El Modelo Ambiental

Para el analista, la labor más difícil en la especificación de un sistema es a menudo determinar qué es para el sistema y qué no. Cualquier sistema que desarrolle, no importa lo ambicioso y grandioso, será parte de un sistema aún mayor.

Como vimos en el capítulo 2, casi todos los sistemas con los que tenemos experiencia humana son meramente subsistemas mayores: aún si nuestra labor fuera “diseñar el mundo”, tendríamos que reconocer que éste es solo para el sistema solar, el cual es parte de una galaxia pequeña y obscura, la cual es parte del universo.

Así, el primer modelo importante que se debe desarrollar como analista es uno que no haga más que definir las interfaces entre el sistema y el resto del universo, es decir, el ambiente. Por razones obvias, este modelo se conoce como el modelo ambiental. Modela el exterior del sistema; el modelo del interior del sistema, conocido como modelo del comportamiento, se discute en los capítulos 20 y 21.

Además de determinar qué está en el interior del sistema y qué en el exterior (lo que se logra definiendo la frontera entre sistema y el ambiente), también es críticamente importante definir las interfaces entre el sistema y el ambiente. Se necesita saber qué información entra al sistema desde el ambiente exterior, qué información produce como salida al ambiente externo.

Desde luego, las entradas y salidas no se producen al azar: ningún sistema de información toma todos los datos disponibles en el universo, ni expulsa cosas al azar al ambiente exterior ningún sistema realista. Los sistemas que construimos son racionales y tienen propósito; específicamente, producen salidas como respuesta a algún acontecimiento, o estímulo, en el ambiente. Así, otro aspecto crítico del modelo ambiental consiste en identificar los acontecimientos que ocurren en el ambiente al cual debe responder el sistema. No para todos los acontecimientos; después de todo, el ambiente en su totalidad genera un número infinito de acontecimientos. Solo nos preocupan aquellos que (1) ocurren en el ambiente exterior y (2) requieren una respuesta del sistema.

Observe que la frontera entre un sistema y su ambiente, como ilustra la Figura 18.1, es arbitraria. Puede haberse creado por algún decreto administrativo, como resultado de alguna negociación política, o simplemente por accidente. Y eso es algo que el analista de sistemas usualmente tiene oportunidad de influenciar.

Generalmente el usuario tendrá una buena idea de la frontera general entre el sistema y el ambiente. Pero, como ilustra la Figura 18.2, a menudo existe un "área gris" que está abierta a negociaciones, es decir, un área sobre la cual el usuario no está seguro, (2) no había pensado, (3) tenía algunas ideas preconcebidas está dispuesto a reflexionar o, (4) todas las anteriores.

Por ejemplo, el usuario podría pedirle al analista desarrollar un sistema de cuentas por cobrar. Aunque esto pudiera representar una frontera firme y bien definida entre el sistema (conocido como el sistema C/C) y el ambiente, el analista ciertamente debiera considerar el "área gris", como ilustra la Figura 18.3, de cuentas por pagar, control de inventarios, manejo de efectivo, facturación y entrada de pedidos como perspectiva un tanto más amplia.

Si el analista escoge una perspectiva demasiado pequeña para un proyecto está condenado al fracaso, pues el usuario puede haber identificado sin darse cuenta el síntoma del problema (por ejemplo, "nuestras cuentas por cobrar están fuera control") en lugar de la causa del problema. Y si el analista, por exceso de confianza ingenuidad o exuberancia, escoge una perspectiva demasiado amplia para el proyecto, está condenado al fracaso, puesto que estará tratando con una situación política bastante más compleja, y estará intentando desarrollar un sistema demasia¬do grande bajo cualquier circunstancia. Además pudiera estar tratando asuntos que no le importan al usuario o que no se pueden cambiar en lo absoluto. Así que es im¬portante dedicar bastante tiempo y tener suficiente participación del usuario en la elección de una frontera apropiada para el sistema.

En un sistema grande se puede tomar en cuenta una cantidad de factores cuando se está escogiendo la perspectiva del proyecto. Entre los más importantes están los siguientes:

• El deseo del usuario de lograr una cierta participación en el mercado para el producto, o incrementarla a más de su nivel actual. Esto puede hacer¬se ofreciendo un nuevo producto o una mayor funcionalidad de uno exis¬tente (por ejemplo, la mayor funcionalidad que ofrecen los sistemas de cajero automático y los sistemas bancarios en línea). O el usuario podría tratar de aumentar su mercado ofreciendo un mejor y más rápido servicio (por ejemplo,"todos nuestros pedidos se surten en menos de 24 horas, y tenemos un elaborado sistema de rastreo de pedidos para saber dónde se encuentra en todo momento").

