Aspectos fundamentales de la Gestión de Proyectos
ajennifermi1985Apuntes28 de Enero de 2017
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Aspectos fundamentales de la Gestión de Proyectos
MATERIAL DE LECTURA:
Semana 4: ¿Cómo gestionar el proyecto?
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4.
¿Cómo gestionar el proyecto?
En este módulo nos enfocamos en
gestionar el proyecto. Los componentes
básicos de la gestión del proyecto
incluyen los siguientes:
1. Definir el alcance,
2. Determinar los recursos disponibles,
3. Gestionar la línea temporal,
4. Gestionar el equipo.
Ya se han presentado algunos de estos
conceptos y ahora continuaremos con
más información sobre la Gestión del
Proyecto.
En primer lugar, debes recordar los conceptos de
alcance:
1. Al recabar los requisitos se definen y
documentan las características del producto y
del proyecto que se requieren para cumplir las
expectativas y los requisitos de los interesados
del proyecto.
2. Los requisitos son las condiciones y las
capacidades que se deben alcanzar durante la
ejecución del proyecto.
3. El éxito del proyecto se ve influenciado de
manera directa por la precisión y la exhaustividad
con que se identifican todos los requisitos y las
expectativas durante este proceso.
4. El objetivo de definir el alcance del proyecto es
el de crear la declaración del alcance del proyecto.
La declaración del alcance del proyecto define los
resultados del proyecto y el trabajo requerido
para obtener dichos resultados.
5. La declaración del alcance del proyecto sirve
para brindar una base documentada para el
común entendimiento del alcance del proyecto
entre los interesados y sienta las bases para
tomar diferentes decisiones del proyecto.
En segundo lugar, debes recordar los recursos:
Los recursos se pueden identificar mediante la
elaboración de una lista SEMPL y suelen consistir
en lo siguiente:
• Suministros.
• Equipos.
• Materiales.
• Personas.
SEMANA 4
¿CÓMO GESTIONAR EL PROYECTO?
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En tercer lugar, debes recordar definir los roles y las responsabilidades:
Definir los roles y las responsabilidades del proyecto comúnmente implica crear un gráfico de la organización del
proyecto, un plan de dotación de personal y definir las políticas y los procedimientos del equipo.
Lógicamente, la planificación de los recursos humanos es uno de los procesos que se aplican primero en la planificación
del proyecto. Debido a que la estructura de la organización tendrá una gran influencia en los requisitos comunicativos
del proyecto, la planificación de los recursos humanos se encuentra relacionada de manera estrecha con la planificación
de las comunicaciones.
Los proyectos se pueden dotar con personal externo e interno a la organización, o con una mezcla de ambos. Como
puedes imaginar, un equipo de proyecto compuesto de miembros del personal que provengan de varios grupos de la
organización y se empleen de manera temporal será bastante diferente de un equipo de proyecto en el cual todos los
miembros se contraten de afuera. Para comprender mejor la dinámica de las diferentes organizaciones de proyectos, es
útil comprender la manera en que las diferentes organizaciones suelen dotar sus proyectos de personal. Por lo tanto,
este módulo comienza con una presentación de algunos fundamentos importantes sobre teoría organizativa.
4.
¿Cómo gestionar el proyecto?
La siguiente lista incluye las tareas comúnmente asociadas con la definición de los roles y las
responsabilidades del proyecto:
Desarrollar el gráfico organizativo para el trabajo del proyecto.
Describir los efectos de tu proyecto sobre las unidades organizativas, las interfaces técnicas y la presencia de
distintas disciplinas técnicas.
Utilizar una estructura de desglose de la organización (OBS, por su sigla en inglés) para evaluar las responsabilidades
de cada unidad para los ítems de trabajo específicos de tu proyecto.
Desarrollar una matriz de asignación de responsabilidades (RACI, por su sigla en inglés) para definir los roles y las
responsabilidades específicos.
Tras el proceso de planificación de la gestión de recursos humanos se obtienen los siguientes productos:
• El plan de gestión de recursos humanos: describe cómo y cuándo se aplicarán los recursos humanos al equipo
del proyecto.
• El plan de recursos humanos, que es el producto de este proceso, consta en realidad de un conjunto de
documentos. Este plan combina, en un conjunto de documentos, la matriz de los roles y las responsabilidades (la
matriz RACI), el plan de gestión de la dotación de personal (que define cuándo se emplean los recursos y cuándo
dejan de utilizarse), la matriz de organización del proyecto y otros datos relacionados con los recursos humanos.
Definir y documentar información de esta magnitud tomará muchas páginas.
SEMANA 4
¿CÓMO GESTIONAR EL PROYECTO?
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Definir un plan de dotación de personal que establezca cuándo el personal participa
en el proyecto y cuándo debe abandonarlo.
Desarrollar las políticas y los procedimientos de tu equipo de proyecto.
Piensa cómo se define, utiliza y documenta este proceso de gestión de proyectos
en tu organización. Compara el uso que hace tu organización de este proceso con
nuestra definición.
El Cronograma del proyecto
Una parte crítica de la planificación del proyecto es planificar el cronograma.
Varias acciones contribuyen a la planificación del cronograma. Primero, el gerente
del proyecto planificará las actividades o tareas específicas que derivan de la
declaración del alcance del proyecto. Al mismo tiempo, el gerente del proyecto
determina las secuencias y duraciones del proyecto y planifica el calendario del
mismo. El resultado final será un cronograma del proyecto que se utilizará como
punto de referencia para la ejecución del proyecto.
4.
¿Cómo gestionar el proyecto?
SEMANA 4
¿CÓMO GESTIONAR EL PROYECTO?
4.
¿Cómo gestionar el proyecto?
¿Cómo definir las actividades del proyecto?
El proceso de definir las actividades lógicamente viene después de
la finalización de la definición del alcance del proyecto. Definimos
las actividades del proyecto para convertir en actividades
orientadas a la acción los resultados y objetivos que se definen
como parte de la declaración del alcance. El principal producto de
esta acción es la lista de actividades.
En la realidad la mayoría de los profesionales de la gestión de
proyectos utiliza su opinión experta para definir las actividades.
Muchas veces esto sucede en paralelo con la definición y
documentación de la declaración del alcance, la definición de los
requisitos de recursos y el presupuesto del proyecto.
La lista de actividades documenta las actividades (o tareas)
específicas del proyecto que se realizarán durante el proyecto. La
metodología de gestión de proyectos de la organización en la que
estés trabajando definirá el nivel de especificidad o detalle que
se requiere en la lista de actividades. Este documento puede ser
muy general o muy detallado, según la necesidad del proyecto y
de la organización.
Muchas listas de actividades se desarrollan utilizando Microsoft
Project o una herramienta de gestión de proyectos similar. Como
mínimo la lista de actividades debe incluir lo siguiente:
Nombre del proyecto.
Gerente del proyecto.
Fecha del documento.
Fases del proyecto.
Resultados o hitos del proyecto.
Paquetes de trabajo del proyecto.
Actividades del proyecto (asociadas con los paquetes de trabajo).
Comúnmente, en la lista de actividades también se muestra
información adicional, como la duración de la actividad, la fecha
de comienzo, la fecha de finalización y los recursos asignados.
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¿CÓMO GESTIONAR EL PROYECTO?
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¿Cómo gestionar el proyecto?
¿Cómo secuenciar las actividades del proyecto?
Secuenciar las actividades es un paso esencial que se debe realizar con precisión antes de desarrollar
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