Informes En Computadora

1. Generalidades

Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser impresos. Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que necesitemos para poder ser distribuidos.

Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe es una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador.

Access proporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Con los informes se pueden conseguir unas salidas impresas de gran calidad con poco esfuerzo, siendo esta otra de las claves del éxito de cualquier aplicación que se desarrolle.

2. Autoinformes

Autoinformes consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Gracias a los autoinformes se puede crear informesrápidos basándonos en una tabla o consulta, según el tipo de auto informe que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente.

Autoinformes en Columnas:

Para crear este autoinforme siga los siguientes pasos:

 Desde la ventana de la Base de datos, clic e le objeto Informes y presione Nuevo.

 Aparece una ventana Nuevo Informe, seleccione Autoinforme: en columnas.

 Seleccione la tabla o consulta, presione Aceptar.

 En pocos segundos aparecerá el informe creado.

Autoinformes en tablas:

Para crear este autoinforme siga los mismos pasos que el anterior, el resultado final será distinto:

 En la ventana de la Base de datos, haga clic en el objeto Informes y presione Nuevo.

 Aparece una ventana Nuevo Informe, seleccione Autoinforme: en tablas.

 Seleccione la tabla o consulta, presione Aceptar.

 En pocos segundos le aparece el informe completamente distinto al anterior.

Asistente para gráficos:

Para representar los datos de una tabla o consulta con un gráfico, siga los siguientes pasos:

 Desde la ventana de la Base de datos, haga clic en el objeto Informes y presione Nuevo.

 Aparecerá una ventana Nuevo Informe, seleccione Asistente para gráficos.

 Seleccione la tabla o consulta, luego presione Aceptar.

 Poner los campos con los cuales desea crear un gráfico, luego presione siguiente.

 Escoger el tipo de gráfico y presionar Siguiente.

 Arrastrar el nombre de los campos a las coordenadas y presionar Finalizar.

 En pocos segundos observa el gráfico creado.

3. Creación de informes con el asistente

Para crear un in forme con el asistente, siga los siguientes pasos

o Abra la base de datos.

o Haga clic en el objeto Informes y presione Nuevo.

o En la ventana Nuevo Informes elija el asistente para informes.

o Elija la tabla o consulta que tiene los datos para elaborar el informe, presione Aceptar.

o Agregar los campos para elaborar el informe, haga clic en Siguiente.

o Agregar el nivel de agrupamiento por uno o más campos de la tabla.

o Elegir la distribución que desee aplicar al informe en columnas, Tabular o Justificar.

o Seleccione el estilo que desee aplicar al informe por ejemplo Casual, Compacto, Corporativo, Formal, Gris claro, Negrita.

o Escriba el título al informe, presione Finalizar.

4. Creación de informes personalizados.

Es conveniente utilizar los informes en lugar de los formularios, para imprimir la formación.

Para crear un informe personalizado, siga los siguientes pasos:

 Desde la ventana Base de datos, elija Informe y presione en la opción Nuevo.

 Aparece una nueva ventana, en la cual debe seleccionar Vista Diseño, elija la tabla o consulta y presione Aceptar.

 Le aparecerá una ventana formada en 3 partes:

 Encabezado de pagina

 Detalle

 Pie de pagina

 Además aparece la tabla o consulta seleccionada y el cuadro e herramientas.

5. Subinforme

Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir como informes principal. Un informe principal es dependiente in independiente; es decir, se basa o no se basa en una tabla, en una consulta.

Un informe principal independiente puede servir como contenedor para subinformes no relacionados que sesea combinar.

Puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados, como todas las ventas de un año y utilizar un subinforme para mostrar información de resumen, como las ventas totales de cada mes o trimestre, etc.

Un informe principal también puede contener datos comunes a dos o más subinformes paralelos. Es este caso, los subinformes contienen los registros detallados relacionados con los datos comunes.

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