• La legislación establecida por el gobierno federal, estatal o de la ciudad. La mayor parte de tales sistemas son de informes, por ejemplo, que reportan el empleo (o desempleo) de trabajadores basándose en edad, sexo, nacionalidad, etc. O podría tenerse que hacer un nuevo sistema para considerar los cambios en las leyes sobre impuestos.

• Deseo del usuario por minimizar gastos operativos de algún área de su negocio. Esto era particularmente común en las compañías grandes en los años 60, y sucede con muchos negocios pequeños que están instalan¬do su primera computadora. La mayor parte de las organizaciones que han tenido computadoras instaladas durante 10 años o más ya aprove¬charon las oportunidades obvias de reducir el personal de oficina.

• Deseo del usuario por lograr alguna ventaja estratégica para la línea de productos o área de negocios que opera. El usuario intenta hacerlo orga¬nizando y manejando información sobre el mercado para poder producir artículos de manera más oportuna y económica. Un buen ejemplo de es¬to son las líneas aéreas (al igual que muchas otras industrias reciente¬mente desreglamentadas) donde mejor información acerca de tendencias del mercado y preferencias de los clientes pueden llevar a costos de pa¬sajes e itinerarios de aerolíneas más eficientes.

El área dentro de la frontera del sistema a veces se conoce como el dominio de cambios. Por esto, simplemente queremos decir que todo lo que está dentro de la frontera del sistema está sujeto a cambios (por ejemplo, reorganización y/o auto- matización), mientras que todo lo que está fuera se queda en su forma actual y no es investigado por el analista.

Para ver dos ejemplos de fronteras de sistemas, examine los casos de estudio de los apéndices F y G. En el caso del Sistema de Información de YOURDON Press (Apéndice F), la frontera es un tanto mayor de lo que se esperaría: incluye la facturación y el manejo de recibos que normalmente son parte del departamento de contabilidad (y por tanto estarían fuera de la frontera); de manera similar, el controlador del elevador del Apéndice G tiene una frontera un tanto menor que lo deseable: se hubiera desarrollado un sistema muy distinto si los paneles de control del elevador se consideraran parte del ambiente. En ambos casos, las elecciones fueron arbitrarias.

18.1 HERRAMIENTAS USADAS PARA DEFINIR EL AMBIENTE

El modelo del ambiente consta de tres componentes:

1. Declaración de propósitos

2. Diagrama de contexto

3. Lista de acontecimientos

Cada uno se discute a continuación. ,

18.1.1 La declaración de propósitos

El primer componente del modelo ambiental es una declaración textual breve y concisa del propósito del sistema, dirigida al nivel administrativo superior, la admi-nistración de los usuarios, y otros que no están directamente involucrados con el de-sarrollo del sistema.

El siguiente es un ejemplo de una declaración de propósitos típica:

El propósito del Sistema de Procesamiento de Libros Ajax es manejar todos los detalles de los pedidos de libros de los clientes, además del envío, factura¬ción y cobro retroactivo a clientes con facturas vencidas. La información acer¬ca de los pedidos de libros debe estar disponible para otros sistemas, tales como mercadeo, ventas y contabilidad.

La declaración de propósitos puede constar de una, dos o varias frases. Sin embargo, jamás debe llegar a más de un párrafo, ya que la intención no es propor¬cionar una descripción completa y detallada del sistema. Tal esfuerzo iría en contra del objetivo: el propósito del resto del modelo ambiental y del modelo de comporta¬miento es dar todos los detalles.

Como resultado, la declaración de propósitos será deliberadamente vaga en cuanto a muchos detalles. En el ejemplo anterior se podrían hacer preguntas como:

• ¿Exactamente qué tipo de información proporciona a contabilidad, ventas y mercadeo el sistema de pedidos de libros?

• ¿Cómo determina el sistema de pedido de libros si un cliente tiene crédi¬to? ¿Lo determina el sistema mismo o por medio del departamento de contabilidad?

• ¿Cómo se entera el sistema sobre nuevos libros que se han publicado y están disponibles para la venta?

Estas preguntas detalladas sólo pueden responderse viendo el modelo de comportamiento que se discute

...