APLICACIÓN DE LOS COSTOS COMBINADOS DENTRO DE UNA EMPRESA, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN DE ROMPOPE, EN EL MUNICIPIO DE SALCAJA

1. TITULO DE LA PROPUESTA.

A. “APLICACIÓN DE LOS COSTOS COMBINADOS DENTRO DE UNA EMPRESA, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN DE ROMPOPE, EN EL MUNICIPIO DE SALCAJA”

B. COMBINACIÓN DE COSTOS:

a.i) COSTOS ESTIMADOS POR PROCESOS.

1. INTRODUCCION

Para la empresa “Rompope Salcajá” se presenta una restructuración de los procesos administrativos, financieros y en especial un análisis de costos donde se les dará a conocer el método de costos combinados, estimados por procesos en los cuales se detalla paso a paso como se tienen que incorporar los elementos del costo en su producción.

También se hace énfasis en debilidades encontradas, durante la investigación realizada, en la cual se da una explicación del porque es una debilidad y su respectiva recomendación.

Se propone un organigrama de funciones en el cual se desglosa puesto por puesto organizado jerárquicamente, en la ubicación según sus responsabilidades en los procesos de la empresa.

A la vez también se hace un análisis a políticas y procedimientos en los cuales se proporciona una propuesta tanto en organigramas, como en manuales de funciones y procedimientos aplicables a la empresa.

2. JUSTIFICACIÓN

Se presenta esta propuesta por la necesidad observada, en la investigación de campo a la empresa “Rompope Salcajá”, en la cual no se encontraron procesos establecidos tanto administrativos, contables, financieros y una correcta aplicación de sus costos dentro de su contabilidad, ya que no cuentan con un manual contable y procesos de costos definidos para un correcto funcionamiento de la empresa y que esta pueda tener ciertos documentos como soporte mínimo para la creación de reportes y así poder llevar un mejor manejo de todos los documentos y verificar con una base que los procesos establecidos por el propietario sean cumplidos a cabalidad.

3. PRINCIPALES HALLAZGOS ENCONTRADOS.

CAJA Y BANCOS

Cheques al portador

Condición

Se emiten cheques al portador.

Criterio

Deben hacerse cheque a nombres directos para las diferentes compras y para los gastos.

Causa

Falta de seguimiento en los cheques.

No se puede comprobar el rastro de los cheques.

Falta de Organización y Sistematización:

Manual de Funciones.

Manual Contable.

Manual Financiero.

Efecto

Desconocimiento de a quien se emitió el cheque.

No se puede comprobar bien gasto que se tuvo

Recomendaciones:

El dueño debe responsabilizar al Administrador de:

Existe desconocimiento del manejo de los cheques según el manual los cheques no se pueden emitir al portador.

Se han hecho gastos sin comprobar fielmente para que se utilizara. Emitir cheques directos para conocer a donde se está yendo el gasto y que se compruebe como se está utilizando.

No existe un fondo fijo en Caja Chica

Condición

En la caja chica no existe un monto fijo lo que hace que esta suba y baje sin ningún control por medio de la gerencia.

Criterio

Debe existir un monto fijo de caja chica para que esta sea constante y la gerencia sepa los movimientos que este va utilizarse.

Causa

Falta de Control

Falta de Organización

Manual de Funciones

Manual Contable

Manual Financiero.

Efecto

Desconocimiento de la Gerencia (Negligencia).

Aprovechamiento de la falta de Control Interno, para gastos no propios de la empresa, robos o pérdidas.

Recomendaciones

El propietario debe responsabilizar al Gerente en cuanto a:

De que no se encuentre justificado gastos.

De no darle seguimiento adecuado al control de caja chica al personal encargado.

No hacer arqueos de caja chica constante.

No existe una hora fija para hacer los depósitos

Condición

No existe una hora fija para emitir los depósitos de los ingresos que se tienen día a día.

Criterio

Se debe tener tiempos específicos para hacer los depósitos.

