Elección Sistema De Información

Elección sistema de información

Conocimiento y aprendizaje en la elección de un sistema de información

1. Introducción

- Exceso de información, necesidad de analizarla y dificultad de administrarla; así como lograr la integración de datos con clientes y proveedores, provocan la búsqueda de herramientas que integren la mayor parte de la información de las organizaciones

- ERP (Enterprise resource planning) = programa que asegura la actualización en tiempo real de todas las funciones de la empresa. Sistema de información que administra los recursos de la empresa y permite ligar las actividades de ejecución sobre un modelo de procesos que automatiza y sincroniza todas las transacciones asociadas

- La implantación de sistemas de información está dada en un contexto complejo para la gran parte de organizaciones, donde debe considerarse los cambios organizacionales ligados a las estrategias empresariales, tecnología, recursos humanos, etc. (a toda la estructura de la empresa)

- Los integradores de los SI proponen metodologías de selección e instalación en forma de recetas, las cuales no toman en cuenta posibilidad de contratiempos o fracasos en el proceso de introducción del sistema. Así, menos del 20% de los proyectos de SI terminan con éxito (satisfaciendo al cliente y respetando presupuestos y cronogramas)

- El trabajo describe el proceso de introducción de un sistema de información en una pequeña empresa de la industria química

2. Metodología de estudio

- Se propone un trabajo multidisciplinario, relacionando el enfoque de la ingeniería (optimización de funcionalidades) y el enfoque científico social (uso e impacto)

- El trabajo de investigación de campo se basa en la observación-participante, es decir, seguimiento de los actores y observación de sus prácticas y relaciones, análisis de las herramientas, etc. Esto permite documentar la experiencia vivida sobre aspectos tecnológicos y la elección y restructuración de las herramientas y la empresa

- En un inicio el proyecto tuvo dificultades que se tradujeron finalmente en el despido del programador contratado para el sistema inicial, por lo cual se genera un reagrupamiento del equipo para realizar un segundo proyecto considerando los conocimientos y aprendizajes obtenidos de la experiencia

3. ¿Fracaso de la introducción de un sistema de información?

- Debido a la falta de comunicación entre la producción y dirección de la empresa con el programa antiguo, se propuso remplazarlo por un sistema de información

- El grupo consultor seleccionado sugirió una metodología de 3 pasos:

o Listar sistemas de información que respondan a las expectativas

o Preseleccionar 2 programadores

o Seleccionar el mejor sistema de información

- Se contrató al grupo consultor y se inicio con las fases, finalmente quedaron 3 posibles opciones de sistemas de información (SI, SAP, SI+Contab)

- Ingresa un nuevo miembro a la dirección del proyecto (se produce dirección doble)

- Luego de un cuestionario acertado positivamente y una visita a una empresa con SI+Contab, se realiza un voto democrático y se firma un contrato con el programador de SI+Contab

- Se lleva a cabo la instalación y formación del personal del grupo de proyecto, así como el análisis, la modelización, las demandas específicas y la validación de estas. Lamentablemente, dentro del equipo se generan discusiones debido a que no siempre ven los problemas desde el punto de vista global, sino más bien, desde el punto de vista de su área

- El proyecto está avanzando lento y con retraso, no existen funcionalidades contractuales, cambios de fechas, defectos de integración entre el sistema de información y el programa contable supuestamente compatible. El programador entonces no puede continuar con la implementación del SI y termina la relación entre las dos empresas

- Después del fracaso, los integrantes del grupo se preguntan si se podrá continuar o no con el proyecto de introducción del sistema de información. Parte del equipo se reagrupa para confrontar un nuevo proyecto, ahora cuentan con información interesante del proceso de aprendizaje

4. El proceso de aprendizaje de los integrantes

- Los problemas que se enfrentan en proyectos de introducción de SI pueden ser:

o Relacionados a la introducción del sistema→incertidumbre de los mercados, mal estado financiero de las integradoras, contratos de programadores

o Propios a la organización→ concepciones divergentes, presiones internas, nuevas exigencias del mercado, clientes o proveedores

- Al enfrentarse a los diferentes problemas, los integrantes del equipo desarrollan el proceso de aprendizaje organizacional:

5. La nueva elección del SI y los aprendizajes que se desarrollan

- Se forma un nuevo grupo responsable conformado por los encargados de los servicios decisionales de la empresa, quienes consideraran los puntos de pista de los demás integrantes de la empresa. Ya no existe co-dirección del proyecto

- El sistema de información a escoger será un programa reconocido en el mercado de la gestión de empresas, confiable y estándar, lo que dará a la empresa la habilidad de comunicarse y colaborar con proveedores y clientes

- Se

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