Secretaria Ejecutiva

Índice General.

Lista de cuadros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Lista de figuras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 1

Marco conceptual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Instituto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ubicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Objeto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Misión, visión, y políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Organigrama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Departamentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 2.

Marco metodológico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Descripción de las actividades del trabajo. . . . . . . .

Aportes realizados al departamento. . . . . . . . . . . .

Cronograma de actividades. . . . . . . . . . . . . . . .

Tabla de avance de actividades. . . . . . . . . . . . . .

Tabla de alcance de actividades. . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 3

Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 4

Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fotos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Indice de figuras

Cuadro 1, funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . .

Cuadro 2, funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . .

Figura 1, organigrama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Controlar las diferentes actividades del Departamento de Coordinacion.

Capitulo 1.

1.1 Marco Conceptual.

Secretaria Ejecutiva.

Es la que se encarga de forma general de todas las labores administrativas, organización y difusión del congreso. Teniendo en cuenta sus principales cometidos y responsabilidades nombrados a continuación:

 Coordinación y entrega del material del congreso: carpetas, identificaciones, documentación entre otros.

 Apoyo y colaboración con el comité organizador.

 Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

 Información, en general sobre el congreso, sobre otras secretarias, comités, entre otros.

Una secretaria debe:

 Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias,

 Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

 Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

 Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

 Levantar el acta de cada una de las sesiones.

 Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

 Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del comité durante las sesiones.

Misión de la Secretaria.

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la Secretaria.

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

 Buena presencia.

 Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

 Excelente redacción y ortografía.

 Facilidad de expresión verbal y escrita.

 Persona proactiva y organizada.

 Facilidad para interactuar en grupos.

 Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

 Brindar apoyo a todos los departamentos.

 Desempeñarse eficientemente en su Área.

 Aptitudes para la Organización.

 Buenas relaciones interpersonales.

 Dinámica entusiasta.

 Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

 Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

Funciones de una Secretaria

 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

 Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

 Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

 Mejora y aprendizaje continuo.

Imagen de Éxito.

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los siguiente elementos:

 Conocimientos.

 Valores.

 Modales.

 Personalidad.

 Tacto.

 Humildad y Sencillez.

Vestimenta Profesional.

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo.

1.2 Reseña Histórica de la Unidad Educativa Luis Tovar.

El liceo “Luis Tovar” fue fundado en el año 1974, con el nombre de siclo básico dalla costa, inicio sus actividades educativas, bajo la dirección de la profesora Gloria Pocaterra, en un local compartido con otra institución educativa llamada grupo escolar Manoa, ubicado en la denominada redoma dalla costa. Desde que se inició esta institución a mediados del mes de septiembre de 1974 ha tenido cambios significativos desde el punto de vista estructural.

Esta institución inicio siendo un siclo básico común el cual solo atendía 1ro y 2do año de bachillerato, para los años 1980-1981 se añade el 3er año de

Bachillerato. Luego la matricula del plantel se incrementa y se decide trasladar a la institución ya nombrada, a la sede construida para ella en la urbanización Simón Rodríguez (UD-146) parroquia dalla costa-san Félix; cambiándole el nombre a liceo “Luis Tovar”, en honor a la persona publica Luis Tovar, sindicalista, fundador de la central de trabajado es de Venezuela (CTV)

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En esta nueva edificación, el liceo Luis Tovar se le confiere el código de E.B.N LUIS TOVAR por que atiende de 7mo a 9no grado de educación básica, actualmente paso a ser U.E.N LUIS TOVAR por que le añaden 1ro a 2do año diversificado. Actualmente esta institución es gerenciada por la

Profesora maryorIs Gutiérrez y cuenta con una plantilla de 2 subdirectores, 5 coordinadores, 34 docentes, y un personal de 14 trabajadores entre obreros y administrativos; además de una matrícula de 746 alumnos y acoge en su sede a una población de la misión ribas, que hace vida en la institución

1.3 Ubicación.

Urbanización: Simón Rodríguez.

Avenida: Guillermo valencia, UD-146.

Parroquia dalla costa.

1.4 Objetivos.

 Promover el sentido de pertenencia en las soluciones de problemas comunes entre escuela-comunidad.

 Fomentar el mejoramiento continuo de las competencias del personal docente de la institución.

 Fomentar adolescentes eminentemente sociales para su inserción en el ambiente socio-cultural.

 Concientizar a la población estudiantil y a la comunidad sobre la preservación del ambiente y de la imagen de la institución.

 Involucrar a todos los actores del hecho educativo del plantel sobre la necesidad de cuidar y mantener las instalaciones internas y externas.

 Rescatar las áreas verdes del plantel.

 Recuperar y mantener en buen estado los pupitres y planta física.

 Gestionar la elaboración y ambientación de carteleras con las diferentes efemérides.

1.5 Misión

La UEN Luis Tovar se plantea ofrecer un espacio donde la labor educativa se desarrolle en un ambiente

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