PAQUETES CONTABLES

I CAPITULO

Conocer que son los paquetes contables y la aplicación que tienen.

Resulta importante conocer como comienza la aplicación de diferentes herramientas para facilitar el manejo de información contable, los ordenadores que se utilizan dentro de este ámbito son llamados computadoras típicas, computadoras personales o PC, hoy también conocidas como laptops o computadoras móviles. Sin embargo, las personas no pueden comunicarse en forma directa con las computadoras es decir, la computadora requiere de un software para que pueda interpretar las instrucciones correctas que el usuario le proporcione.

Se puede definir como software “instrucciones que indican al hardware lo que tiene que hacer para transformar la entrada en salida” Otra parte importante y básica de las computadoras es el hardware, el cual es todo lo físico o que puede tocarse, Beekman lo define como “partes físicas de una computadora”

Antes de hablar sobre los programas es necesario definirlo, un programa es una serie de “instrucciones que le dicen al hardware cómo transforma la entrada en salida” 3 es decir, son un conjunto de instrucciones informáticas diseñadas para resolver problemas

I.I TIPOS DE SOFTWARES

I.I.I Software de sistemas

Es definido como “un tipo software que incluye el sistema operativo y los programas de utilidad, es el encargado de gestionar estos detalles y otros muchos sin que el usuario se entere de ello”

El sistema operativo “es un sistema de programas que lleva a cabo una serie de operaciones técnicas, desde la comunicación básica con los periféricos a complejas tareas de comunicación y seguridad dentro de una red.”

Hablando del sistema operativo es el interlocutor entre la computadora y los usuarios. Las empresas al realizar un estudio sobre los diferentes tipos de necesidades que tiene, también debe analizar la adquisición de diferentes tipos de software.

Dentro del mercado existen diferentes tipos de software de aplicación, los cuales pueden cubrir necesidades muy generales o muy específicas, dentro de las cuales están incluidas la de la Contabilidad. Algunos de necesidades generales son:

• Procesadores de texto. (Bloc de Notas)

• Editores. (PhotoShop para el Diseño Gráfico)

• Hojas de Cálculo. (MS Excel)

• Sistemas gestores de bases de datos. (MySQL)

• Programas de comunicaciones. (MSN Messenger)

• Paquetes integrados. (Ofimática: Word, Excel, PowerPoint…)

• Programas de diseño asistido por computador. (AutoCAD)

Los softwares de aplicación de necesidades específicas son por ejemplo:

• Programas para contabilidad (COI; Contpaq, Contab2000)

• Programas para la administración del negocio (SAE, Adminpaq)

• Programas para calcular la nómina (NOI, Nomipaq)

• Programas para la dirección de proyectos de inversión

Los diferentes programas han ido cambiando conforme a las necesidades de las empresas; gracias a la tecnología algunas empresas han automatizado todas sus operaciones, y las almacenan en un servidor de la empresa, esto permite tener toda su información de una mejor manera, como la información en línea, actualizada y en un menor tiempo. Otras empresas solo buscan o requieren de un software para actividades que pueden ser esenciales en la empresa. Así se minimiza el tiempo en el que se es necesario conocer la información de dicha empresa, es decir, sus operaciones no son tan numerosas o complejas.

Es importante realizar un estudio de las necesidades de la empresa para así poder hacer una evaluación de cuál es el tipo de software que cubre sus necesidades de información. Existen algunos programas que pueden ser adaptados en algunos aspectos a las necesidades de la empresa. Esto les da una ventaja competitiva en las estrategias de operación sobre la competencia.

Algunas empresas, empiezan adquiriendo programas comerciales, también denominados rígidos, al inicio de sus operaciones. Sin embargo, conforme van creciendo no sólo incrementan en el número de operaciones, sino también en necesidades de control, de administración de recursos, de información financiera, etc.,

I.II .ESTUDIO DE SISTEMAS

Un sistema obtiene y organiza los materiales necesarios. Durante el procesamiento, los materiales de la entrada son manipulados para producir la salida deseada, como puede ser un producto o un servicio. Durante la salida, el resultado es transferido o distribuido a los compradores, clientes y otros sistemas.

