MAESTRÍA EN GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.

UNIVERSIDAD TEC MILENIO

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

NOMBRE DEL ALUMNO:

Ing. Hesiquio Zarate Landa

MATRÍCULA:

02819432

NOMBRE DEL PROFESOR:

MTRO. GABRIEL APARICIO GONZÁLEZ

NOMBRE DEL CURSO:

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

MÓDULO: 1

TEMA: 3

ACTIVIDAD:

Planteamiento del Proyecto

TEMA DEL PROYECTO:

“Establecer un control de inventarios mensual y el uso de un sistema informático para el control de ventas y existencias de mercancías en el comercio Ciber-Papelería Los Pekes”

Viernes 17 de junio de 2016

1.- TEMA DEL PROYECTO.

Control de ventas, compras y manejo de inventario en el comercio Ciber-Papelería “Los Pekes”.

2.- INTRODUCCIÓN.

El presente proyecto se desarrolla en el marco de las actividades de la materia de Contabilidad y administración Financiera de la Maestría en gestión de tecnologías de la información, del TecMilenio, en el que se tratará de dar solución a los problemas contables y administrativos que enfrenta el comercio Ciber-Papelería “Los Pekes”, ya que desde su creación no ha tenido un control eficiente de sus compras ni de sus ventas, esto ha generado que dicho negocio presente múltiples dificultades económicas, por lo tanto, con el desarrollo de este proyecto se buscara analizar los procesos administrativos con los que cuenta el negocio y el tipo de control que se aplica sobre las compras y sobre las ventas y por qué no es eficiente.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Nombre de la empresa: Ciber-Papelería “los Pekes”

Domicilio de la empresa: calle 23 por 24A Col. Emiliano Zapata C.P. 24350 Escárcega, Campeche. [pic 1]

Giro: Comercial

Tamaño: Pequeña empresa.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Ciber papelería “LOS PEKES” se crea en el mes de diciembre del año 2015, estratégicamente a un costado de una escuela secundaria, a contra-esquina de una escuela primaria y a una cuadra de una unidad médica del seguro social, siendo un establecimiento pequeño dedicado a la venta de Papelería y a la renta de equipo de cómputo con internet, cuenta con 5 PC's para renta por tiempo determinado y 2 equipos de impresión y fotocopiado. Cuenta también con el servicio de formateo de Computadoras.

[pic 2]

BENEFICIOS POTENCIALES:

Establecer un control de inventario y actualización semanal o mensual (dependiendo del uso de los productos).

Utilizar un sistema informático para el control de ventas y existencia de mercancías.

ÁREAS DE OPORTUNIDAD:

En el comercio por lo regular no se lleva un control de ventas, la sustitución de las mercancías es por consumo, es decir, si se agotaron los productos se sustituyen de acuerdo a la existencia de efectivo en el día, con el manejo de inventarios y el uso del sistema informático se tendría un control tanto en las entradas y salidas de efectivo como la obtención de mercancías en el momento que se necesiten o anticipando las compras de los productos que se exhiben para su venta en el comercio.

OBJETIVO GENERAL:

Analizar las actividades que se realizan en el comercio Ciber-Papelería los Pekes y proponer el uso de un sistema informático que elimine las deficiencias en el control de entradas y salidas de mercancías y manejo de efectivo,

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1.- Análisis de las actividades durante una semana que se realizan en el comercio Ciber-Papelería Los Pekes para determinar aquellas que son necesarias.

2.- Realizar un control para llevar a cabo el primer inventario de mercancías.

3.- Establecer el uso de un sistema informático para el control de ventas y existencias de mercancías, y capacitar a la persona a cargo del negocio (dueño y empleado).

4.- Monitorear el uso del sistema informático corregir errores en el uso de dicho sistema.

5.- Realizar un segundo inventario de mercancías y corregir errores en el uso del control de inventario.

MARCO TEÓRICO.

