Auditoria Administrativa

TEMA 3

Para efectuar la auditoria, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del control interno, la auditoria tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero, sin embargo, para la auditoria administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

En una auditoria administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoria administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.

En el manejo y control de las tareas de auditoria administrativa se re-quieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoria, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoria”.

Los procedimientos de auditoria se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. Naturaleza de los procedimientos de auditoria. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoria será el más indicado y eficiente.

Procedimientos de auditoria de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de auditoria da origen a los procedimientos siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION

1. Investigación documental (de hechos y registros)

2. Observación directa

CUESTIONARIOS

1. Cuestionario general

2. Cuestionario por áreas funcionales

3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo

4. Cuestionario de análisis de procedimientos

5. Cuestionario de análisis del sistema de información

6. Cuestionario de análisis de formas

7. Hoja de análisis

8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)

ENTREVISTAS

1. Entrevistas a funcionarios y gerentes

2. Entrevistas a jefes de departamento

3. Entrevistas a personal operativo

Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios

Básicos, los cuales son:

Sentido de la evaluación

La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como

Colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren

El buen control administrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos

preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación

de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la

capacidad técnica de Ingenieros, contadores, y demás personal de una organización.

Proceso de Verificación

La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a

nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no

concuerda con lo que el responsable del área piensa que se está realizando.

Pensar como el Administrador

El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y

preguntarse: ¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando a

cabo?, ¿Cómo planear y medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo

se realizó de manera precisa y oportuna?

15.9 Realización de una auditoria administrativa

15.9.1 Consideraciones preliminares

Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente.

Debe definirse el ALCANCE, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente

parte de una organización. La Auditoria también puede centrarse en un área funcional

de la empresa: planeación, contabilidad, mercadotecnia, investigación y desarrollo,

ingeniería, manufactura, o personal. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de

trabajo y en el elemento humano ó en el sistema de información.

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Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria administrativa es enfocándola en

una o más funciones básicas de la gerencia: planeación, organización, integración de

personal, dirección y control. También se puede limitar la evaluación a un cierto nivel

de la administración: alto, medio o bajo.

En general, el alcance de la auditoria administrativa se debe definir con base en un

análisis costo – beneficio. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos, la

Auditoria debe realizarse.

El PERSONAL que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado

por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene

es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones

pueden ser hechas con mayor amplitud. Cuando la organización carece de consultores y

auditores competentes o están muy ocupados en otras tareas, lo aconsejable es contratar

los servicios de auditores y consultores externos.

Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere, es

necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer

la frecuencia de la Auditoria administrativa será el tipo de organización. Cuando la

organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, ó

cuando los recursos que utiliza son costosos, la Auditoria administrativa debe ser más

frecuente. Las Auditorias administrativas deben hacerse con la suficiente frecuencia

para evitar problemas crecientes, pero con un marco de tiempo más amplio que las

Auditorias financieras, que se hacen anualmente. Para una organización sometida a

cambios rápidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevado valor, la

frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves ó

de que éstos lleguen a arraigarse sería cada 2 años. Para organizaciones relativamente

estables la Auditoria puede llevarse a cabo cada tres años. En ningún caso puede

permitirse que el intervalo exceda 3 años.

15.10 Conducción de la auditoria

Una vez decididos el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditoria, el siguiente

paso es emprender la Auditoria real, lo cual implica la investigación y el análisis de los

hechos que ocurren en el presente mediante cuestionarios y entrevistas y así poder

determinar los problemas de la organización.

15.10.1 Entrevistas

Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben

preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la información que

requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y

se les debe avisar previamente para que preparen la documentación que se requerirá. En

la entrevista el auditor comenzará por establecer el propósito de la misma y la

importancia del acopio de hechos para la revisión de las áreas funcionales bajo estudio.

El ambiente debe ser amistoso y abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia

todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la

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información, solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga

sus iniciales.

15.10.2 Cuestionario de auditoria administrativa

El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del

mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el cuestionario

permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la

organización. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la

metodología que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios

administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de personal y control.

Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado

para apreciar el nivel de desempeño del área investigada, indicando si es excelente,

bueno, adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el

desempeño.

15.10.3 Conclusión de

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