ASPECTOS CONTABLES Y POLITICAS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LOS ENTES ECONOMICOS

GUIA DE APRENDIZAJE N° 06

ASPECTOS CONTABLES Y POLITICAS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LOS ENTES ECONOMICOS

TRABAJO PRESENTADO A:

INSTRUCTOR:

SENA

CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTA D.C 2013

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE # 1

1.1 Consulte el decreto 2650 de 1993 Descripciones y Dinámicas sobre manejo de caja y de bancos; identifique las cuentas que se utilizan para codificar y registrar caja y caja menor y bancos, construya un diagrama de la dinámica de cada una de las cuentas.

RTA/

CAPITULO III. Descripciones y Dinámicas.

• Art. 15. Disponible

CLASE GRUPO CUENTA

1. ACTIVO

DESCRIPCION

débito, con excepción de las Provisiones, las Depreciaciones y las Amortizaciones Acumuladas, que serán Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que por lo general, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el Disponible, las Inversiones, los Deudores, los Inventarios, las Propiedades Planta y Equipo, los Intangibles, los Diferidos, los Otros Activos y las Valorizaciones.

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas.

El ente económico deberá ajustar sus activos de acuerdo con el Sistema Integral de Ajustes por Inflación mensual o anualmente, de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

CLASE GRUPO CUENTA

1. ACTIVO 11 DISPONIBLE

DESCRIPCION

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los depósitos en Bancos y otras entidades financieras, las Remesas en Tránsito y los Fondos.

CLASE GRUPO CUENTA

1. ACTIVO 11 DISPONIBLE 1105 CAJA

DESCRIPCIÓN

Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata

DINAMICA

DEBITOS CREDITOS

a. Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. a. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro.

b. Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos. b. Por el valor de la negociación de divisas.

c. Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado. c. Por los faltantes en caja al efectuar arqueos.

d. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor d. Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

e. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor.

f. Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran.

Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las subcuentas 136530 - Responsabilidades -, cuando sean faltantes en caja o 238095 - Otros - si se trata de sobrantes en caja.

CLASE GRUPO CUENTA

1. ACTIVO 11 DISPONIBLE 1110 BANCOS

DESCRIPCION

Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.

Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado.

D I N A M I C A

DEBITOS CREDITOS

a. Por los depósitos realizados mediante consignaciones. a. Por el valor de los cheques girados.

b. Por las notas crédito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como:

- Abonos originados en razón a los préstamos obtenidos.

- Abonos originados en operaciones de remesas al cobro confirmadas o remesas negociadas.

- Por consignaciones nacionales de clientes.

- Abonos originados por el reintegro de exportaciones.

- Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad del ente económico en el respectivo banco. b. Por el valor de las notas débito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como:

- Cargos originados por el no pago de cheques

- Cargo por concepto de gastos a favor de la entidad crediticia tales como: Intereses, comisiones, Portes, Papelería, Telex y Chequeras

.- Cargos por concepto de abonos o cancelación de préstamos

.- Cargos por concepto de reembolso, de cartas de crédito por importaciones o compras nacionales adquiridas mediante esta modalidad.

- Por cualquier otra operación que disminuya la disponibilidad de la sociedad en el respectivo banco.

c. Por el valor de los traslados de cuentas corrientes. c. Por el valor de los traslados de cuentas corrientes.

d. Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización. d. Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

e. Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

Caja general

Cuenta 1105 Caja general: son todos los valores representativos en dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.

Es común encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer:

• El nombre del documento.

• El concepto.

• La descripción de la operación.

• Codificación.

Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:

Código de la cuenta (mínimo seis dígitos).

• Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.

• Valor de la transacción.

• Razón de la transacción.

El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Registra el

Código: son números que identifican y clasifican una serie de operaciones comunes y se denomina código de cuenta para agrupar en un mismo concepto todas las operaciones de un período. El código se coloca en cada soporte de contabilidad, sea éste, un comprobante de pago, la factura de venta, etc.

Cuenta: es el nombre de una serie de operaciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se les denomina cuentas reales o de balance, porque son las que se exponen en el balance general, obligatorias hasta el cuarto dígito del PUC, como por ejemplo la 1105 Caja.

Subcuenta: representa el origen de las operaciones y está compuesta por los seis primeros dígitos, por ejemplo 110505 Caja general donde se recoge el detalle de la operación.

Auxiliar: existen contabilidades de 8 o más dígitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y sub-auxiliares por los requerimiento de la información. Un ejemplo son los requerimiento de la Administración de impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen ventas de contado, ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito y otros ingresos.

Valor de la transacción: es la medición económica de la transacción que se verifica mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al crédito si la cuenta entrega.

Razón: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa que identificará los elementos necesarios de la operación.

Libro auxiliar: el libro auxiliar de contabilidad es donde se hacen los registros que afectan una cuenta en particular, vienen en varias formas:

• Cocido o empastado.

• Hojas sueltas con pasta dura.

• Hojas continúas para computador.

El libro auxiliar está compuesto, en primer lugar por una hoja de control donde se registra el total del comprobante de contabilidad y por el conjunto de hojas (cuentas corrientes para las subcuentas)

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