IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE PARA EL ÁREA COMERCIAL

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO ACP-CRS

versión 2.0

PROYECTO

Implementación de Software para el área comercial

PATROCINADOR

Gerencia del centro relojero Suizo :

Juan Pérez , Director General

Rosa Toro, Gerente de Ventas

PREPARADO POR:

Oficina de Proyectos

FECHA

06

03

2016

REVISADO POR:

Juan Carlos Málaga Segovia

FECHA

14

03

2016

APROBADO POR:

Juan Carlos Málaga Segovia

FECHA

21

03

2016

REVISIÓN

(Correlativo)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA

(de la revisión)

01

Creación del acta de constitución del proyecto

06

03

2016

02

Modificaciones en el acta de constitución

20

03

2016

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte entre otros)

La implementación del software permitirá agilizar los procesos del área comercial. Los cuáles abarcar la gestión ventas y facturación.

El software tendrá las siguientes funcionalidades :

• Tiene una plataforma web amigable, de fácil uso.
• Manejara a los usuarios por perfiles.
• Los documentos se podrán crear, actualizar y eliminar en línea.
• Información en línea del estado de sus requerimientos.
• Facilita la comunicación a través de mensajería interna.
• Debe ser flexible, para permitir una amplia gama de reportes para diferentes entidades.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

(A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)

1. PROPÓSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto esté operativo o sea entregado)

Brindar un servicio de calidad que sea reconocido por nuestros clientes.

La comunicación de las diversas áreas para poder brindar un buen servicio al cliente.

Implementación de nuevas tecnologías que brinden mayor efectividad en la organización antes de cierre de año.

Centralizar todo los procesos de área comercial para conseguir la reducción de costos y horas / hombre que realiza el personal del área comercial.

Incrementar los ingresos en un 15% para el cierre del primer periodo.

Reducir el tiempo de respuesta entre áreas y el cliente.

Consultar todo los documentos en tiempo real.

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

• Desarrollar un software a medida y escalable que será usado por todas las áreas involucradas.
• El presupuesto solicitado sería de $ 61,000.
• El proyecto tiene una duración de 5 meses.
• El proyecto debe cumplir con todos requerimientos funcionales y de calidad solicitados.

1. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

• Cambios en las políticas del negocio en la empresa.
• Disponibilidad de las áreas para brindar la información que se requiera.
• Disponibilidad de entornos para realizar las pruebas de calidad.
• Disponibilidad del Hardware para la implementación.
• Contar con personal experimentado y calificado en proyectos similares.
• Contar con todas las licencias de despliegue para la implementación.

1. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

(Condiciones o características que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto)

• Facilidad de conexión desde cualquier lugar y dispositivo.
• Seguridad y confidencialidad en el manejo de la información.
• Los usuarios tienen permisos para modificar los documentos generados por sus áreas.
• Los usuarios pueden consultar la información y estados de los diversos documentos generados.
• Los reportes deben presentar gráficos e información detallada para una fácil toma de decisión.
• Fácil control y visualización de información.

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

1. FASES DEL PROYECTO

(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal)

1. PRINCIPALES ENTREGABLES

(Un único y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)

Inicio

• Acta de constitución de proyecto
• Actas de conformidad de reuniones
• Plan para la gestión de los interesados

Dirección de proyectos

• Plan para la dirección del proyecto
• Enunciado del alcance del proyecto
• EDT y diccionario del EDT
• Cronograma del proyecto
• Documento de especificación de requerimientos

Diseño

• Prototipos de interfaces de usuario
• Especificaciones de arquitectura de software
• ET Workflow CUS
• Modelo físico de la base de datos
• Modelo lógico de la base de datos

Ejecución

• Módulo de cotización
• Módulo de pedidos
• Módulo de facturación
• Módulo de reportes
• Módulo de seguridad
• Módulo de mantenimiento

Seguimiento y Control

• Acta de conformidad de pruebas
• Informe de pruebas unitarias
• Informe de pruebas integrales
• Acta de conformidad de pase a producción
• Manual de usuario
• Manual de instalación y configuración
• Acta de conformidad de capacitación a usuarios

Cierre

• Acta de cierre del proyecto
• Informe de pase a producción

1. INTERESADOS CLAVE

(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

• Patrocinador
• Equipo de Proyecto
• Gerencia del área de ventas
• Gerencia del área de TI
• Gerencia del área de finanzas
• Gerencia del área de contabilidad
• Personal de las áreas involucradas
• Usuario Final

1. RIESGOS

(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

• Rotación de personal del equipo de desarrollo.
• Cambios en los requerimientos.
• Bajo conocimiento y experiencia en las herramientas a utilizar.
• El soporte técnico no cuenta con la capacitación adecuada.

1. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto)

• Firma de Acta de Constitución
• Aceptación del enunciado del alcance del proyecto preliminar
• Aprobación por parte de los involucrados del Plan de Gestión del Proyecto
• Aprobación de la fase de análisis, diseño e implementación del software
• Acta de conformidad de pruebas integrales y pase a producción del software.
• Firma de Acta de Cierre del Proyecto 

1. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(Áreas de la organización que tienen algo que aportar al proyecto o que se ven afectadas por su ejecución o su producto)

El presupuesto solicitado sería de S/. 61,500, repartido en las siguientes partes:

• Recursos del proyecto: personal, equipos personales, servidores de prueba por un total de s/. 50,500.
• Aumento de la línea dedicada inicialmente para el desarrollo y pruebas del proyecto con un monto de s/. 7,000.
• Línea de s/. 3,500 para reservas de gestión.

1.  REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )

FCE

(Ver punto 4)

Evaluador

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Firma el Cierre del Proyecto

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Cambios en las políticas de negocio en la empresa.

Juan Pérez , Director General

Disponibilidad de los usuarios para brindar la información que se requiera.

Juan Pérez , Director General

Disponibilidad de entornos para realizar las pruebas respectivas.

Luis Cardoso, Gerente de proyecto

Disponibilidad del Hardware para la implementación.

Luis Cardoso, Gerente de proyecto

Contar con personal experimentado y calificado en proyectos similares.

Luis Cardoso, Gerente de proyecto

Contar con todas las licencias de software para la implementación.

Luis Cardoso, Gerente de proyecto

1. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Luis Cardoso, Gerente de TI

1. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

• Establecer reuniones de acuerdo con los interesados.
• Selección de personal que conformará el equipo del proyecto.
• Gestionar el proyecto desde su inicio para cumplir con el alcance definido.
• Controlar y Revisar los entregables de cada fase.

PLAN DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS

CÓDIGO PGR-CRS

versión 1.0

PROYECTO

Implementación de Software para el área comercial

PREPARADO POR:

Oficina de Proyectos

FECHA

09

03

2016

REVISADO POR:

Juan Carlos Málaga Segovia

FECHA

14

03

2016

APROBADO POR:

Juan Carlos Málaga Segovia

FECHA

21

03

2016