ADMINISTRACION DOCUMENTAL DEL TALLER DE DIGITALIZACION DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CALI VALLE

La administración documental nos debe servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivísticos. Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por lo que es relevante la creación de normativas internas en los archivos.

FUNCIONES REALIZADAS EN MI PUESTO DE TRABAJO DESCRIPTAS PASO A PASO

FUNCIONES OPERATIVAS:

• Control de Ingreso de la Documentación.

• Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

• Descripción (Inventarios, e Indización).

• Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística

• Gestión Documental

• Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica

• Conservación.

• Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía

• Selección, Traslado de la Documentación

NORMAS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:

1. En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo,

2. La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo, siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivísticas ISAD-G,

3. Los documentos administrativos que se produzcan o reciban el ente, deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacia abajo, una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones,

4. Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su titulo preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente.

5. Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo

6. La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, disket, libros o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.

7. La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.

8. Corresponde a los responsables del archivo, gestionar el traslado o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.

• Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.

• Que el índice de consulta del documento sea mínimo.

• Que haya terminado el plazo de los dos años

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