Secretaria ejecutiva

La secretaria

Secretaria ejecutiva.

Secretariado es una actividad profesional de enorme importancia dentro del ámbito comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está encaminada exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es una mujer quién desempeña la función de secretaria con el dominio completo de las técnicas dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir responsabilidades delegadas por su jefe.

Un profesional en Secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado; por ello es indispensable que posea cualidades intelectuales, profesionales, personales, físicas, y sociales.

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior. Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.

En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno.

Misión

Administración innovadora y eficaz de la Hacienda Pública a través de la actividad financiera y la implementación de nuevos mecanismos de recaudación, así como la coordinación y programación óptima de los recursos económicos, con equidad y transparencia, para la realización oportuna de los programas gubernamentales, a fin de ofrecer servicios de calidad a la comunidad.

Además de otorgar apoyo administrativo a todas las dependencias y entidades que conforman la Administración Pública Estatal en relación a los recursos humanos, materiales, de servicios y de sistemas administrativos e informáticos aplicando la normatividad vigente y actuando con eficacia, eficiencia, pertinencia, coherencia, rentabilidad e impacto

Visión

Ser una Secretaría que brinda un servicio integral al ciudadano con eficiencia y buena calidad, una Secretaría que garantice un equilibrio financiero y ético en el uso de los recursos públicos, a través del soporte de los programas de gobierno y en base a una cultura de transparencia.

Así como de manera interna aplicar una innovadora cultura de creatividad digital que modernice los sistemas horizontales de la administración pública (planeación estratégica, finanzas, organización, recursos humanos y tecnología informática) para que sean la base de los sistemas verticales y homogeneizar todos los procesos informáticos.

Importancia de la secretaria ejecutiva

La secretaria es aquella que sabe cada uno de los pasos y movimientos que el gerente o director va a efectuar. Entre las funciones de la secretaria se halla la de ocuparse de la agenda del gerente o director de la empresa, organizar y cancelar reuniones, etc. Para llevar a cabo dichas labores es necesario realizar primero un Curso de Secretariado.

Los contextos económicos en donde operan las organizaciones se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, desafiantes, con grandes oportunidades y en donde se destacan las organizaciones que se han preparado para ello, las que disponen de un buen recurso humano, ejecutivos preparados, capaces de actuar en estas características.

La gerencia, ante el reciente panorama, debe contar con la asistencia de una secretaria ejecutiva, proactiva, que posibilite transitar de forma exitosa en este proceso. Por lo que se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos saberes, en un ambiente en el que se maneja demasiada información.

Definitivamente, la secretaria ejecutiva de hoy desempeña un rol de suma importancia en pos de la eficacia y productividad del gerente.

Toda secretaria precisa contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; con el objeto de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, dominar los fundamentos básicos de la informática y las nuevas tecnologías en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria

Cualidades personales de una secretaria ejecutiva.

Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.

*Responsabilidad.

Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, cultural y natural.

*Entusiasmo.

Esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o desarrollar un proyecto.

*Discreción.

Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información. La discreción es un elemento de gran importancia a la hora de establecer vínculos de confianza entre dos personas que se conocen y comunican entre sí.

*Veracidad.

La veracidad está estrechamente vinculada con conceptos como la buena fe, la honestidad y la sinceridad y por ello es que además se opone ciertamente a la hipocresía y a la mentira.

El término veracidad se emplea cuando se quiere dar cuenta que alguna cuestión, un hecho, una declaración, entre otras cuestiones, guardan estricta conformidad con la verdad.

*Paciencia

La paciencia se asocia con la calma o la paz, es una cualidad que tiene una persona para soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa, una persona paciente es aquella que sabe esperar y logra tomarse las cosas con calma.

*Honradez.

Es una cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e íntegra. Quien obra con honradez se caracterizará por la rectitud de ánimo, integridad con la cual procede en todo en lo que actúa, respetando por sobre todas las cosas las normas que se consideran como correctas y adecuadas en la comunidad en la cual vive o se trabaja.

*Lealtad.

La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre del hombre e implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas. En fin la lealtad es sin dudas uno de los elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que es a través de ella que el ser humano puede confiar en otro.

*Sinceridad.

Más que una cualidad, la sinceridad es un valor con el que debemos vivir para ser dignos de confianza de las personas que nos rodean; no sólo se ve en las palabras, sino que también se demuestra por medio de nuestras actitudes.

Cuando se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…) se tiende a aparentar lo que no se es (más joven, inteligente, educados…) Si se descubre la gran mentira que nos han hecho creer se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué presumes… y te diré de qué careces’’ y entonces se produce una gran desilusión ya que se pierden las esperanzas de lo que la persona no es en realidad.

*Respeto.

Esta cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está equivocado, hay que respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los demás.

*Eficiencia.

Se define esta cualidad como una óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados”.

Por lo tanto se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

Cualidades físicas de una secretaria ejecutiva.

Cabe recalcar que la secretaria ejecutiva es la imagen de la empresa, por lo que habitualmente reciben a los visitantes a su llegada, en algunos casos la recepción es el lugar de encuentro y en otros, la sala de visitas o la propia secretaría.

*Adecuada modulación de la voz

Una secretaria es en mayor parte de las ocasiones, la primera persona que recibe a los clientes o invitados, y por lo tanto da la primera imagen o impresión de lo que puede ser

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