Puntos clave de éxito para la implementación del ERP en empresa de fundición

Puntos clave de éxito para la implementación del ERP en empresa de fundición.

Introducción

¿Cuál será la tecnología más impactante dentro de 10 años? Esa es la pregunta que todos se hacen, sin embargo la mayoría de las personas no analizan el avance tecnológico que se tiene hoy en día, en lo que se ha logrado dentro de los últimos años, muchos sueñan con los autos voladores cuando la medicina, la arquitectura, la industria se están revolucionando; los dispositivos que facilitan y apoyan el desarrollo y la mejora de estas y muchas más áreas, no son aprovechados al 100%; debido a que se vive en el futuro y solo se desea crear e innovar, sin tomar en cuenta los recursos que se tienen a la mano. Creando más sistemas y dispositivos sin entender del todo los anteriormente creados y mientras la gente no entienda que es con lo que están tratando y no desarrollen habilidades para la implementación, además de una disciplina de auto aprendizaje no se podrá ver un progreso significativo en la empresa, es por esta razón que al final de todo no servirá de nada tener “Autos voladores” si no sabemos manejarlos.

 “Los Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) han recibido una enorme atención dentro del ámbito empresarial en estos últimos años. Sus innumerables ventajas han hecho que se conviertan en unas herramientas de gran utilidad en las labores de gestión de cualquier empresa" (2008 José Vicente Tomás Miquel), sin embargo son pocas las que saben utilizarlos a la perfección desaprovechando además del software el talento humano, dejando a sus empleados con un sistema que no comprenden o no aceptan. Todo esto se debe al proceso de implementación de dichos programas.[pic 1]

Fundamento de implementación: factores de éxito

Si bien se sabe, los ERP juegan un papel muy importante en las industrias para reducir costos, tener mejor control de las actividades y aumentar su productividad, la finalidad de que se implementen es entre muchas tener una mejor posición en el mercado comparado con la competencia, mejorando en su organización. Lo afirmado en el articulo SISTEMAS DE OPTIMIZACIÓN INTEGRAL: “Hemos logrado tener un producto que no pierda las ventajas de un sistema modular pero que permita tener una gran integración de funciones transversales haciendo que compartir la información entre áreas sea una de las grandes ventajas, resaltando nuestra gran facilidad de uso!”(Leonardo Quintana 2017) es prueba de que los empleadores se enfocan en que se tenga un uso eficiente.

Sin embargo es una herramienta que requiere de alimentación de datos, inversión de tiempo para alimentar las bases y  recursos económicos,  para su aplicación es necesario el recurso humano y la capacitación, entre otros factores que influyen y que son de gran importancia.

 Los puntos clave que se deben tomar en cuanta son:

Conocer las necesidades de la empresa para aprovechar al máximo el sistema objetivo.

Consultar apoyo con un asesor de ERP para conocer las funciones requeridas para satisfacer los objetivos que se quieren lograr, esto incluye la manera de manejar el software, es decir la capacitación, aspecto importante para mantener una forma de trabajo eficaz. Y por último, soporte para análisis de manejo en ERP, de manera general tanto personal administrativo como operativo.

Es necesario que la empresa defina a un equipo de personas que esté completamente enfocado en la implementación de ERP que tenga como finalidad el auxilio para las personas que comenzaras a usar el sistema, así como el mantenimiento al sistema, es importante que se tenga al menos dos/tres personas asignadas por departamento debido a la cantidad de información que contiene cada uno, esto ayudará a tener un mejor control de cada transacción que se maneje con la información.

Como todo proceso, es necesario que se mantenga una metodología de cada etapa de la implementación esto por el equipo interno que se recomienda tener, así como del asesor del ERP y llevar un monitoreo para verificar que realmente esté dando resultados que se esperan.

Además, debe existir el compromiso por parte de los directivos y subordinados para que lleve un buen manejo del sistema y evitar que se presenten problemas, el hecho de que se involucren los directivos es para conocer los recursos que se necesitan para mantener con éxito el ERP.

Del mismo modo, el objetivo de comunicarlo con toda la organización permitirá que el proceso de uso sea más rápido, claro, que será necesario transmitir todos los beneficios que tendrá el implemento del nuevo software, flexionara la resistencia al cambio de trabajo. Y que, al capacitar al personal como se mencionó anteriormente, se resuelvan todas las dudas que podrían impedir la realización de sus funciones en la interacción con el proyecto, de ser necesario mantener un indicador de avance y dar seguimiento a la capacitación, estos factores clave permitirán que el proyecto sea exitoso.

