Ejecución, monitorización y control y cierre

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Ejecución, monitorización y control y cierre

[13.1] ¿Cómo estudiar este tema? [13.2] Los grupos de procesos [13.3] La ejecución del proyecto

[13.4] La monitorización y control del proyecto [13.5] El cierre del proyecto

Este documento ha sido redactado por PMAsesores, GREP nº 2760 con licencia Premium del PMI®.

«PMP, CAPM, PMI, PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.»

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Ideas clave        

1. ¿Cómo estudiar este tema?

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Es esta lección se estudiará con más detalle en qué consisten los procesos de ejecución, monitorización y control y cierre del proyecto. Se revisarán:

Los objetivos de estos tres procesos, así como las tareas a realizar y las habilidades con las que debe contar el líder de proyectos.[pic 16]

Cómo se hacen reuniones. Cómo se redactan los informes. El control integrado de cambios. Los tipos de cierre.[pic 17][pic 18][pic 19][pic 20]

Las lecciones aprendidas.[pic 21]

1. Los grupos de procesos

Recordemos el propósito de la integración.

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Desde el punto de vista del ciclo de vida de la gestión de los proyectos, se trata de utilizar los medios necesarios para reconocer, definir, organizar, englobar y coordinar las actividades y procesos necesarios dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos para asegurar la consecución exitosa de los objetivos del proyecto.

         Estos grupos de procesos eran:        

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El PMBOK® del PMI® señala que «la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar sus expectativas. La integración consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles amenazas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en amenazas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas de trabajo que pueden estar en competencia».

De forma resumida los objetivos de los grupos de procesos son:

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• Definir objetivos
• Viabilidad
• Alineación con la estrategia
• Análisis de

stakeholders

• Definición de alcance, tiempos, organización, costes, identificación de riesgos, calidad, RRHH, comunicación, aprovisionamiento
• Método

• Poner el plan en acción, uso de los recursos
• Controlar y gestionar las métricas del éxito
• Comunicar avances a stakeholders
• Entregar resultados

• Reportes y presentación a los sponsor
• Aceptación por parte de los clientes
• Transferencia de resultados

• Evaluar si e proyecto cumple con los objetivos (después de ver resultados)
• Estimación del futuro para toma de decisiones
• Lecciones aprendidas y compartir con el resto de la organización

Los riesgos o dificultades que se pueden encontrar son:

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• Poca

alineación con los objetivos del negocio

• Prioridades no son comunicadas a las partes
• No hay visión compartida

• Planificación a un solo nivel
• No reconocer la complejidad
• Poca

integración con las partes

• Estimaciones no realistas
• Uso de herramientas poco amigables

• Falta de cooperación
• Poco compromiso
• Recursos no disponibles
• Poca claridad en responsabilidad de las tareas y la gestión
• Gestión técnica más que de proyectos
• Director de proyecto tiene la responsabilidad pero no la autoridad
• Malos reportes de resultados

• Dar poca importancia al cierre
• Mala liberación de los recursos
• Falta criterios de aceptación
• Mala transferencia de resultados
• Falta de lecciones aprendidas

• Proceso de control poco formalizado
• Poca alineación con los objetivos del negocio
• Miembros del proyecto no entienden el propósito del control
• Pérdida del conocimiento

Fijándonos en el ciclo de vida de la gestión del proyecto, vemos que los cinco grupos de procesos están indisolublemente relacionados:[pic 30][pic 31][pic 32]

Comienzo

SOW BBCC

Acuerdos

Procesos de iniciación

(*) doc.

Autorización

Acta interesados

Procesos de planificación (*)

Requisitos

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Plan y actualizaciones Decisiones de hacer o comprar

adquisiciones

Cambios

Criterios de selección proveedores Calendario de recursos

Procesos de control

Estado Orientación

Procesos de ejecución

Estado

Entregables Solicitudes de cambio

Información desempeño Trabajo

Doc. Adquisiciones

Entregables aceptados

Dirección

(*) plan

Operaciones

Actualizaciones al plan Vendedores seleccionados

APO FAE

Documentos de apoyo

Procesos de cierre

Usuarios Clientes

Paso a producción

Orientación Solicitudes de cambio aprobadas

Medidas de control de calidad Informes de desempeño

La ejecución hace uso de los recursos definidos en el plan y, de acuerdo a este, produciendo resultados que son monitorizados y comparados con los resultados que cabría esperar siguiendo el plan base del proyecto, que no es más que el plan inicial acordado y comprometido.

En función de esta comparación se toman las decisiones de dar feedback hacia ejecución, plantear acciones correctivas para resolver errores, analizar y responder a las peticiones de cambio. También se puede reorientar el proyecto (replanificación) para resolver tendencias negativas del proyecto, para integrar los cambios de alcance relevante o para enfrentarse a los riesgos.

Evidentemente una de las posibles respuestas del proceso de control es la de cerrar el proyecto, o porque ya no es necesario, o porque no podemos alcanzar los objetivos o, en el mejor de los casos, porque el proyecto está terminado.

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Si se establece la relación entre los grupos de procesos y las áreas dc conocimiento (de acuerdo al PMBOK® del PMI®) se obtiene la siguiente tabla, en total 47 procesos o actividades de dirección/gestión de proyectos.

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