MEJORA DE LA INFORMACION

INTRODUCCION

Hoy en día el impacto que ha tenido el uso de la tecnología desde el punto de vista de la informática, en el manejo de la información ha transformado el modo de trabajar de existir y coexistir de personas, empresas, profesionales, administradores, etc. en el mundo. El acceso y manejo de información tan común actualmente es un factor que aporta agilidad y rapidez en las actividades que cotidianamente se realizan.

En ese sentido se enrumba esta investigación y es, que en efecto, el uso de la informática a través de la creación de programas o aplicaciones específicas es un medio para lograr actualizar o mejorar una situación existente. Lo que se hace efectivo, con el uso de las diferentes técnicas, medios herramientas que posee la informática, ayudándose de otras ciencias, técnicas y disciplinas, como por ejemplo: matemáticas, contabilidad, robótica, etc.

Los sistemas computarizados, hoy llamados sistemas de información, juegan un papel importante en cualquier actividad por simple que parezca, desde actividades empresariales, educativas, administrativas, científicas etc., a través de ellos se logran un sin número de beneficios en el manejo de las diferentes actividades e información, y a esto no escapa por supuesto el área de Venta. En este caso específico los vendedores, ya que a través de las técnicas y metodologías para la creación de sistemas de información se pueden lograr eficientizar las labores cotidianas que este grupo de profesionales realizan, y así dar respuestas efectivas a sus clientes.

Por ello el interés de esta investigación se enfoca en el desarrollo de un sistema informático para Vendedores que pueda ser capaz de hacer más fáciles las tareas propias de su área, agilizar la respuesta, facilitar los procesos y mantener un sistema de cobros organizado y con una mejora continua a sus servicios.

ANTECEDENTES

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Sweet Cookies es un taller creativo especializado en galletas artesanales al gusto de los clientes; cuya misión es cumplir el deseo de los clientes, hacer de tus sueños dulces realidades llenas de color, sabor y alegría a través de la creación de espectaculares detalles sin alterar la calidad del producto para hacer de cada momento una ocasión especial.

HISTORIA.- Nuestra empresa surge a raíz de la idea de dos amigas amantes de la repostería que vieron la necesidad en el mercado de un producto innovador en el expendio de galletas personalizadas.

Naturaleza del Negocio

Nuestro negocio estará realizando la actividad de producción y comercialización de galletas artesanales, con diseños al gusto del cliente y va dirigido a todo público, con un nivel de ingresos de medio a alto de la ciudad de Santo Domingo; que busque algo diferente y a la vez exquisito para banquetes, souvenirs, y regalos a la hora de bautizos, cumpleaños, baby showers, bodas, angelitos y otras actividades especiales.

También para establecimientos comerciales como farmacias, kioscos y tiendas de regalos.

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Administración

Se encarga de la parte administrativa, inventario, facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.

Producción

Encargado de elaborar la producción de los pedidos según solicitud de los clientes.

Mediante esta función se elaboraran y ejecutaran los planes de producción para hacer frente a las cantidades requeridas por los clientes.

Servicio al Cliente

Encargado de dar el servicio de ventas, atención al cliente y recepción de pedidos.

PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad la empresa Sweet Cookies, ofrece un servicio de venta de galletas artesanales por pedidos. Es una empresa pequeña, integrada por cinco empleados. Esta empresa realiza sus operaciones actualmente de forma manual, representando esto una dificultad para las operaciones diarias de la empresa.

El tipo de dificultad que presenta es desde tras papeleo de documentación, confusión en las órdenes, retraso en cuentas por pagar a proveedores, así como ineficiencias en el cobro de facturas.

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema informático que controle la parte administrativa de Sweet Cokies, para el buen funcionamiento de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Describir las características que debe tener el diseño del sistema propuesto para llevar a cabo las actividades administrativas.

