Digitalizacion

¿Qué es la digitalización?

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?

El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

¿Qué información se puede digitalizar?

Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías, como:

• Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

• Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.

• Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.

• Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

• Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

• La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres)permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

Tipos de escáneres

Escáner de alta producción

Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar información de manera masiva y sistemática para empresas e instituciones. Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una preparación documental de manera preliminar y minuciosa, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escáner.

Escáner de cama plana (Flat bed)

Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio iluminando el original para digitalizar.

Escáner de libros

Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas.

Escáner de planos

Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados por este escáner, ya que los planos originales en alto estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el sistema de tracción de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.

Escáner de transparencias

Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.

Escáner de microfilm

Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación han sido microfilmadas. Plantean una muy útil herramienta para migrar de manera rápida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere una alta capacitación. La calidad de la imagen digital a obtener dependerá en gran parte del estado de conservación en que se encuentre el microfilm.

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