Conocimiento sobre el uso de ERP

1. ¿Cuáles eran los problemas que se presentaban en cada uno de los departamentos en la implementación del ERP?

RTA:  Debemos tener en cuenta los principales problemas que se presentan en este momento de implementación y qué soluciones se deben seguir para superar los desafíos:

• Falta de conocimiento sobre el uso de ERP

Los problemas de la mayoría de los proyectos de implementación de ERP se pueden atribuir a la demora en la difusión del conocimiento sobre el uso de la herramienta, las posibilidades de una implementación exitosa aumentan si el equipo recibe una capacitación más completa y adecuada para usar la tecnología.

Los profesionales deben tener el conocimiento y la experiencia suficientes para realizar las pruebas adecuadas y determinar si el sistema ERP cumple con todas las expectativas y requisitos comerciales. De lo contrario, el sistema no funcionará correctamente cuando se implemente.

• No involucrar a todo el equipo que utiliza el ERP

Cuando se asigna la tarea de elegir y guiar la implementación del ERP, es bastante común que los equipos comiencen con el equipo ejecutivo. Pero ¿qué pasa con los gerentes de nivel medio y los empleados responsables de las tareas diarias directamente relacionadas con los procesos y el uso de ERP?

Si bien la adherencia del nivel ejecutivo en esta etapa es importante, ya que pueden influir en la profundización de la capacitación y la comprensión de la adopción de la herramienta.

Después de identificar este grupo que utilizará el ERP, cree un plan de comunicación para que toda la empresa esté al tanto de lo que está sucediendo en este momento. Asegúrese de que todos los empleados conozcan los objetivos de la implementación y tómese el tiempo para hacer preguntas que involucren sus roles individuales cuando estén conectados directamente al ERP.

• Falta de tiempo para el proyecto

Para implementar exitosamente el sistema de ERP se necesita asignar suficientes recursos y tiempo al equipo que trabaja en este proyecto debe de estar concentrado y solo encargarse de este proyecto   con suficiente tiempo para que esta se lleve a cabo.

Recuerda que esta es una tarea importante en cualquier organización y requiere de   un buen grupo con capacidad de decisión.

Los tomadores de decisiones necesitan considerar las necesidades y opiniones del equipo involucrado con el ERP si quieren tener éxito en la implementación. Lo más importante es que el grupo no debe sentirse presionado bajo ninguna circunstancia para mostrar resultados inmediatos.

La falta de este apoyo por parte de los gerentes puede comprometer todo el proceso.

1. ¿Qué consideran tuvo que haberse tenido en cuenta antes de la implementación del ERP?

RTA: Después de conocer las amplias posibilidades de un ERP, es importante señalar que la correcta implementación de un ERP conlleva a incrementos radicales de productividad, así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones. La implantación de un ERP, en la mayoría de los casos, no se plantea para conseguir pequeñas mejoras sino mejoras radicales.

Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, se debe tener en cuenta         que en una implantación interactúan los siguientes seis elementos:

1. Planificación adecuada: Es esencial realizar una planificación detallada de la implementación del ERP, incluyendo una evaluación de las necesidades y requerimientos de la empresa, una definición clara de los objetivos de la implementación, la identificación de los usuarios y roles involucrados, la definición del alcance y el calendario del proyecto, así como la asignación de recursos adecuados.
2. Las personas y la cultura de la organización: Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es muy importante. Evidentemente, la gestión del cambio es un elemento clave. Por ello, el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento de la implantación es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto.
3. La estrategia: El proceso ideal sería que el plan tecnológico incluyendo el ERP y su hardware asociado soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como algunos fabricantes de ERPs mantienen. Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la organización, se asocie a ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea posible ejecutarla.
4. El hardware: Se debe llevar a cabo una investigación exhaustiva y una evaluación de los diferentes ERP disponibles en el mercado para seleccionar la opción que mejor se adapte a las necesidades y presupuesto de la empresa.  Aunque en principio el hardware no es la parte más compleja de la implantación, en algunos casos nos encontramos que la mala elección del hardware o diseño del sistema hace disminuir el rendimiento global de la implantación.
5. Los procesos:  Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de la organización, por ello en el proyecto de implantación de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia. El enfoque correcto es redefinir los procesos con las posibilidades que el ERP ofrece como un paso previo a la implantación y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP. Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la implantación, se ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP.
6. Evaluación de la infraestructura y hardware existentes: Se debe llevar a cabo una evaluación exhaustiva de la infraestructura y hardware existentes para garantizar que el ERP se integre adecuadamente con los sistemas existentes y que se puedan satisfacer los requisitos técnicos.  Cada vez es más usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para la gestión. Entre las aplicaciones más habituales están las herramientas propias o sectoriales (por ejemplo, cálculo de presupuestos), las de Gestión de Relaciones con los clientes (CRM), Business Intelligence, Gestión de la cadena de suministro (SCM), etc. En la mayoría de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas con el ERP para conseguir una gestión de la información eficiente.

1. Si usted fuese el gerente ¿Qué estrategias hubiese utilizado para que el personal se motivara a usar el ERP? Mencione 3 y descríbalas.

Como gerente, es importante tener en cuenta que la motivación del personal para utilizar el ERP dependerá en gran medida de cómo se aborden las barreras se conocimiento, la comunicación clara, la participación activa y la colaboración entre los equipos.

• Creación de manuales de procesos de manejo y configuración del software ERP de cada módulo, de principio a fin. Esto con el fin de cualquier empleado tenga la oportunidad de entender el manejo del ERP.
• Preservación de los empleados, el temor de muchos de ellos era que al momento de que el software automatizara los procesos, muchos de ellos se iban a quedar sin empleo. Mostrar los beneficios que se podrían obtener usando el ERP, por ejemplo, en crear informes contables, financieros, mayor control en los procesos, mejora la producción y la empresa se hace competitiva ya que se adapta a las necesidades reales etc.
• Los crecientes costes de dicho mantenimiento a medida, junto con las dificultades para evolucionar tecnológicamente la plataforma corporativa y abordar los nuevos retos competitivos de la empresa, y el riesgo creciente de quedarse obsoletos técnicamente en su sistema de información central, condujo a la empresa a plantearse una nueva etapa.

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