Función De La Organización

En el próximo ensayo hablaremos acerca de la función de la organización de la materia de “Administración de la función informática” pero para empezar, ¿Qué es la organización? Es habitual cuando se inicia el estudio de cualquier termino, definir su aspecto semántico, es decir, llevar a cabo una delimitación y definición del objeto que se desea explicar. Estimamos que es aún más importante si se tiene en cuenta que el concepto es susceptible de diversas interpretaciones que pueden dar lugar a equívocos.

Este es el caso del termino organización, que puede emplearse con diversas acepciones. El Diccionario de la Real Academia Española (RAE) incluye dos significados para el término válidos al hablar de la empresa en general: “acción y efecto de organizar u organizarse” y “conjunto de personas con los medios adecuados que funcionan para alcanzar un fin determinado”.

Así para el propósito de esta explicación también recogemos las siguientes acepciones del RAE para la palabra organizar: “establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando los medios y las personas adecuados”, “disponer y preparar un conjunto de personas, con los medios adecuados, para lograr un fin determinado” y “preparar alguna cosa disponiendo todo lo necesario”.

Por tanto, de las definiciones anteriores, se puede observar como tanto el término organizar como el vocablo organización, incluyen los siguientes aspectos:

• La conducta de todos los participantes.

• El sistema total de relaciones (incluyendo las sociales y culturales).

Ahora que tenemos bien definido de lo que es organización entraremos de lleno al tema para saber más a fondo acerca de este tema.

FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

El funcionamiento del sistema de organización varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional. “Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración” y se pueden destacar de la siguiente manera:

- Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificación para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

- Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

- Hacer actividades de promoción. Investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de ese modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

- Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

En pocas palabras, La función de organización hace posible que los planes se lleven a efecto de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema.

Organizar es dividir el trabajo entre las personas y los grupos y coordinar sus actividades. Una empresa está bien organizada si cada uno sabe con claridad cual es su trabajo y si todas las partes se encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y conseguir sus objetivos.

En una entidad bien organizada nadie es imprescindible: Si una persona acude a algunos organismos a ciertas horas para resolver algún tramite, es frecuente que no le puedan atender porque "quien lleva esos asuntos" está desayunado. Es un síntoma de mala organización.

La tendencia en las organizaciones bien dirigidas es tener estructuras sencillas. Es muy fácil caer en la tentación de hacer una organización compleja. Las tareas urgentes se encargan a grandes comisiones, los principales directivos, distraídos por sus obligaciones en las comisiones, suplican mayores órganos staff que les asesoren, y entretanto se hace bien poco.

Es preciso evitar las estructuras organizativas rígidas y complejas. Es preferible delegar en los subordinados. La autonomía no significa caos si va acompañada de un control adecuado.

MISIÓN

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define:

1) Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa.

2) Lo que pretende hacer.

3) El para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Complementando ésta definición, citamos un concepto de los autores Thompson y Strickland que dice: "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir".

VISIÓN

Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente

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