Un sistema de información se entiende que “es un subsistema que soporta las necesidades de información de otros procesos comerciales dentro de una empresa. Su propósito es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y a tomar decisiones eficaces” 12 . Un sistema de información debe tener entrada de información, procesamiento y un resultado final.

Es necesario que para que el sistema de información funcione de una mejor forma, se utilice la tecnología.

I.III. TIPOS DE SISTEMAS

Para poder evaluar los diferentes tipos de los sistemas que existen dentro de una organización es necesario conocer primero cuáles son actividades principales y de apoyo y cómo interactúan entre sí, para de esta forma conocer los procesos que se dan dentro de la misma. Es importante destacar que cada empresa es diferente y por lo tanto, sus necesidades también van a ser distintas.

Un sistema de información se entiende que “es un subsistema que soporta las necesidades de información de otros procesos comerciales dentro de una empresa. Su propósito es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y a tomar decisiones eficaces”. Como se mencionó previamente un sistema de información debe tener entrada de información, procesamiento de las mismas y un resultado final.

Como ya se mencionó, para que los sistemas de información funcionen de una mejor forma se emplea la tecnología, la cual ayuda a al subsistema a realizar las siguientes tareas:

1. Adquisición. Es un “proceso de captura de datos sobre diferentes eventos13” (entrada de información),

2. Procesamiento. Es una “actividad que manipula y organiza la información de formas que añaden valor a la información para que sea útil a los usuarios”14 (procesamiento de información)

3. Almacenamiento y recuperación . Es una “actividad que acumula sistemáticamente la información para un uso posterior y, después, localizar la información almacenada cuando se necesita”. (Base de datos)

4. Presentación . Es el “proceso de visualización de la información en un formato y medio útiles para el usuario”15. (Preparación de documento e informe)

5. Transmisión. Es el “proceso de enviar y distribuir datos e información a varias localizaciones”16. (Consulta de usuario).

Como se puede observar además de analizar los diferentes procesos que tiene una empresa, se debe estudiarla forma de cómo se aplicaría el uso de la tecnología al subsistema de información para poder tomar la decisión que mejor convenga a la empresa.

I.IV CARACTERÍSTICAS DE LOS PAQUETES DE CONTABILIDAD

Toda organización requiere para su adecuado funcionamiento de una herramienta contable computarizada, pues La contabilidad constituye el sistema de información del cual dispone la gerencia; Este tipo de sistemas contables computarizados permite a la organización:

• Aumentar el rendimiento de trabajo.

• Se pueden manejar un número de operaciones mucho mayor a un sistema manual de contabilidad.

• Disminuye los márgenes de error.

• Unifica las estructuras de los reportes contables.

• Agiliza el proceso de la información contable.

• Proporciona información a diferentes niveles de detalle.

Esto da una respuesta positiva a la empresa, puesto que incrementa la eficiencia del sistema contable, lo que contribuye a que la gerencia obtenga información confiable para la toma de decisiones.

Un sistema contable computarizado debe partir de estudiar las necesidades del negocio, como se vio anteriormente, seleccionando entre sistemas diferentes.

Respondiendo a lo anterior, el sistema elegido debe tener como punto inicial el definir un catálogo de cuentas o un plan de cuentas, el cual debe estar estructurado de forma correcta, adecuándose a necesidades de la empresa.

Después de definir de manera correcta el catálogo deberá definirse el uso específico de cada cuenta, mediante el uso de una guía contabilizadora para que, cualquier persona asigne una misma cuenta conforme a las situaciones que se vayan presentando.

Toda operación dentro de un sistema de contabilidad computarizado debe ser registrada mediante el uso de pólizas (diario, ingresos y egresos), las cuales “son documentos en los que se registran y controlan contablemente las transacciones de la empresa”.

Finalmente, debe definirse en el programa contable computarizado cómo se va generar la información mediante la utilización de diferentes tipos de reportes, los cuales pueden ser de modo general o de manera específica, con base en las necesidades que tengan los usuarios de la misma.

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