Agencias Y Sucursales

AGENCIAS Y SUCURSALES

Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.

Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

AGENCIA

Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales.

Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz.

Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea.

Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia.

Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia.

Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.

Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE

Tiene personalidad jurídica propia.

Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

Cobran comisión por las mercancías vendidas.

No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

¿Qué características debe tener la agencia “ideal” para ser seleccionada por los clientes? los entrevistados señalaron los siguientes elementos:

1. Creatividad

2. Buen Servicio

3. Conocimiento del Mercado

4. Planeación Estratégica

5. Rapidez/Agilidad

6. Precio

7. Servicios Integrados

8. Proactividad

9. Eficacia

10. Tamaño/Red

11. Implementación

CARACTERISTICAS DE LAS AGENCIAS: Las agencias no originan o confeccionan estados financieros y sus principales características son:

• No tienen personería jurídica

• Tienen mercancía para la exhibición

• Tramita pedidos de la casa central

• No lleva contabilidad

• Lleva un registro de fondo fijo de caja

• No maneja su propio fondo de caja, sino que éste proviene de la casa central

• No tiene capital propio

SUCURSALES

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz..

La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

CARACTERISTICAS DE LAS SUCURSALES: Las sucursales originan estados financieros resúmenes llamados “Estados Combinados”, o “Borradores Combinados”, que son borradores para efectos de mostrar la situación conjunta de la sucursal y de la Casa Central. Dichos borradores son extra-libros.

Las principales características de las sucursales son:

• No tienen personería jurídica

• Tienen mercancías para la venta (de la Casa Central o de otras empresas)

• Venden directamente (concede crédito, y realiza sus propios cobros)

• Administra sus dineros (efectúa sus propios pagos)

• Lleva libros de contabilidad (tienen un sistema contable)

• No tiene capital social

Características para la apertura de una sucursal:

• Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.

• Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.

• Efectúa su propia facturación.

• Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

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