2. Determinar qué tipo de sistema de información General, requiere la empresa

3. Determinar la Factibilidad y viabilidad de la propuesta.

JUSTIFICACION

De acuerdo a los cambios que constantemente se producen en todas las áreas del conocimiento; cada persona, entidad, profesional tiene el reto y la obligación de introducir mejoras en sus actividades, de forma de ser más competitivos en el mercado, para ello, la informática es una herramienta que ha contribuido de manera notoria en el mejoramiento de los procesos en diferentes órdenes y disciplinas, jugando un papel importante en casi todas las áreas, a través de Sistemas de Información Administrativos, entre otros.

Con la implementación del sistema informático para Galletas Artesanales, se plantea incluir en un sólo sistema la parte administrativa, con lo que se propone crear una herramienta que proporcione una mejoría sustancial en el manejo de los procesos y procedimientos que diariamente realizan en Sweet Cookies, aplicando de manera concreta los controles y aplicaciones necesarios para la recuperación con mayor rapidez de la información requerida por la empresa en esta etapa.

En detalle el aspecto Artesanal, permitirá llevar un mejor control del registro desde el administrativo, control de ingresos, Cta. x cobrar, Cta. x Pagar, Así como la generación de reportes utilizando diferentes criterios para obtener un mejor control económico de sus actividades.

CONTEXTUALIZACION

La mayor parte de las actividades administrativas y comerciales en la actualidad son objeto de sistematización, a través de la implementación de sistemas de cómputos hoy llamados Sistemas de Información, a los fines varios son los conceptos que se deben tomar en cuenta:

Sistema

En sentido amplio un Sistema son conjunto de componentes que trabajan con la finalidad de lograr un fin u objetivo común, viéndolo de la una manera simple, por ejemplo una empresa u organización es un gran sistema el cual a su vez tiene elementos como son departamentos, divisiones y unidades las cuales trabajan para crear beneficios a la empresa lo que es su objetivo común y a su vez esa empresa u organización recibe y da información siendo fuente para otros sistemas, circunstancia que hace que interaccionen con su medio ambiente para lo cual existe la categoría de sistema abierto, aunque también existe en teoría los sistemas cerrados, es difícil encontrar un ejemplo para los mismos ya que un Sistema de Información está basado en el concepto de entrada-proceso-salida.

Sistema de información

Los Sistema de Información son ese conjunto de procedimientos manuales y/o automatizados que están orientados almacenar y proporcionar información para una organización o para una aplicación. Los Sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos según las necesidades o requerimientos que se tengan, existen sistemas de información computarizada que se elaboraran para manejar gran cantidad de datos como son los de: nominas, inventarios, facturación, etc. Estos sistemas son llamados de procesamiento de transacciones, los cuales ayudan a reducir el tiempo requerido para realizar tareas que tiempo atrás tomaban días realizarlas de manera manual, existen también los sistemas de información gerencial que utilizando la información generada por los sistemas de procesamiento de datos, proveen de la misma a las personas a cargo como por ejemplo gerentes, directivos o quien tenga que tomar una decisión, fuentes para la toma de la misma.

Para el desarrollo de los sistemas de información, existen diferentes métodos, la elección depende de la conveniencia, propósito y tiempo para el que se requiera su creación.

Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Son sistemas que se encargan de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir aquellas que se realizan diariamente, como pago de nómina, facturación, entrega de mercancía, depósito de cheques.

Sistema de Información Gerencial MIS

Es un conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de una variedad de fuentes. La compilan y la presentan en un formato legible.

Ciclo de vida de desarrollo de un sistema

Es un método para desarrollar sistemas de información, el cual está compuesto de una serie de actividades o fases, las cuales se ejecutan de manera sistemática, en el cual se aplican diferentes herramientas para el análisis y diseño de un sistema.

El desarrollo del ciclo de vida para un sistema informática, se realiza para obtener informaciones, características, necesidades, que se requieren para desarrollar, diseñar cualquier sistema, este enfoque para el desarrollo de un sistema podría variar en algunas fases o pasos,

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