sea mas claro y entendible para el equipo. Esto permite la toma de decisiones, la identificación de falencias y cuellos de botella en los procedimientos, permitiendo mostrar tendencias, hechos ocultos y relaciones que no se reconocieron previamente.

En la etapa de la ejecución del un plan de mejora se debe implementar los establecido de manera general, lo que involucra 4 pasos importantes:

Planificar: ¿Se debe detallar el Que se hará? ¿Cuándo se hará? ¿Dónde se hará? ¿Quién lo hará? ¿Como lo hará?

Ejecutar: consiste en implementar la mejora para que las cosas se realicen de manera más eficiente

Evaluar: Se verifica el cumplimento de los procedimientos de mejora implementados

Actuar: En esta etapa se busca mejorar las deficiencias de calidad dentro del proceso, estableciendo un equipo de mejora continua.

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