Obstáculos Que Podemos Encontrar En La Implantación De Un Sistema De Gestión De Calidad En Nuestra Organización

Obstáculos que podemos encontrar en la implantación de un sistema de gestión de calidad en nuestra organización

Nuestra organización puede encontrarse con algunos obstáculos en la implantación de un sistema de gestión de la calidad:

• La implantación de un sistema supone un cambio cultural dentro de la organización, lo que requiere su tiempo. Este cambio cultural implica la realización de algunas actividades a las que las organizaciones aún no estamos muy acostumbradas, entre las que cabe destacar la necesidad de evaluación.

• La implantación de un sistema requiere hacer un importante esfuerzo inicial.

• Existen muchas organizaciones cuyos directivos son reacios al cambio.

Concluida la consulta, obtuve un listado extenso y bastante exhaustivo, cuyo resumen os muestro a continuación:

1. Falta de dedicación y tiempo por parte del personal con conocimientos y responsabilidad para desarrollar adecuadamente el soporte documental del sistema.

2. Diseño de procesos engorrosos.

3. Falta de coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

4. Procedimientos mal explicados, formatos inadecuados para registrar la información necesaria, etc.

5. Falta de un buen sistema de medición organizativa o indicadores.

6. Actitud de los evaluadores (inspectores, auditores externos, etc.) frente al evaluado.

7. Falta de homologación de metodologías.

8. Actividades que no se complementan.

9. Falta de implicación o compromiso por parte de la dirección.

10. Falta de liderazgo.

11. Falta de conocimiento de los sistemas.

12. Falta de formación de alto nivel e integral de los Responsables de Calidad.

13. Falta de asignación de un presupuesto o de recursos para la implantación del sistema.

14. Falta de recursos (tiempo, materiales, personal, información…).

15. Producción frente a Calidad.

16. Deficiente propuesta del sistema que no va acorde a la empresa (puede estar sobredimensionado o infradimensionado).

17. Falta de planificación estratégica de la empresa.

18. Falta de organigramas y funciones asociadas claras.

19. Imposibilidad de gestionar los procesos de Dirección.

20. Búsqueda de rentabilidad, basado en la disminución de costos en la compañía.

21. Excesivo interés por el certificado.

22. Imposición.

23. Falta de conocimiento de la importancia de tener un sistema de gestión de la calidad y sus beneficios desde el enfoque sistémico.

24. Resistencia al cambio.

25. Fallo en la metodología de gestión del proceso de cambio organizacional que implica el desarrollo e implantación de un sistema de gestión de la calidad. Se trata de cambios de hábitos, de recetas, de actitudes, redefiniciones de puestos, de aprender y desaprender, etc.

26. Desinterés, lo cual lleva a la excusa de “no tener tiempo”.

27. Inadecuado sistema para medir la satisfacción de los clientes

28. Resistencia de parte de la Dirección a que el personal participe activamente del proyecto.

29. Designación de un responsable sin la autoridad debida.

30. Ausencia de proactividad del coordinador, quien debe monitorear o ayudar a ello buscando la participación de los colaboradores.

31. Falta de un objetivo claro ¿por qué y para qué? se han decidido a implementar un SGC.

Pude observar que multitud de problemas se iban repitiendo, llegando a convertirse en una constante común aportada por muchos de los miembros. En gran medida las dificultades manifestadas se centraban en una falta general de compromiso e implicación en la implantación.

Para un mejor análisis y visualización de los resultados, a continuación os los muestro agrupados en un diagrama de Ishikawa en cuatro grandes categorías:

1. Documentación/Metodología/Sistema

2. Dirección/Liderazgo

3. Mentalidad/Cultura/Organización/Recursos/Formación

4. Medición/Análisis/Mejora

Tal y como se iba vislumbrando en los comentarios de los participantes, las mayores dificultades se encontraban asociadas a dos de los bloques:

• En mayor medida, en la incorrecta asunción de la dirección y el liderazgo a la hora de realizar la implantación.

• En la mentalidad y la cultura organizacional arraigada en la empresa, que actuaba de barrera para el correcto desarrollo e implantación.

La experiencia demuestra que los problemas terminan por repetirse en todas las organizaciones. Pero en cualquier caso, todos estos obstáculos son salvables. Se hace pues imprescindible tomar conciencia de que verdaderamente la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, no es siempre un camino de rosas. Se debe tener presente el objetivo, y la motivación, es decir lo que queremos, y el por qué lo queremos. Y antes de comenzar, analizar si verdaderamente estamos en disposición de poder acometer con éxito el proyecto. De lo contrario nos encontraremos con sistemas incorrectamente desarrollados e implantados, que no repercuten los beneficios esperados.

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