La Informatica Y La Organizacion

UNIDAD 1 La Informática y la Organización

Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente y la base que lo hace posible es la información.

Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro de la función informática

1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadora

2.- Debe ser confidencial para algunas personas

3.- Puede ser mal utilizada o divulgada

4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Funciones de la administración:

Planear. Consiste básicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr.

Organizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuantas a quien y donde se toman las decisiones.

Dirigir. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

Controlar. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de estas.

Actividad.- Elaborar un mapa mental que defina que es la administración y sus funciones. Participación por equipo

1.1.- Importancia de la Función Informática

Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de tecnologías de información en sus procesos de administración, producción, manejo de recursos humanos, capacitación, desarrollo de sistemas, etc.

A tal grado que si se suspende la función informática se paralizan automáticamente las demás funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta.

Poco a poco se ha escapado de las manos el control del área de informática implicando un gran problema al que debemos enfrentarnos a diario, ya que se está perdiendo la capacidad técnica y las consecuencias toman niveles de deterioro informático peligroso, espectacularmente costoso para las empresas, pudiendo concluir que el área de informática no está administrada ni lo ha estado jamás por los gerentes, directivos o responsables de tal área.

1.2.- Importancia de la administración de la función Informática

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe hacer todo por sí mismo, el debe designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el Lic. En informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir, no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad del administrador De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

Por lo que la nueva teoría sobre la Administración de la Función Informática (El factor AFI), tiene como requisito indispensable la descentralización del área de Informática, aun en contra de muchas personas dentro de la empresa que estarán reacios a aceptar su validez y su puesta en marcha.

1.3.- La Función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones.

Cualquier empresa, en algún momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que se ha llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informática juega un papel protagónico y definitivo.

Dependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informática se puede aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se esté preparado para hacerlo.

En este punto radica una gran deficiencia del área de informática, pues al encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella.

El área de informática debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver algún problema. Mientras la estructura organizacional interna del área de informática se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organización de manera descentralizada, contempla como una función vital, esta deficiencia permanecerá irremediablemente de manera indefinida.

De pronto surge el TLC y se aprueba, con esto se inicia la apertura comercial y las empresas del país forman alianzas para competir y se preparan los planes de modernización, se anuncia la automatización la cual será indispensable, viéndose a la informática como una estrategia de competencia, se invierten fabulosas cantidades de dinero en redes y campañas de publicidad, pero… Se podrá apoyar firmemente la modernización de las empresas con la estructura y funcionamiento tradicional del área de informática? Como enfrentar proyectos prácticamente sin armas? No es posible que sabiendo de las atrocidades que cometimos en el pasado, se empiece un nuevo ciclo, caminando por el mismo sendero.

Discusión.-Como podría una empresa tradicional participar en el TLC con respecto a la informática?

Como podemos enfrentar los proyectos respecto al TLC sin armas?

15 minutos para contestar y 15 minutos para comentarlo en el grupo

1.4.- Tendencias de las tecnologías de la Información

En una organización, un sistema de información está formado por los datos, hardware, software, telecomunicaciones, personas y procedimientos.

Los sistema de información se han vuelto sinónimo de Sistema de información basados en computadoras.

Varias tendencias han vuelto muy importante la utilización de sistemas de información (SI) en los negocios:

• La potencia de las computadoras han aumentado enormemente al mismo tiempo que sus precios han disminuido.

• Ha aumentado la diversidad y sencillez de los programas para computadoras.

• La rapidez y confiabilidad de las líneas de comunicación y el acceso a internet y la web se han facilitado y difundido.

• El rápido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y estimulado la competencia en los mercados globales.

• Una proporción cada vez mayor de la fuerza de trabajo mundial sabe usar la computadora

Es importante comprender los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren sus objetivos.

Muchas veces las organizaciones han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir.

1.4.1.- Tendencias de Hardware, Software, Datos y comunicaciones.

Debido a que el avance tecnológico del hardware, del software y de las comunicaciones sigue siendo vertiginoso, resulta que cuando apenas nos encontramos asimilando una etapa, esta se vuelve obsoleta y por eso no terminamos de empezar a utilizar una cosa cuando ya tenemos que iniciar el aprendizaje y el intento de utilizar una nueva.

Lo mas costoso de nuestro atraso académico y cultural sobre esta tecnología se da en este tremendo despilfarro computacional en el que nos hemos hundido y del cual no queremos salir.

1.4.2.- La calidad total en la administración de tecnologías de la información

Si bien diseñar movimientos estratégicos es principalmente responsabilidad de los administradores, no olvidemos las palabras de Napoleon: “cada soldado lleva una casaca de mariscal en la alforja”, o mejor dicho, cada empleado puede convertirse en director. En consecuencia es responsabilidad de cada profesional pensar estratégicamente para su organización, de hecho los empleados de niveles bajos han propuesto algunas de las ideas estratégicas más brillantes. En el mercado actual muy competitivo, una estrategia puede determinar el ascenso o la caída de una organización.

Cada vez más movimientos estratégicos son posibles solo con la ayuda de los SI o tienen un sistema de información en el centro de su estrategia; es decir la tecnología proporciona el producto, el servicio o el método que consigue la ventaja estratégica de la organización.

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