Digitalizacion

PATRIMONIO DOCUMENTAL

DIGITALIZACIÓN

La destrucción de archivos documentales y la digitalización documental comparten una misma intención optimizadora de los procesos empresariales. En el caso de este último procedimiento, para poder llevarlo a cabo, se necesita desarrollar una serie de análisis sobre las condiciones de su implementación. Tales requerimientos y los beneficios de esta positiva dinámica es lo que comentaremos en lo que sigue.

Implementar planteamientos de importancia con el objetivo de medir la viabilidad y los alcances de un proyecto de administración de archivos digitalizados, es imprescindible efectuar las interrogantes siguientes: primero, hay que determinar si los documentos en resguardo se prestan para ser sometidos al proceso de digitalización.

Y es que ciertos archivos excesivamente antiguos, corren el riesgo de estropearse irremediablemente durante la conversión de un formato a otro. Otro aspecto a considerar es el de la frecuencia con la cual serán consultados los archivos, los niveles de acceso que se tienen contemplados para ello y si quedarán satisfechas con este mecanismo las necesidades de los interesados.

Detalles a resolver, de igual manera capitales, son los posibles obstáculos legales o de seguridad que hayan de ser solventados. Se debe determinar si una empresa cuenta con la infraestructura requerida para realizar de manera conveniente la administración de documentos digitalizados.

Los empleados que tendrán acceso a la información digitalizada deberán contar con los suficientes medios de conectividad y de tecnología informática para obtener provecho pleno de esta importante transformación. Todas estas cuestiones deben considerarse minuciosamente, de manera previa a la digitalización, para evitar cualquier riesgo de dispendios excesivos, pérdida de información o resultados contrarios a lo esperado.

Entre los múltiples beneficios de la digitalización documental, pueden mencionarse los que siguen: logra un mejor flujo de información dentro de una entidad productiva e incluso de una organización en general. Además, aumenta la productividad al reducir los tiempos de búsqueda de archivos gracias al nuevo formato.

Finalmente, consigue un ahorro considerable de recursos económicos, los cuales se necesitan obligatoriamente para resguardar archivos impresos. Esas fuentes adicionales de capital pueden ser aprovechadas para otros fines relacionados con el desarrollo de una empresa. Esta es otra de las características que comparten la destrucción de archivos documentales obsoletos y la digitalización de documentos: una apertura a niveles de aprovechamiento considerables y de larga duración. Sin duda que los adelantos ininterrumpidos de la tecnología no harán más que acentuar este vínculo tan rentable.

Ante la problemática de conservar para utilizar y difundir 98 kilómetros de documentos; es decir más de 7 millones de expedientes de archivo histórico, ubicado o disperso en más de 40 localidades en todo el país, se plantea la necesidad de clasificar y depurar esta información altamente especializada y guardarla de manera segura, permitiendo su consulta, al menor costo-beneficio posible.

Son varias las razones que originan la implementación de un proyecto de digitalización, es decir, la conversión digital de documentos originales no digitales y entre ellas se encuentran las siguientes:

Incrementar el acceso: ésta es la razón principal y la más obvia, cuando se sabe que hay una demanda por parte de los usuarios y el archivo desea mejorar el acceso a una determinada colección.

 Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios, proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución.

 Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como documentos quebradizos.

 Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su infraestructura técnica

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