La importancia de la gestión de la cartera de proyectos y su planificación

La importancia de la gestión de la cartera de proyectos y su planificación                        

La importancia de la gestión de la cartera de proyectos y su planificación

Yael de Jesús Rodríguez Ruíz

UNIR

Diseño, planificación de proyectos tecnológicos

Introducción

La gestión de la cartera de proyectos es esencial para cualquier empresa. Todos los proyectos implican un grado de riesgos y la posibilidad de obtener rendimientos. Al gestionar los proyectos, éstos se tratan como inversiones y son optimizados para ofrecer el mejor rendimiento para cada empresa y para demostrar el valor de los proyectos individuales. Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que mantener controlado el triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos, el presupuesto y el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse en el camino hacia el éxito.

La importancia de la gestión de la cartera de proyectos (PPM)

El objetivo principal de la implementación de la gestión de la cartera de proyectos es incrementar el beneficio que las empresas obtienen al emprender diferentes tipos de proyectos. Implementarla correctamente asegura una selección óptima de proyectos que reduce el riesgo al fracaso de los mismos, acercándonos a los objetivos de la empresa, tanto operativos como financieros.

Dentro de los beneficios al implementar la gestión de la cartera de proyectos en una empresa, se encuentran:

• Mayor ejecución estratégica que resulta en el logro de más metas y objetivos comerciales de la organización.
• Valor del portafolio de proyectos maximizado para la organización.
• Procesos de toma de decisiones mejorados que dan como resultado mejores decisiones
• Gestión exitosa del cambio organizacional
• Mayor visibilidad de los proyectos en la organización
• Mayor porcentaje de éxito de proyectos en un entorno complejo
• Riesgo organizacional reducido
• Carga de trabajo equilibrada
• Alineación dinámica de todos los proyectos con los objetivos del negocio.
• Maximización del retorno de inversión
• Visibilidad a toda la organización del proceso de selección y priorización de proyectos.
• Todas las áreas organizacionales comparten la misma visión sobre el riesgo del proyecto y colaboran en el proceso de la toma de decisiones.
• Se consolidan y reducen los proyectos redundantes
• Se evitan proyectos inadecuados
• Mejora la planificación y la asignación de recursos a los proyectos y los redirecciona a proyectos con mayor valor.

La utilización de herramientas, técnicas y modelos para la gestión de la cartera de proyectos ayudan a que el proceso sea mucho más fácil de integrar a las compañías. Ya que éstos determinan un camino a seguir mediante el establecimiento de etapas o fases que se deben llevar a cabo para la correcta ejecución del PPM. Es importante considerar y analizar varias técnicas para elegir la que más se ajuste a nuestras necesidades, apegándose más a nuestras capacidades y objetivos organizacionales. En cuanto a las herramientas más comunes para la gestión de cartera de proyectos, se encuentran las matrices, por mencionar algunas:

• Matriz posición tecnológica competitiva de la empresa/madurez tecnológica del sector (Arthur D. Little).
• Matriz retorno potencial/probabilidad de éxito global.
• Diagrama presupuesto anual/tiempo de realización estimado.
• Diagrama presupuesto anual/impacto competitivo de las tecnologías.

Técnicas de planificación de proyectos de I+D+i

El uso de las herramientas de planificación de proyectos de I+D+i permiten definir el proyecto y organizar la estructura del equipo de trabajo, establecer la planificación temporal de sus actividades, costes, recursos, etc. Las herramientas de gestión mejoran el seguimiento del proyecto, permiten obtener información instantánea sobre el grado de cumplimiento de la planificación temporal de actividades, optimizar el empleo de recursos necesarios para su realización, etc. Existen varias herramientas informáticas comerciales concebidas expresamente para la gestión de proyectos, cada una de ellas con diferentes características, alcance y coste. Asimismo, ciertos ERPs (sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) disponen de módulos específicos para la gestión de proyectos. El grado de complejidad de estas herramientas varía de unas a otras, por lo que la selección de un tipo u otro de herramienta debería realizarse en función de las características y necesidades concretas de cada organización.

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