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Análisis De Puesto

Yarimag8 de Noviembre de 2011

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Análisis de Puesto

¿Quién hace el Análisis?

No existe una norma generalmente aceptada sobre quién debe hacer el análisis de puesto; puede hacerlo alguien de la empresa o extraño a ella.

En algunas compañías donde la función de administración de remuneraciones existe y está bien definida, la responsabilidad puede signársele a uno de sus miembros. Los analistas deben reunir ciertos requisitos personales: debe ser una persona de criterio amplio que investigue los trabajos objetivamente, sin saltar a conclusiones precipitadas que puedan no hacerle justicia el puesto y pudiera hacerlo parecer más o menos importante de lo que es.

Los analistas deben someterse a un entrenamiento para:

Informarse de la misión que deben cumplir

Unificar criterios

Explicarles la técnica del análisis de puestos

Familiarizarse con la psicología de los trabajadores y las reacciones típicas al análisis

Analizar preguntas y comentarios típicos que se presentan en todo proceso de análisis de puestos y formular las respuestas a esas preguntas y comentarios.

El analista debe saber distinguir entre lo que es significativo del trabajo y lo que son tareas o elementos de tareas no tan significativas que el ocupante incluye solo para impresionar.

El resultado de este análisis puede transformarse en una descripción de puesto, transformarse en una evaluación del puesto y de ahí puede determinarse la remuneración que se le asigne; esté resultado permite establecer el propósito del puesto o la razón de su existencia.

Técnica de Análisis

El objetivo primordial de una análisis es establecer las obligaciones del puesto, los requisitos, sus responsabilidades y las condiciones ambientales en las que se desempeña; sin embargo, el analista no debe plasmar en el papel todo lo que el interesado mencione, porque en ese caso, la labor del analista sería solo de transcriptor.

Lo importante es separar la información significativa de la otra y cerciorarse de que lo mencionado por el interesado no sólo es eficaz sino que es necesario.

Otro dato importante es que es imprescindible preguntarse el cómo, el cuándo y el porqué de los hechos; como también es importante distinguir entre las calificaciones personales de un individuo que ocupa un puesto y los requisitos mínimos esenciales para cubrir ese puesto

Procedimiento para llevar a cabo el análisis

Existen 7 procedimientos para llevar a cabo el análisis:

Observación directa

Diarios y Anotaciones

Consultas Técnicas

Entrevista Individual

Entrevista de Grupo

Cuestionarios

Combinación de alguno de los anteriores.

OBSERVACIÓN DIRECTA

Éste es un procedimiento sencillo que consiste sólo en observar el trabajo que se está haciendo; si es necesario pueden agregarse algunas preguntas, pero funcionarían solamente como complemento, ya que la información se obtiene fundamentalmente de la observación.

El procedimiento es apto sólo para trabajos manuales, e incluso se limita a trabajos repetitivos; por ejemplo: Las operaciones de máquinas.

Un analista bien entrenado para realizar este procedimiento adquiere experiencia para juzgar el tipo de requisitos con los que es necesario cumplir para desempeñar el puesto satisfactoriamente.

Desventajas

Está limitado a trabajos manuales y repetitivos

El tiempo que demanda es extenso

La observación debe hacerse puesto por puesto.

DIARIOS Y ANOTACIONES

Este procedimiento consiste en solicitar al ocupante del puesto que haga anotaciones sobre su trabajo por un periodo que puede variar, de acuerdo a la naturaleza del mismo. En estas anotaciones se debe incluir el porcentaje de tiempo dedicado a las diversas tareas

El procedimiento se aplica principalmente a puestos de operación y mantenimiento.

Ventaja

Identifica las tareas que pueden ser muy variadas (tales como las de mantenimiento)

Desventaja

Requiere mucho tiempo de ejecución

Puede no proporcionarse información completa sobre el puesto

CONSULTAS TÉCNICAS

Este método consiste en recabar información de una seria de fuentes, como pueden ser ocupantes del puesto, supervisores o consultores con especialidad en el tema.

Se aplica a puestos de contenido estandarizado como puestos de ingeniería, contabilidad, dibujantes, etc.

Ventaja

Genera información de fuentes confiables

Desventaja

El tipo de puestos para aplicar es limitado.

ENTREVISTAS INDIVIDUALES

Éste es uno de los procedimientos más usados para analizar puestos. Como su nombre lo dice, consiste en entrevistar al ocupante del puesto y hacerle preguntas hasta conocer las tareas regulares, los requisitos, el alcance de las responsabilidades y las condiciones de trabajo en que el puesto se desempeña.