Causa

Falta de Asesoría

Falta de Conocimientos

Falta de Organización y Sistematización:

Manual de Funciones

Manual Financiero

Efecto

Desconocimiento del Administrador

Perdida por robo del efectivo

Malversación de fondos por los empleados

Jineteo de fondos.

El resguardo de efectivo y valores es deficiente

Condición

El efectivo recibido lo manejan en la bolsa de pantalón del administrador o del dueño hasta al final del día.

Criterio

Los ingresos deben estar bien protegidos.

Debe tenerse un límite de tenencia de efectivo a cargo del personal encargado.

Causa

Falta de Manual de manejo de efectivo.

Falta de Caja Fuerte

Efecto

Faltantes de efectivo por robo interno o externo.

Jineteo de fondos por parte del Administrador o propietario.

Préstamos personales.

Recomendaciones:

El propietario para salvaguardar los ingresos de la licorera debe:

Instituir Manual de Efectivo (manejo) y exigir su cumplimiento por parte del Cajero, para que no exista negligencia por parte del empleado, para su mayor aprovechamiento personal.

Comprar una Caja Fuerte para el resguardo de efectivo y valores.

Mal Manejo de Efectivo

Condición

El efectivo no se deposita en horas específicas, no se tiene control de quien va depositar, no se tiene comprobantes de depósitos.

Criterio

Se debe contratar a una empresa de valores para la entrega y manejo de efectivo.

Deben existir recibos pre numerado que amparen la entrega de efectivo al personal interno o externo.

Causa

Falta de Organización

Negligencia en el manejo de efectivo

Falta de instrucción por parte de la Gerencia Interno, provocando robos, estafas.

Efecto

Robo interno o externo

Aprovechamiento por la falta de Control Interno, Provocando ropos estafas, etc.

Recomendaciones:

Se recomienda al propietario realizar lo siguiente:

Emitir Normas y Procedimientos, para la recepción, custodia y manejo de efectivo.

Contratar a una empresa de valores confiable, para el correcto traslado de valores de la empresa.

CUENTAS POR COBRAR

Cuentas por cobrar a empleados

Condición

Se dieron créditos a empleados sin ningún documento de soporte.

Criterio

Debe haber un documento de soporte para los préstamos que se le hagan a cualquier empleado.

Causa

Negligencia por parte de la Gerencia.

No hay políticas para préstamos a empleados

Efecto

No hay documento de respaldo para los préstamos a empleados.

Recomendaciones

Al propietario le recomendamos:

Tener documentos de respaldo para los préstamos.

Tener fechas para cobros establecidos.

Hacer un manual de procedimientos para solicitar préstamos y su respectivo cobro.

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

Condición

Algunos créditos no se registran, tanto los créditos, como los abonos respectivos.

Criterio

Debe tenerse políticas de crédito y el registro adecuado de los abonos con recibos, y documentos que soporten los créditos hechos.

Causa

Falta de control de los créditos

Mal manejo de los procedimientos de crédito.

Negligencia del cajero y encargado de créditos.

Efecto

No saber cuánto se tiene en realidad en la cuenta de créditos.

Créditos no recuperables por falta de documentos de soporte.

Recomendaciones:

Al propietario recomendamos:

Tener un documento auxiliar donde se registren los créditos a los clientes.

Entregar recibos de caja por cada abono que nos hagan.

Tener un adecuado manejo de la cartera de clientes.

FALTA DE DOCUMENTACIÓN

Falta de documentación por gastos

Condición

Se tienen gastos que no cuentan con la documentación respectiva para soportar el gasto.

Criterio

No se verifican los gastos oportunamente.

No existe un archivo correlativo de las facturas que soporten gastos.

Causa

Falta de cumplimiento en los manuales de ingresos para realizar los egresos.

No existe supervisión adecuada por parte la administración.

Efecto

Malversación de Fondos.

No se comprueban verdaderamente los gastos.

Recomendaciones

El propietario debe aplicar lo siguiente:

Exigir la documentación ordenada cronológicamente que respalde los egresos que se tuvieron.

Velar el cumplimiento de manual interno

Verificar que los gastos sean razonables con naturaleza de la empresa.

INTRODUCCIÒN:

El manual de políticas y procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la

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