Sustento Prevision Presupuestaria

"DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ"

"AÑO DE LA INTEGRACION NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD"

Lima, 16 de Octubre de 2012

INFORME Nº -2012/GRI/SGARF/RENIEC

A : JUAN ANTONIO HUERTA VALVERDE

Gerente de Registros de Identificación

De : ANGELICA MARIA BARRERA LAURENTE

Sub Gerente de Archivo Registral Fisico

Asunto : SUSTENTO PARA LA PREVISION PRESUPUESTARIA DEL SERVICIO DE CONSULTORIA DE PREPARACION PARA LA INCLUSION DE LAS SERIES DOCUMENTALES QUE CUSTODIA EL ARCHIVO REGISTRAL FISICO EN LA CERTIFICACION DE IDONEIDAD TECNICA DEL SISTEMA DE PRODUCCION DE MICROFORMAS DEL RENIEC

Referencia : PROVEIDO Nº 002957-2012/GRI/SGARF/RENIEC (15OCT2012)

INFORME Nº 000050-2011/GRI/SGARF/RENIEC (04FEB2011)

INFORME Nº 000582-2010/GRI/SGARF/RENIEC (23DIC2010)

Tengo el agrado de dirigirme a usted para informarle lo siguiente:

ANTECEDENTES.-

• Con Informe Nº 000582-2010/GRI/SGARF/RENIEC (23DIC/2010) la SGARF establece la necesidad de implementar una solución procedimental e informática a través del “PROYECTO INTEGRAL ARCHIVISTICO” con la finalidad de tratar la problemática institucional en cuanto a la recepción, conservación y atención de documentos regístrales solicitados por las diferentes UU.OO del RENIEC.

• Con Informe Nº 000050-2011/GRI/SGARF/RENIEC (04FEB2011) la SGARF a pedido de la SJNAC amplia el Informe Nº 000582-2010/GRI/SGARF/RENIEC (23DIC/2010)

• Con Proveído Nº Nº 002957-2012/GRI/SGARF/RENIEC (15OCT2012) se solicita sustento para la solicitud de Prevision Presupuestaria para el Servicio de Inclusion de Series documentales que custodia la SGARF en la certificacion de Idoneidad Tecnica del Sistema de Produccion de Microformas del RENIEC.

ANALISIS.-

EXPOSICION DE MOTIVOS

Con referencia al asunto debemos precisar que la propuesta de la SGARF busca tratar un problema institucional que genera ineficiencia dentro de los diferentes procesos del RENIEC que involucran por un lado el proceso de atención de documentos regístrales (servicios archivisticos), así como los diferentes procedimientos de evaluación que mantiene la institución para la absolución de los diferentes tramites requeridos por la ciudadanía, ante esta situación debemos precisar lo siguiente:

Las funciones de la SGARF según el ROF Articulo 114º.- son: “La Sub Gerencia de Archivo Registral Físico es la Unidad Orgánica encargada de la custodia, conservación y uso de la documentación proveniente de las actividades de los Registros Civiles - RR.CC y del Registro Único de Identificación de las Personas Naturales – RUIPN. Brinda los servicios archivísticos de los fondos documentales que custodia, dando respuesta a las solicitudes de ciudadanos, Policía Nacional – PNP. Poder Judicial – PJ, Entidades particulares, y diversas entidades estatales, sobre los procesos regístrales y los documentos que los motivaron.”

En este sentido y de acuerdo a lo referido en el ROF la SGARF es la encargada de custodiar, conservar y brindar los servicios archivisticos a todas las UU.OO del RENIEC que lo requieran para la evaluación de los diferentes procesos que administran. En este sentido la propuesta de modernización de los servicios archivisticos resulta de gran importancia no solo por la preservación de los documentos custodiados, sino por el producto que resultara el hecho de poder migrar hacia el concepto de archivo digital, lo que simplificara muchos procedimientos de evaluación hacia el interior de la Institución, así como la implementación de una plataformas de servicios Web que permita a la ciudadanía acceder a los documentos que dan lugar a su identidad de manera moderna y eficiente.

VOLUMEN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIA Y VOLUMEN DE ATENCIONES

Es importante tomar en cuenta el volumen de documentos que se custodian, conservan y atienden a las diferentes UU.OO del RENIEC. (ver imagen 1) Es así que podemos concluir en que es necesario modernizar los servicios archivisticos a través de procedimientos y herramientas tecnológicas que permitan reducir pasos en los procedimientos vigentes de Organización de Archivos y atención de la documentación.

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