Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo y aplicación práctica con uso de software

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Índice

Tema                                                                          Número de Pagina                                                                               

1-Antecedentes……………………………………………………...2

2- Introducción……………………………………………………….3

3- Gestión del alcance……………………………………………...5

  3.1-Aplicación del Ms Project…………………………………….6

4- Gestión del tiempo……………………………………………….7

   4.1-Aplicación del Ms Project……………………………………8

5- Gestión del costo………………………………………………...9

    5.1-Aplicación del Ms Project…………………………………..10

6- Concepto de Calidad…………………………………………....12

7- Conclusiones…………………………………………………….13

8- Bibliografía……………………………………………………….14

1-Antecedentes

Conocer la historia de la administración nos ayuda a entender las teorías y el ejercicio de la administración actual. Podemos localizar el origen y la evolución de muchos conceptos contemporáneos de acuerdo con las necesidades cambiantes de las organizaciones y de la sociedad.

Se encuentran vestigios de avances en el pensamiento administrativo desde el año 5,000 antes de cristo (a.C.) con los sumerios en la Mesopotamia como la invención de la escritura y la conservación de registros.

El código Hammurabi del año 1800 a.C. reconocía que la responsabilidad no puede transferirse. Los egipcios en el año 1,300 a.C. utilizaban procedimientos administrativos definidos y sistemáticos. En el oriente, en China, hacia el año 1,000 a.C. se sitúa la Constitución de Chow que establece reglamentos administrativos. En la antigua Grecia y en el imperio Romano, con la aparición de la esclavitud, se ejerce una estricta supervisión del trabajo, se manifiesta el conocimiento administrativo en los tribunales, la organización militar, los esfuerzos de unidad de grupo y la autoridad. En la América prehispánica y particularmente en México por el año 1325, se encuentran vestigios de administración entre los cuales se encuentra Tlacaélel, consejero de 3 gobernantes Aztecas (Izcóatl, Moctezuma Ilhuicamina y Axayácatl) y del célebre Netzahualcóyotl rey de Texcoco, quiénes con orden y prácticas adecuadas llevaron a sus pueblos a mejores niveles de vida.

Todas las ideas o hechos mencionados anteriormente nos llevan a personajes como Frederick W. Taylor, Henri L. Gantt, Henri Fayol, Patrick M.S. Blackett, quienes fueron los precursores de las ideas administrativas modernas y de las cuales partiremos para desarrollar los temas basados en la gestión de un proyecto.

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2-Introducción

¿Qué es la administración?

Una explicación completa de la palabra, es que la  administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

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El Proyecto

El objetivo de la administración para esta unidad, es llevar a cabo un proyecto enfocado en el área de la ingeniería civil con el empleo de los conceptos de gestión del alcance, gestión del tiempo y gestión del costo, buscando con ellos generar un trabajo de calidad con la ayuda de un software especializado, como lo es el Ms Project.

Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un grupo único de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos. Tiene un propósito bien definido, expresado en términos de alcance, programa y costo.

La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado propuestas del cliente, de un equipo de proyectos, o de organizaciones  que solucionen la necesidad o el problema identificados.

La segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solución propuesta a la necesidad o problema. Dando como resultado la presentación de una propuesta al cliente por parte de una o más personas.

La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en práctica de la solución propuesta. Esta fase, que se conoce como desarrollar el proyecto, da como resultado el logro del objetivo del proyecto, dejando satisfecho al cliente en el sentido de que el alcance completo del trabajo se terminó con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.

La gestión del alcance, costo (presupuesto), tiempo (programa), calidad (satisfacción del cliente), son factores que debemos saber manejar para el logro exitoso del proyecto. Es por eso que en las siguientes páginas se explicaran de manera más detallada y con la aplicación de un ejemplo que muestre los aspectos fundamentales de cada una de ellas y así poder  afianzar el concepto para aplicarlo en el mundo laboral.

El software utilizado para realizar los ejemplos de este trabajo es el Ms Project, como se menciona unos párrafos arriba. Este es un software de administración de proyectos diseñado por Microsoft, que sirve para el desarrollo de planes, asignación de recursos y tareas, controlar presupuestos y analizar la carga de trabajo que tengamos. El Ms Project aplica los procedimientos del “Guide to the Project Management Body of Knowledge” o PMBoK del Project Management Institute.

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3- Gestión del Alcance

El alcance de un proyecto define lo que se debe hacer. Es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artículos tangibles a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.

El objetivo principal de la Gestión del Alcance es definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.

El equipo de proyecto prepara un documento del alcance, que incluye elementos contenidos en la cédula del proyecto pero con mucho mayor detalle. El documento contiene lo siguiente:

1. Los requerimientos del cliente definen las especificaciones de las funciones o el desempeño para el producto final y otros entregables del proyecto. Pueden incluir especificaciones respecto a los parámetros de tamaño, color, peso o desempeño. Si el cliente establece requerimientos de alto nivel, es posible que el equipo del proyecto necesite conseguir información adicional del cliente, que obtiene por medio de entrevistas, encuestas o grupos de enfoque. Esta sección también debe incluir a las especificaciones técnicas aplicables, las normas y los códigos que deben usarse y cumplirse.
2. La declaración de trabajo define las principales tareas o elementos que deberán llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita hacer y producir todos los entregables del proyecto. Si algo no se incluye en esta declaración, se debe suponer que no se realizará.
3. Los entregables son los productos o resultados que se producirán y entregaran al cliente al finalizar el proyecto. En el documento de alcance se deberán detallar ampliamente para contar con una base para que el equipo del proyecto y el cliente acuerden exactamente lo que se proporcionará, para que se cumplan las expectativas del cliente.
4. Los criterios de aceptación para todos los entregables deben describirse con mayor detalle. La inclusión de las especificaciones o normas ayudará a garantizar la calidad de lo entregable.
5. Estructura de división del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica del alance de trabajo del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del mismo. Es una técnica para organizar y subdividir todo el trabajo y los entregables en partes más manejables. La estructura de división del trabajo establece el marco para la planeación futura y permite elaborar un plan inicial para realizar el trabajo del proyecto.

El documento de alcance de proyecto acordado establece el punto de partida para cualquier cambio que se requiera hacer durante la ejecución del proyecto. Se debe evitar la corrupción del alcance, es decir, hacer cambios de manera informal en el documento sin la autorización apropiada.

3.1-Aplicación del Ms Project para la gestión del alcance

Como se observó en la teoría, la gestión del alcance es todo lo que se debe o no hacer en un proyecto para poder llevarse a cabo satisfactoriamente.

El Ms Project nos permite organizar estas actividades a través del diagrama de Gantt, en donde iremos colocándolas de manera ordenada y de acuerdo a un procedimiento constructivo. Podremos modificar las actividades de acuerdo a nuestro criterio, experiencia o demanda del cliente.

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