Sistema de Información de Viveros

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JORGE SAUNIER C.

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Contenido

1.        DEFINICIÓN DEL SISTEMA        2

1.1.        FUNCIONES DEL SISTEMA.        3

1.2.        AGENTES INVOLUCRADOS (STAKEHOLDER).        3

2.        REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA        5

2.1.        REQUERIMIENTOS FUNCIONALES        5

2.2.        REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES        6

3.        DISEÑO DEL SISTEMA        7

3.1.        MENÚS Y SUBMENÚS        7

7.1.1.        Parámetros        7

7.1.2.        Viveros        8

7.1.3.        Plantas        8

7.1.4.        Consultas        8

7.1.5.        Reportes        9

7.1.6.        Archivos        10

3.2.        CIERRES (AVISO DE FECHA DE CIERRE DE INFORMACIÓN)        10

3.3.        PERFILES DE USUARIOS        10

4.        PLANIFICACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO.        11

4.1.        PLANIFICACIÓN MENSUAL        11

1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA

La organización cuenta con 34 unidades productivas a nivel nacional. En cada una de las unidades se cuenta con un inventario de existencia donde se indican el número de plantas, la procedencia, contenedor, altura, año de ingreso, tiempo de viverización, entre otros datos. Dicho proceso, parte en un inventario inicial y depende de las entradas y salidas de plantas. Las  entradas en este proceso se generan por nueva producción, compra de plantas, donaciones y traslado de producción interna, mientras que las salidas se generan por ventas, bajas por plantas, donaciones, traslado de producción interna, entre otros. En la Figura 1 se aprecia el flujo de existencias en las unidades productivas.

Para las unidades productivas, el proceso de control de existencias de plantas genera una serie de registros y flujo de información. Sin embargo, el acceso a esta para control y  análisis en tiempo real es de gran dificultad. Es por este motivo que se considera de gran importancia contar con un sistema online de información para el control de existencias de plantas.

1. FUNCIONES DEL SISTEMA.

El sistema de información para unidades productivas tiene como finalidad compilar y suministrar en tiempo real y en línea, información relativa a las existencias de plantas en los viveros, centros de acondicionamiento y/o de acopio a lo largo del país, información relevante como para evaluar la producción, además de información para análisis posteriores, como por ejemplo de germinación, sobrevivencia, entre otros.

Las principales funciones del sistema es la entrega de información online de:

1. Unidades Productivas: Nombre, encargado de la unidad, contacto, dirección, unidad administrativa, capacidad productiva y de almacenamiento, entre otros.

1. Existencias de las unidades: Cantidad de plantas ingresadas por producción, compra o traslado, altura, especie, contenedor, unidad a la que pertenecen, precio, etcétera.

1. Programas de Producción: Datos sobre el programa de producción y su desarrollo a través del tiempo.

1. Materia prima e insumos: Stock de semillas y fuentes de germoplasma, insumos disponibles en cada unidad respecto a sustratos, fertilizantes, tutores, contenedores, entre otros.

1. Costos: Información sobre los gastos asociados a la unidad productiva.

1. Administración de Personal: Datos sobre la cantidad de trabajadores, la calidad contractual, remuneraciones.

1. AGENTES INVOLUCRADOS (STAKEHOLDER).

Parte importante del sistema de información son los agentes involucrados o stakehokder, para este caso, se establecen dos usuarios para el sistema y el soporte para su mantenimiento. El ingreso al sistema debe ser restringido tanto para el ingreso de información como para la visualización y descarga de esta.

En la Figura 2 es posible observar la interacción de los usuarios con el sistema informático.

En el sistema interactúan tres actores, el usuario oficina central, usuario regional y el soporte informática.

1. Usuario regional: previa habilitación del sistema, se le permitirá ingresar y actualizar información en el sistema de la unidad y especies, visualizar información y obtención de información en distintos formatos. Es importante destacar que toda información que puede ingresar y acceder es referente a su respectiva región. El acceso a información de otras regiones estará restringida para este usuario.

1. Usuario oficina central: tiene la facultad de habilitar el sistema para el usuario regional. Podrá visualizar información de cada unidad productiva del país, y podrá descargar información en distintos formatos (ej. consolidado nacional). Estará en contacto directo con el usuario regional y soporte informático.

1. Soporte informático: tiene la facultad de ingresar al programa para su mantenimiento y mejoras de acuerdo a las eventuales necesidades. Responderá a las solicitudes realizadas por el usuario oficina central.

1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

1. Uno de los requerimientos funcionales del sistema se enmarca en las posibilidades del usuario regional de ingresar información sobre las unidades productivas, sus antecedentes, como la ubicación, superficie, capacidad productiva, entre otros datos. Se debe permitir el ingreso de información sobre especies en producción, fuente de abastecimiento, sus características, como la altura, el contenedor actual. Ingreso de información sobre stock de semillas por especie y fuente germoplasma, los insumos disponibles en cada unidad, el valor de las plantas, el programa de producción. Además debe actualizar la información indicando las salidas de plantas y su motivo.

1. El segundo requerimiento es la compilación y actualización de información, cada uno de los datos ingresados debe ser compilado en el sistema y este debe tener la capacidad de integrar la información de acuerdo a las solicitudes del usuario, como por ejemplo, debe entregar el inventario indicando la altura, el contenedor y el tiempo de viverización, si el usuario requiere el stock a nivel de viveros, unidad administrativa o por especie. Así mismo debe tener la capacidad de entregar la información actualizada indicando la fecha de la última actualización.

1. Se requiere la capacidad de generar información estadística descriptiva básica, como promedios, modas y desviación estándar de los distintos datos solicitados, si el usuario lo antepone como requisito.

1. Otro requerimiento consiste en la habilitación del sistema. El usuario oficina central habilitará o deshabilitará el ingreso y descarga de información del sistema.

1. El sistema debe lograr generar un historial de acceso y modificaciones para llevar el control de cambios.

1. El sistema debe albergar formularios para la descarga posterior en las unidades productivas.

1. El sistema debe tener la capacidad de entregar información en diferentes formatos, principalmente PDF y Excel.

1. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Para el caso del sistema informático de viveros, los requerimientos funcionales son:

Usabilidad: los usuarios del sistema informático se enmarcan desde usuario nivel básico hasta avanzado en términos de herramientas computacionales, es por este motivo que el sistema debe ser de fácil operabilidad, con instrucciones, alertas de error, avisos de diferente índole, como solicitud de actualización, cierre de fechas y terminología acorde al sistema productivo de plantas.

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