Sistema de control de traslado de documentos

Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Carrera:

Ingeniería en Informática y Telecomunicaciones

Tercer Cuatrimestre Sabatino

Asignatura:

Análisis y diseño de sistemas

Tema

Proyecto:

Sistema de control de traslado de documentos

Elaborado por:

Alejandro José Cruz González

Managua, Miércoles, 16 de diciembre de 2017

INDICE

INTRODUCCIÓN 01

PROBLEMA 03

OPORTUNIDADES 04

OBJETIVOS 05

DESCRIPCION DEL SISTEMA 06

FACTIBILIDAD TECNICA 08

FACTIBILIDAD OPERATIVA 14

FACTIBILIDAD ECONOMICA 17

DIAGRAMA DE CONTEXTO 19

DIAGRAMA FLUJO DE DATOS 20

DESCRIPCION DETALLADA DEL FLUJO DE DATOS 21

DIAGRAMA DE CASO DE USO Y SUS DESCRIPCIONES DETALLADAS 29

INTRODUCCIÓN

Introducción

Seguros América es una compañía que asume prudentemente los riesgos a que están expuestos la comunidad y sus bienes en Nicaragua, fundamentada en la más estricta buena fe y apoyada por un equipo de profesionales altamente motivados, eficientes y creativos infundidos de un alto espíritu de compromiso con sus clientes y la comunidad.

Los riesgos que la compañía asume, así como los sumas que asegura y las condiciones bajo las que se pueden asumir estos riesgos quedan consignados en pólizas, documentos impresos que sirven de soporte tanto a la compañía como a sus clientes en caso de un siniestro.

La compañía puede vender sus servicios directamente o a través de intermediarios y en cada caso, debe hacer entrega de los documentos en tiempo y forma. Esto puede hacerlo de las siguientes maneras:

Enviándolas con mensajeros directamente al domicilio del cliente

Esperar a que el cliente llegue a retirarla a las oficinas de la compañía

Esperar a que el intermediario las retire en las oficinas de la compañía y que luego éste las entregue al cliente.

Para esto, la compañía cuenta con un área dedicada al empaque y envío de los distintos documentos (que son generados por un sistema propio). Cada vez que un se debe enviar un documento, este llega acompañado del expediente del cliente al que pertenece, luego deben entregarse a áreas distintas el documento y el expediente del cliente.

En ocasiones se presentan casos en los que el cliente o el intermediario alegan no haber recibido sus documentos, aún cuando realmente si los hayan recibido; también en algunos momentos otras áreas de la compañía necesitan saber si algún expediente ya fue entregado a archivo o si un trámite ya fue entregado al cliente. Por esto es necesario tener un estricto control sobre las entregas, y esto implica un proceso y una serie de controles que actualmente se realizan de forma manual o a través de correos electrónicos.

Problema

Al llevarse el control de forma manual se presentan varios inconvenientes:

Toma un largo tiempo anotar los datos usados para el control.

Hay alta posibilidad de errores de registro.

Existe la posibilidad de pérdida de los registros.

Al recibir los documentos, es necesario revisar uno por uno los registros para luego firmar el recibido, todo esto manualmente, tomando un tiempo considerable.

Cuando son muchos registros, quien recibe puede, en ocasiones, olvidar firmar el recibido de uno o más registros, sobre todo cuando tiene prisa.

Al llevar los registros en papel, al cabo de un tiempo es necesario ir archivando los más antiguos y esto ocupa espacio físico.

Debido a la necesidad de archivar registros antiguos, cuando se solicita información sobre ellos, hay una demora sustancial.

Si un usuario necesita información sobre la entrega de un trámite, debe dirigirse a las distintas personas involucradas en el proceso para obtener dicha información.

Solo se guarda información de documentos que son enviados, pero no queda constancia de que el área de empaque los haya recibido.

Oportunidades

Se reducirían los tiempos de entrega, gracias a la automatización.

Se ahorraría espacio físico en archivo, al llevarse los registros en un soporte digital.

