CONSTRUCCIÓN DE UN GUIÓN PARA LA REDACCIÓN DEL DOCUMENTO.

4.2 CONSTRUCCIÓN DE UN GUIÓN PARA LA REDACCIÓN DEL DOCUMENTO.

¿Qué es un documento?

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

Un documento contiene información preeminentemente escrita que puede haber sido volcada de puño y letra, o sea, manuscritamente, o bien a través de un proceso mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se usaba masivamente antaño. Sin embargo y principalmente a lo largo del siglo XX, han ido apareciendo nuevas formas de transmitir la información y por lo tanto, nuevos tipos de documentos (fotografías, discos, películas, soportes magnéticos…). Finalmente, la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la aparición de los documentos electrónicos, que es el medio que predomina hoy en día.

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo aquel que contiene determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Pero a diferencia de otros este es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos son menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual se demanda que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado por lo que los documentos pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

Generalmente se puede definir al documento como todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Clasificación:

Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en función de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son:

Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes.

Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada. En general se les denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios.

Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas y recogen las aportaciones de la comunidad técnico-científica sobre un tema específico.

Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución.

Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.

Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento original.

Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia.

Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada.

Objetivos al redactar un documento:

 Objetivo general

El objetivo es Redactar cualquier tipo de documento profesional para que el lector lo comprenda rápida y fácilmente, utilizando el vocabulario más adecuado y las reglas de protocolo más apropiadas para la redacción de cartas, informes, memorias, e-mails, etc., estableciendo el estilo y las técnicas de redacción más ajustadas según el tipo de documento.

 Objetivos específicos

1.- Planificar los escritos para captar la atención del lector y provocar la respuesta deseada

2.- Vencer el miedo a la página en blanco y los bloqueos

3.- Utilizar los principios básicos para ser más legible, tanto gramatical como tipográficamente

4.- Conocer los errores gramaticales, sintácticos y ortográficos más frecuentes y cómo evitarlo

Elementos básicos para redactar un documento

Antes de escribir cualquier documento, es importante enfocar adecuadamente el texto a escribir, por ello se recomienda responder las siguientes preguntas:

 ¿Por qué quiero escribir este documento?

La respuesta debe establecer el tema y objetivo general de cada documento; ahí estarán

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