Proyecto Digitalizacion

CAPÍTULO 0

RESUMEN, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

0.1.-Antecedentes

La información es uno de los elementos más importantes de nuestros tiempos. Las personas que manejan la información adecuada y de la manera más eficiente posible son las que tienen un gran horizonte de ventaja sobre aquellas que aún se mantienen en la desinformación completa o una información poco eficiente.

La información adquiere un valor diferente para cada persona: sean estudiantes, contadores, gerentes de bancos o presidentes de un país, la información que ellos manejan les resulta de suma importancia, siendo el impacto de su pérdida desde moderadamente nociva hasta crítica.

Vivimos en la era de las computadoras. La tecnología nos facilita el existir en cada acción y reacción que tomamos. Es lógico que exista un soporte para la información (siendo este servicio el alma de la era tecnológica). Documentos digitales, hojas de cálculo, formularios electrónicos y muchos otros no son ajenos a nuestro conocimiento y su disponibilidad es más cercana de lo que inclusive nos podemos imaginar.

…Pero con todo lo anterior mencionado, nadie puede quitar el lugar de honor que todavía en nuestro medio ocupan los documentos en papel: pese a las facilidades que brinda la tecnología, los grandes acontecimientos de nuestras vidas son registrados de una u otra forma en papel, queramos o no.

El problema del papel es que cuando la cantidad de documentos es muy grande, manejar la información se hace demasiado difícil (hay que buscar en pilas y cajones llenos de documentos hasta encontrar el que necesitamos), la información en papel es muy fácil de extraviar o de depreciar (Con el paso del tiempo, los documentos impresos pierden legibilidad). Otro gran problema existente es la cantidad de espacio que llega a ocupar los documentos archivados.

Es necesario encontrar una solución que elimine los problemas que traen los documentos en papel y transformarlos en ventajas. Una solución efectiva a estos problemas es la digitalización de los documentos.

0.2.-Justificativos

La digitalización de documentos nos beneficia en:

• Reducir espacios considerables ocupados por los documentos archivados.

• Fácil manejo de la información

• Fácil transporte de la información en múltiples dispositivos: CD, computadoras personales, PDA’s, celulares y muchos otros.

• Fácil clasificación de los documentos

• Búsqueda de información por diferentes criterios

El problema de la digitalización de documentos es que demanda demasiado tiempo si no se realiza con los dispositivos correctos (un scanner normal digitaliza a 1/10 de tiempo del que lo haría un scanner industrial), pero dichos dispositivos son sumamente caros a nivel de usuarios normales, e inclusiva para una gran empresa demandaría todo un nuevo departamento que se encargue del asunto de la digitalización.

La Empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital” será una empresa que se encargará no solo de la digitalización de los documentos, sino que además se encargará del almacenamiento de los papeles en contenedores y almacenes especializados, garantizando su seguridad, integridad y confidencialidad. Los archivos digitalizados serán accesibles por medio de Internet, brindando de esta manera la posibilidad de acceder a los informes de una manera segura y con una cobertura mundial.

0.3.- Análisis de la situación que origina el proyecto

La demanda del servicio de digitalización de documentos es cada vez más grande, debido a que tanto grandes como medianas y pequeñas empresas están descubriendo las ventajas y virtudes de tener la información en un formato digital.

El hecho que la cantidad de trabajo que demanda la digitalización y almacenamiento de los documentos es de una magnitud muy difícil de cubrir por las mismas empresas, obliga a que una empresa que se dedique solo a ese rubro.

Es una ventaja operativa que actualmente en nuestro medio (más precisamente en Santa Cruz, Bolivia) no existe una empresa que se dedique a las labores mencionadas y que además pueda brindar los servicios mencionados.

0.4.- Inversión y financiamiento

Tanto la inversión como el financiamiento serán descritos en los capítulos respectivos a ellos mismos (Capítulo V y Capítulo VI).

La empresa de Servicio de Digitalización “Santa Cruz Digital” requiere ser implementada, como se ha mencionado antes, desde el principio.

La empresa de Servicio de Digitalización “Santa Cruz Digital” para ser implementada debe invertirse en:

1) Inversiones

i) Inversiones Fijas

(a) Bienes Físicos

1. Terreno

2. Edificio

3. Muebles

4. Equipos

i. Computadoras

ii. Servidores

iii. Scanners

iv. Automóviles

v. Material de escritorio

(b) Infraestructura

1. Servicio de ADSL

2. Agua

3. Luz

4. Teléfono

5. Electricidad

6. Basuras

(c) Intangibles

1. Estudios de mercado

2. Marketing y publicidad

3. Capacitación de personal de trabajo

4. Software necesario y sus respectivas

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