Incidencia de los procesos en la empresa.

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA

El equilibrio entre Control y Flexibilidad

Al igual que el ser humano, las empresas nacen, crecen, y si tienen una administración exitosa se mantienen, o de lo contrario desaparecen. Una de las múltiples claves de una administración exitosa radica en los controles que se realicen en los diferentes procesos que se desarrollan en la organización, con el fin de garantizar su optima ejecución y cumplimiento.

Los procesos de cualquier empresa deben estar previamente definidos de acuerdo a los requerimientos de la organización como tal, de lo que queremos como resultado final, y deben ser flexibles y adaptables al cambio, no solo tecnológico si no principalmente a los cambios que el ambiente (léase mercado) constantemente están generando al negocio. Uno de los pilares de las empresas son sus procesos bien definidos acorde a sus necesidades internas y externas.

De acuerdo a esta “flexibilidad” que se le pide a los procesos para que sean adaptables a los cambios, encontramos que los controles a dichos procesos no pueden ser camisas de fuerza que eviten dicha adaptabilidad, pero tampoco pueden ser laxos de tal manera que con el tiempo los procesos terminen corruptos y sin lograr el resultado esperado.

En la búsqueda de este equilibrio, mas que deseado, necesario, se encuentran los directivos de las empresas y las áreas de auditoria tanto interna como externa, ya que al final esta búsqueda se convierte en un requerimiento para ellos.

Para que los procesos en las empresas sean flexibles a los cambios y sujetos de controles estrictos que no limiten esa flexibilidad, creo que cada día se vuelve mas indispensable poder contar con herramientas de tecnología de información que medien en esa disyuntiva de flexibilidad y control. Pero además, es indispensable también contar con un equipo humano que tenga esa capacidad de fusionar la flexibilidad y el control y que lo refleje, no solamente en el desarrollo de los procesos, si no también en el diseño, implementación y despliegue de las herramientas de tecnología que ayudaran a lograr el equilibrio mencionado.

Los procesos y los controles tienen como protagonistas principales a las personas. Son estas, desde los directivos de la empresa hasta los empleados que ejecutan las tareas, pasando por los miembros del equipo de auditoria, las que determinan el éxito de un proceso y de un control. Me atrevería a asegurar que la flexibilidad de un proceso es directamente proporcional a la flexibilidad mental del equipo humano que esta involucrado en dicho proceso.

Dentro de este marco, debemos entender los controles como procesos como tal, que también deben adaptarse a los nuevos retos de la industria en la que se desempeñe la empresa.

Pero todo este planteamiento no sirve de nada si los controles no se realizan a los procesos que generan valor a la compañía. ¿De que le sirve a un banco, por ejemplo, que gracias a los controles se haga un ahorro mensual de $500.000 en productos de aseo y cafetería, si por otro lado el sistema de información esta permitiendo desfalcos millonarios en las diferentes cuentas?

Todas las áreas y procesos de la empresa deben ser sujetos a flexibilidad y control; pero los procesos que generan valor a la empresa deben ser prioritarios para el equipo de auditoria.

En conclusión, el desempeño de una empresa es fiel reflejo del diseño y ejecución de sus procesos, así como del control que se realice sobre estos. Ambos, procesos y controles (entendiendo que estos últimos son procesos también) deben ser flexibles y adaptarse a los cambios constantes que el mercado exige; y esta adaptabilidad necesariamente debe ser apalancada por sistemas de información acordes con los requerimientos de las empresas.

Roger González Pérez

C.C. 16.286.329 de Cali.

E-mail: rogergp@gmail.com 

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