Se usa para analizar trabajos no manuales, en los que no es posible inferir todo el contenido y el alcance del puesto a través de una simple observación.

El analista debe prepararse adecuadamente para la entrevista, ordenar sus ideas y pensar en las preguntas que le hará al entrevistado. La persona que va a ser entrevistada, debe saber con anterioridad el propósito y objetivo de la entrevista.

Un buen entrevistador sabe cómo hacer para que el entrevistado se sienta relajado y transmita lo que sabe sobre su trabajo.

Al término de la entrevista es aconsejable resumir el resultado con el entrevistado; luego que se tienen las conclusiones, conviene comentar los resultados con el supervisor directo.

Ventajas

Amplía el horizonte de puestos que pueden analizarse

Si está bien hecho, los resultados son más confiables

Desventajas

Requiere mayor tiempo de preparación por parte del analista.

El rendimiento es limitado porque solo se hace una entrevista a la vez.

ENTREVISTA DE GRUPO

Para una entrevista de grupo se puede seleccionar todos os ocupantes del puesto y se les entrevista colectivamente, o se elige un grupo representativo de ocupantes.

Si se elige un grupo representativo se debe establecer un mecanismo de selección de entrevistados y explicarles a todos el procedimiento, especialmente a los no seleccionados, para evitar que ellos puedan tener reacciones negativas o suponer que se les dejó fuera de manera intencional.

El procedimiento se utiliza cuando el puesto tiene varias posiciones y conviene obtener las respuestas de más de uno de los ocupantes.

Ventajas

Amplía el horizonte de puestos que pueden analizarse

Si está bien hecho, los resultados son más confiables

Desventajas

Pueden demandar más tiempo

La entrevista puede transformarse en una queja colectiva sobre el trabajo

Los no seleccionados pueden sentirse excluidos

El analista debe preparar un cuestionario para guiar la entrevista. El cuestionario utilizado para el empleado es más extenso en cantidad de preguntas pero estas preguntas son de menor profundidad relativa y están orientadas más a la persona que al mismo puesto. El cuestionario utilizado para el supervisor contiene menos preguntas y estas preguntas están relacionadas exclusivamente con el puesto, no con la persona que lo ocupa

Preguntas relacionadas con las responsabilidades del puesto

1. ¿Con que frecuencia se reúne con sus subalternos?

2. ¿Quién es su jefe inmediato?

3. ¿Son sus decisiones revisadas antes o después de que se ha tomado la acción?

4. ¿Qué equipo o maquinaria de la compañía de la compañía tiene usted a su cargo?

5. ¿Planea usted su propio trabajo?

6. ¿Mantiene usted archivos de la compañía?

7. ¿Son estos archivos confidenciales?

Preguntas relacionadas con las condiciones de trabajo

1. ¿En qué ambiente se desarrolla su trabajo?

2. ¿Cómo es su lugar de trabajo con respecto a temperatura y ventilación?

3. ¿Trabaja usted con andamios o escaleras?

4. ¿Cómo son las condiciones de seguridad en su lugar de trabajo?

El segundo conjunto de preguntas es una guía para la entrevista posterior con el supervisor

1. ¿Qué entrenamiento o experiencia especial se necesita tener antes de poder asumir el puesto?

2. ¿Cuánto entrenamiento en el puesto es necesario después de que el empleado ha sido asignado al puesto para ayudarlo a obtener un rendimiento satisfactorio?

3. ¿Qué habilidad mental especial se requiere para el desempeño satisfactorio del puesto?

4. Describa las condiciones ambientales de trabajo e indique los aspectos desagradables y peligrosos.

CUESTIONARIO

Este procedimiento es el más complejo y el más completo de todos. En él se consignan todas las preguntas que se estiman necesarias para conocer el puesto y se hace llegar al ocupante, dándole tiempo para responder. Se utiliza para trabajos de tipo intelectual y ejecutivo. Va especialmente dirigido a puestos muy complejos, los cuales una entrevista puede dejar muchos espacios vacios. Los cuestionarios pueden ser de dos tipos:

Cuestionario abierto

Contiene una serie de preguntas generales que el ocupante del puesto debe contestar con sus propias palabras. Se utiliza para analizar puestos ejecutivos ya que se supone que están lo debidamente calificados para contestar esas preguntas.

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