Auditoria D3e Gestion De Calidad

1. Objetivo

Conocer en forma detallada y evaluar el grado de eficacia de los procesos administrativos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad en su cumplimiento con referencia a los requisitos de la norma ISO 9001:2000.

2. Alcance

Abarcó los procesos certificados del Sistema: Adquisiciones, Mantenimiento, Ingresos, Admisión a licenciatura por examen, Soporte tecnológico, Contratación de personal administrativo y Nómina, además del proceso de soporte de Competencias, en las Unidades Los Mochis, Guasave, Guamúchil, Culiacán, Mazatlán y El Fuerte, así como la Rectoría.

3. Estado que guarda el SGC e importancia de la auditoria interna

Actualmente, el Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentra en una situación de revisión y análisis profundos buscando adecuar las actividades administrativas descritas en cada uno de los procesos del sistema a la realidad que vive la Universidad. En este sentido la importancia que reviste el emprender la búsqueda de resultados generados en cada uno de los procesos y establecer el nivel de relación entre el propio sistema y los requisitos de la norma, proporciona una visión más amplia del quehacer administrativo como elemento de soporte de suma importancia para el desarrollo de la academia.

La auditoria fue realizada atendiendo los puntos de la norma ISO 19011, que establecen los requisitos sobre los que se deben de practicar auditorias internas al Sistema de Gestión de la Calidad en forma sistematizada y programada, son una herramienta de control determinante para conocer el funcionamiento sistémico de los procesos administrativos y de gestión.

4. Hallazgos.

Se consideran como hallazgos todos los hechos relevantes de los procesos administrativos del Sistema de Gestión de la Calidad, tanto los positivos como aquellos que ponen en riesgo el cumplimiento de los requisitos de la norma y de los procedimientos establecidos institucionalmente para la estandarización de la operación.

4.1. Proceso de Adquisiciones:

4.1.1. Rectoría

1.- En base a una muestra aleatoria, se detectó que la información respecto al estado que guardan las requisiciones, no es notificada al área solicitante conforme al tiempo máximo estipulado en la política 5.8 del procedimiento.

2.- Se identificaron requisiciones que fueron surtidas después de haber excedido el plazo establecido por la política 5.9 del procedimiento y algunas otras que fueron identificadas como “pendientes”, cuyo plazo había caducado.

3.- El responsable del proceso muestra desconocimiento general del proceso y, consecuentemente, de su responsabilidad y autoridad en el desarrollo del procedimiento.

4.- No existe evidencia de manejo del procedimiento de selección y evaluación de proveedores por parte de los actores responsables; así mismo, se evidenció que este procedimiento dejó de practicarse desde hace algunos meses.

5.- Se identificó el uso del formato de medición de satisfacción al cliente, el cuál es un documento no controlado.

6.- Algunas requisiciones no cuentan con la evidencia que valide la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos especificados en la Requisición de bienes y servicios, incumpliendo con la política 5.22 del procedimiento.

7.- No se lleva una evaluación al proceso, repercutiendo en la política 5.23

8.- Se encontraron requisiciones que no siguieron el curso normal del procedimiento, puesto que faltaban algunas firmas establecidas dentro del formato.

9.- Existen requisiciones autorizadas e inclusive con producto entregado, las cuales no se encuentran en el formato de requisiciones oficial establecido.

Por lo tanto debieron de haberse rechazado por no contar con el código de formato oficial.

10. Algunas requisiciones son autorizadas y atendidas de antemano sin contar con el número de folio correspondiente.

4.1.2. Unidad Los Mochis

1.- Se identificó el uso de un formato para medir la satisfacción al cliente, el cuál es un documento no controlado.

2.- Las encuestas de satisfacción al cliente no cuentan con un apartado que incluya la firma del cliente, por lo tanto no se puede asegurar la confiabilidad de la información recabada.

3.- Se encontró que el sello de goma de satisfacción al cliente se plasma en la factura y es firmado por el Jefe de área de servicios generales, estos criterios de registro y firma no están estandarizados.

4.- Se encontraron requisiciones que no son surtidas en los tiempos que señala el procedimiento conforme la política 5.9 del mismo.

5.- La información contenida en el concentrado de la medición de satisfacción al cliente presenta algunas diferencias con respecto a las encuestas de satisfacción recabadas.

6.- El Subdirector Administrativo desconoce parte de la responsabilidad y autoridad de su cargo en el procedimiento.

7.- No es comunicado el seguimiento y medición del proceso, por parte de las oficinas centrales a los operativos del proceso.

4.1.3. Unidad Guasave

1.- Se encontró evidencia en algunas requisiciones surtidas la omisión de firmas de Vo. Bo. para la compra del bien o servicio.

2.- La bitácora de registros de requisiciones no está debidamente llena (incompleta).

3.- No se encontró evidencia de que se reciba respuesta por parte de las oficinas centrales (Rectoría) del estado de las requisiciones aprobadas y/o canceladas.

4.- El mecanismo de autorización de las requisiciones excede el tiempo establecido de respuesta, incumpliendo la política 5.9 del procedimiento ya que se encontraron requisiciones con status de “pendiente”, que se pasan de la fecha o tiempo de respuesta establecido.

5.- No se encontró evidencia de que se envíe a las oficinas centrales (Rectoría) la información correspondiente a la satisfacción del cliente (estadístico y gráficos), incumpliendo con la responsabilidad que se señala en el procedimiento.

6.- No se encontró evidencia de que se lleve a cabo la medición de la satisfacción del cliente

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