Dado que la mira central de este análisis estará puesta en el uso y la importancia de tener un inventario será necesario plantear algunos parámetros que sirvan de ejes conceptuales sobre los que apoyar nuestra investigación.

El inventario, el stock o las existencias, representan el conjunto de artículos que se adquieren para revender o para utilizarlos en la producción. Se encuentra en todas las organizaciones: comerciales, industriales e incluso, de servicios.

Beneficios de gestionarlos correctamente:

Evitar clientes descontentos: Siempre es recomendable tener un stock de seguridad que permita satisfacer a tus clientes sin retrasos y evitar quedar desabastecidos por un posible incremento inesperado de las ventas.

Neutralizar la estacionalidad: La demanda de determinados productos puede tener grandes variaciones a lo largo del tiempo; ejemplo: la venta de artículos escolares es mayor al inicio del ciclo escolar, analizar la demanda del negocio y anticipar sus cambios.

Esperar con tranquilidad la reposición: La reposición de las mercancías no es inmediata, puede depender de muchos factores (proveedores, distancias, tipo de producto). Al llevar un control de inventarios, los pedidos se realizan teniendo en cuenta demoras, y se minimizan los inconvenientes.

Ofrecer variedad al cliente: Llevar el control de las existencias permite no fallarles a tus clientes, ofreciendo continuamente toda la variedad disponible.

Reconocer robos y mermas: Desafortunadamente, el descontrol del inventario facilita el robo hormiga, de empleados o de clientes. Esto puede tener un impacto importante sobre las utilidades finales. Lo mismo sucede con las mermas y los desperdicios, si no se controlan, puede implicar un aumento de los costos encubiertos.

Realizar un control y seguimiento de la información de inventarios es necesario para no cargar con excesos y faltantes de mercancías, y así lograr mejores costes.

El uso de un sistema informático para el control de ventas.

Según Jack Fleitman, hace no tantos años los sistemas informáticos no estaban incluidos dentro de los temas prioritarios en la agenda del empresario o comerciante. Solo las grandes empresas tenían el privilegio de informatizar sus circuitos administrativos ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas requerían de inversiones importantes que un comercio no podía darse el lujo de costear.

Hoy, después de muchos años, el panorama ha cambiado. Es mucho más accesible para el pequeño empresario contar con la tecnología que le permita reducir la brecha competitiva que lo separa de la gran empresa. Informatizar la administración de una empresa significa contar con herramientas que nos permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes, proveedores, registrar compras y las ventas, llevar libros de caja y banco, emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.

Por tanto, en el comercio Ciber-Papelería Los Pekes el dueño lleva todo apuntado en una libreta que incluso en varias ocasiones olvida anotar en está, y por varios meses no le ha ido mal en su negocio. Pero también es cierto que cuando necesita saber el monto total que se vendió por día, gasta mucho tiempo haciendo sus cálculos de los cuales no se tiene una exactitud.

Debido al número de tareas desempeñadas por el dueño del negocio no podía seguir anotando todo en su libreta y llevando el control de en su cabeza, actividades importantes como vender, cobrar, comprar y pagar debían estructurarse a partir de una sistematización de entradas y salidas, de esta manera contar con una información más solidad y ordenada que permita seguir con su trabajo operativo y maximizar el uso de su tiempo.

El Ciber-Papelería Los Pekes es un negocio dedicado a la renta de equipo de cómputo, copias e impresiones con precios especiales a mayoreo, venta de golosinas, artículos de papelería (libretas, cuadernos, lápices, cd´s, entre otros) reparación de equipo de cómputo, venta de tiempo aire (recargas móviles).

Actualmente el dueño del comercio no cuenta con un sistema de procesos de venta es por ello que muchas de las actividades de venta y compra se realizan de forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo para llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control de inventarios provocando retrasos en la obtención de productos y posibles pérdidas por no tener un control establecido de exigencias de mercancías.

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