Se minimizaría el riesgo de pérdida de los registros al almacenarse de forma digital y tener copias de respaldo.

Se minimizan los errores de anotación, al realizarla mediante un dispositivo electrónico.

Los usuarios podrían tener acceso a la información del estado de entrega de un documento en cualquier momento.

Se guardaría información tanto de los documentos enviados como de los recibidos.

Se aseguraría que todos los documentos sean recibidos debidamente por el encargado.

Mayor control sobre los estados de los documentos.

Objetivos

Objetivos Generales

Diseñar un sistema que permita automatizar la entrada de datos de entrega y los recibidos, los guarde en una base de datos que sea accesible a múltiples usuarios y permita tener control sobre los documentos que entran y salen del área de empaque.

Objetivos Específicos

Modelar de forma precisa el proceso actual.

Identificar las partes del proceso que son innecesarias.

Identificar que partes del proceso deben ser modificadas.

Identificar las partes del proceso que pueden ser automatizadas.

Modelar el nuevo sistema.

Elegir los datos que debe recolectar el sistema.

Elegir el método de entrada de datos más apropiado.

Diseñar las pantallas de captura de datos e interfaz gráfica.

Diseñar la base de datos que alojará la información.

Identificar la forma en que el nuevo sistema se interconectará e intercambiará información con el sistema principal utilizado en la compañía.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El sistema a implantar cumplirá la función de agilizar la labor de envío de datos dentro de la compañía, así como acelerar las búsquedas cuando sea necesario. En general ayudará a mantener un mejor control sobre el estado de los documentos una vez que han sido aprobados por los jefes de las respectivas áreas.

El sistema llevará a cabo las siguientes tareas:

Registrar los documentos que van del área de suscripción hacia empaque.

Registrar los documentos que van del área de empaque hacia mensajería.

Registrar los documentos que van del área de mensajería hacia el área de ejecutivos o atención al cliente.

Registrar la recepción del documento por el cliente o intermediario.

Registrar los documentos que el área de empaque envía al área de archivo.

En todos estos casos cada una de las áreas tendrá acceso a los registros que el sistema crea, dependiendo de los permisos que Informática asignará.

Asimismo, el sistema permitirá imprimir reportes por medio de dispositivos como impresoras, o crear documentos digitales que puedan ser intercambiados entre equipos (por ejemplo, para propósitos de auditoría).

Estudio de Factibilidad

Factibilidad Técnica

Generalidades

El sistema tendrá un servidor de bases de datos que se conectará con las estaciones de trabajo a través de una red de área loca (LAN), cuya topología es de árbol. El sistema operativo utilizado es Windows Server 2008 y el gestor de bases de datos es Microsoft SQL Server 2008.

Se utilizarán 76 estaciones de trabajo tanto para el ingreso como para la consulta de información del sistema.

Plataforma

Es recomendable desarrollar la aplicación en la plataforma Microsoft Visual Studio 2012. Si bien es cierto que la empresa actualmente tiene la licencia de Visual Basic 6.0, existe la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos, así como de evitar ciertas incompatibilidades que las aplicaciones creadas con el IDE actual puedan tener con los nuevos sistemas operativos.

Las bases de datos pueden manejarse con el gestor actual, Microsoft SQL Server 2008 sin ningún problema.

Los equipos cliente funcionan con Windows 7 profesional de 64 bits.

Con esta plataforma se tienen los siguientes beneficios:

Se actualizaría el entorno de desarrollo de aplicaciones a uno más moderno y de amplio uso.

La transición no será problemática para los desarrolladores que están acostumbrados a trabajar con SQL Server; el salto a Visual Basic .NET no presenta mayores problemas, en su lugar, facilita el trabajo.

Las aplicaciones creadas tendrán una interfaz gráfica intuitiva y de fácil manejo para el usuario.

Facilidad para la creación de reportes automatizados.

A continuación, un resumen de los requerimientos de la plataforma

Producto

Requerido

Estado

Descripción

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