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Estudio de caso: Optimización de Software ORACLE en empresa de fundición.

Análisis de la situación.

La empresa B de giro metal mecánico, la cual se encarga de la fundición, moldeo y acabado de piezas de acero gris y nodular para la industria automotriz, tiene implementado como ERP el sistema ORACLE por medio del cual se realiza el control de producción, de inventarios, facturación de piezas, cotizaciones y requisiciones de material, entre otros.

El proceso con mayor impacto dentro de las operaciones de la empresa es de capturar la producción en el sistema, el cual comienza cuando los de producción por medio del software piden el material para poder moldear y vaciar (Si este paso no se lleva a cabo no se para la producción debido a que muchos de los materiales llegan de manera automática directo a las maquinas), después estos entregan un reporte de vaciado el cual se encarga el departamento de capturar en el sistema, para que el departamento de ventas pueda facturar las piezas y se liberen los embarques, el departamento de finanzas es el encargado de abastecer los almacenes con el material en el sistema para se encuentre disponible para los de producción. Esto nos da un flujo sin problemas y sin retrocesos.

Sin embargo, la situación actual no es la antes descrita debido a que el 85% del tiempo los de producción no cumplen con su tarea, por lo cual la situación actual se transforma en la siguiente: Los de producción no piden el material en el sistema solo entregan el reporte de vaciado en a Control de Producción lo que ocasiona que al momento de que este quiera poner las piezas que se realizaron marque un desabasto de material, por lo que tiene que detenerse y hablar con el encargado de suministros para que le agregue el material faltante, repitiendo esta acción siempre que sea necesario hasta poder insertar la producción, siendo un caso muy común que falten varios materiales de un mismo elemento, retardando más la captura datos y haciendo que tanto el de Control de Producción como el de finanzas trabajen de más. Cruzando el flujos de información y viciando el procedimiento de captura, retrasando además los embarques debido a que las piezas que no se encuentran en el sistemas no pueden salir de la planta porque no se pueden facturar, por lo que este departamento tienen que estar buscando a Control de Producción para que cargue piezas de manera urgente, ocasionando esto diferencias de inventarios por las prisas y la carga de trabajo acumulada, haciendo que un sistema que debería de servir como apoyo para la comunicación de los departamentos se vuelva un dolor de cabeza para cada uno de ellos. [pic 3]

Representación gráfica del sistema:

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Ventana de transferencia:

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Detección del problema

De acuerdo con la información anterior podemos hacer énfasis en ciertas problemáticas a las cuales se está enfrentado la empresa, debido al error humano por los encargados de la utilización de este sistema, en caso de que esto se dejará de la misma manera va a llegar un punto en donde afectara a todos los departamentos.

El principal problema que se puede detectar es la falta de seguimiento en el uso del sistema, los operadores no se involucran con el pedido de material, existen 3 causas para esta situación no quiere, no puede, no sabe y solo la primera de estas depende del operador y en esta situación no hay mucho con lo que se pueda trabajar, en este caso la causa raíz del problema es que no saben, nadie los guía ni supervisa, recayendo el problema sobre el supervisor del área, sin embargo el impacto que tienen las acciones están afectando el trato de los clientes, según el artículo “Empleados más productivos común ERP” una de las ventajas de este tipo de software es la reducción de los tiempos ciclos, agilizando y simplificando las operaciones.(2016 Julio Castro)

Sin embargo, la cadena de mando no termina en el supervisor, el gerente al no exigir o tener un involucramiento con el sistema, no se dé cuenta que el supervisor del área no está apoyando a los trabajadores y este último a su vez no sabe que los trabajadores necesitan apoyo debido a que nadie le dice y los demás involucrados en el proceso tienen el llamado “ceguera de taller” donde no pueden ver el problema porque ya han pasado tanto tiempo así que prefieren arreglar causas básicas que causas raíz. En resumen, se puede decir que el primer problema es la falta de seguimiento de la dirección y supervisores, así como también la inexistencia de capacitación al personal sobre ese ámbito.

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