Auditoría Nocturna

Funciones.

1.- Analizar los cierres de caja:

a) Detectar y corregir errores en los cierres de caja;

b) verificar la procedencia de comandas, archivos y débitos de la cuenta del huésped;

c) emitir el informe de la auditoría nocturna.

2.- Identificar y corregir errores u omisiones:

a) Analizar el libro de novedades del ama de llaves;

b) incluir reservas en el sistema;

c) tomar acciones sobre la oferta o no conformidad de las reservas;

d) cancelar o corregir comprobantes de débito;

e) realizar el control y registro de documentos anulados, extraviados o usados indebidamente;

f) hacer el seguimiento de los errores encontrados.

3.- Monitorear los límites de crédito de los huéspedes:

a) Verificar los límites de crédito de las cuentas;

b) alertar a la gerencia de recepción sobre saldos elevados e indicadores de problemas en la cuenta de los huéspedes.

4.- Entregar facturas:

a) Verificar el cumplimiento del procedimiento de facturación y cobros y evidenciar su aplicación correcta o la existencia de adulteraciones o excesos en los valores cobrados;

b) organizar y enumerar los documentos antes de enviarlos al área de contabilidad.

5.- Realizar informes:

a) Verificar la veracidad de los datos generados y emitir boletines estadísticos, planillas y balances diarios de los diferentes puntos de venta;

b) elaborar el pronóstico de ocupación hotelera a ocho días con datos actuales.

6.- Orientar sobre procedimientos:

a) Capacitar al personal de recepción, caja y demás emisores de comprobantes de débito, sobre los procedimientos de elaboración, tramitación y archivo de documentos.

7.- Analizar y registrar las novedades:

a) Revisar, analizar el libro de novedades y registrar sucesos ocurridos, fomentar acciones para evitar la repetición de errores y fallas identificadas en la auditoria;

b) dar seguimiento a las acciones tomadas para eliminar errores encontrados e informar a los diferentes departamentos responsables.

8.- Actualizar el sistema de información:

a) Hacer respaldos de seguridad;

b) enviar al personal involucrado, la información relativa a la actualización del sistema;

c) mantener las máquinas en condiciones operacionales con datos actualizados.

9.- Operar equipos de recepción:

a) Operar el computador, impresora, teléfono, central telefónica, tarifador de llamadas, fax, calculadora y máquina de tarjetas de crédito.

10.- Apoyar al equipo humano de recepción:

a) Realizar el registro de ingreso del huésped (check in) y salida del huésped (check out);

b) recibir pedidos de los clientes o huéspedes y transmitirlos a los responsables de cada departamento;

c) recibir, anotar y entregar mensajes;

d) preparar el cierre de cuenta del huésped;

e) revisar las cuentas;

f) notificar al cliente sobre su saldo;

g) solicitar pre-autorización de tarjetas de crédito;

h) emitir facturas durante el proceso de salida del huésped (check out);

i) resolver problemas de exceso de contratación (overbooking) y reserva confirmada que no se presentó (no show).

11.- Mantener comunicación con otras áreas:

a) Mantener comunicación con las diferentes áreas del hotel que generan puntos de venta para evaluar los informes generados y coordinar actividades.

Competencias.-

El auditor nocturno, para alcanzar los resultados esperados debe ser competente con base en los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes.

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