CATEGORÍAS DE LOS ÍNDICES DE GESTIÓN

CATEGORÍAS DE LOS ÍNDICES DE GESTIÓN

A nivel macro de unidades estratégicas y operativas, los índices de gestión

se pueden agrupar en seis categorías:

A) Índices de ejecución presupuestal

El presupuesto es un punto de partida en la planeación de una gestión

empresarial, debe reflejar los objetivos, las metas y los programas de una

organización: dicha estrategia debe conducir al desempeño de la misión y al

logro de la visión a largo plazo. Por ello con razón se afirma que el

presupuesto es el plan estratégico de la s compañía.

La ejecución eficiente y eficaz del presupuesto es, por lo tanto el índice de

gestión clave y fundamental de una organización.

La ejecución presupuestal debe medirse y evaluarse sistemáticamente tanto

a nivel corporativo (macro) como en cada una de las unidades estratégicas

y operativas.

Existen diferentes metodologías de cómo monitorear la ejecución

presupuestal. Cada empresa debe definir con claridad una metodología y

seguirla automáticamente en cada uno de los niveles. En el nivel

corporativo, este análisis debe ser macro, pero desencadena en cascada

hacia las unidades estratégicas y operativas donde el estudio y la monitoría

de la ejecución presupuestal debe ser micro.

Existen tres requisitos para la ejecución presupuestal:

¾ Políticas corporativas sobre ejecución presupuestal. En el nivel

corporativo, la junta directiva debe definir políticas relacionadas con:

i. Ejecución del presupuesto de inversiones. ii. Políticas salariales e incentivos

iii. Políticas de precios

iv. Políticas específicas sobre la ejecución presupuestal

v. Índices de medición de la ejecución presupuestal.

¾ El diseño de una metodología de seguimiento, que debe comprender

cuatro elementos:

i. Definición de rubros que deben monitorearse corporativamente y

en las unidades estratégicas operativas.

ii. El nivel de desagregación de las cifras de ejecución presupuestal

en cada uno de los niveles de la organización.

iii. Metodología y periodicidad del análisis

iv. Diseño de los instrumentos de monitoreo y seguimiento

¾ Puesta en marcha de la monitoría de la ejecución presupuestal, la cual

comprende:

i. Diseño u obtención de un programa integrado con la contabilidad

agregue o desagregue los rubros presupuestales y su ejecución

con acceso discriminado por usuario.

ii. En ausencia de un sistema automatizado es indispensable diseñar

las formas manuales que permitan hacer comparaciones de

ejecución entre lo presupuestado y lo ejecutado en términos de

ingresos, costos y gastos.

iii. Diseño de un sistema de alarma en la ejecución presupuestal.

Éste consiste en diseñar un “semáforo” que indique en rojo los

rubros de comportamiento crítico en el presupuesto, amarillo los

rubros de cuidado y verde los rubros de comportamiento

esperado o excepcional. La responsabilidad de este análisis recae

sobre el departamento financiero, es contable según las

responsabilidades en cada organización.

iv. Análisis de la ejecución presupuestal, la información que se

genere sobre la ejecución presupuestal será la base parta la toma de decisiones, por lo tanto será un elemento de control de gestión.

Si la información sobre la ejecución presupuestal se obtiene y no

pasa nada, se ha perdido el esfuerzo.

B) Índices de eficiencia

Llamados índices cuantitativos, la eficiencia mide la razón de rendimiento

obtenido sobre los recursos utilizados, en otras palabras, la eficiencia

integra factores que suelen expresarse en unidades cuantitativas como

pesos, horas, porcentajes.

Miden el cumplimiento de las metas específicas relacionadas con el uso de

recursos por ejemplo:

ROI

Inversión

Beneficios Retorno de la Inversión = =

Costo total mano de obra

Ventas Productividad enVentas =

Pasivosl o plazo Patrimonio

Utilidad Operacional M en de utilidad operacional

+ = arg

arg

Ventas

Utilidad Bruta M argen bruto de utilidades =

Número de acciones en circulación

Utilidadneta Utilidad por acción =

Cada empresa debe seleccionar como índices de eficiencia aquellas

razones más relevantes para el negocio en particular, dado que las

características de cada negocio determinan los índices de eficiencia.

C) Índices de eficacia

Miden el grado en que se alcanzaron los objetivos y metas de la

organización, dejando a un lado los recursos que se utilizan. Estos índices

deben integrarse con los índices de eficiencia para así obtener la

productividad deseada para la empresa que consiste en ser eficaz (logro de

objetivos y metas) con la mejor utilización de los recursos.

Son índices de eficacia:

- Índice de participación en el mercado

- Índices de rotación

- Índice de crecimiento en ventas, entre otros.

D) Índices de equidad

La equidad mide la justicia, imparcialidad o igualdad con que una

organización retribuye sus grupos de interés: Accionistas, colaboradores,

sociedad y el Estado. Siendo con esto los índices de equidad los

componentes fundamentales del balance social de las compañías.

Algunos índices de equidad son:

¾ Para los colaboradores:

* Índices de inversión

* Índices de beneficios extralegales.

* Índices de inversión en bienestar laboral.

* Índices de colaboradores en vivienda.

* Índices de colaboradores con apoyo educativo.

¾ Para los accionistas:

Rentabilidad por acción.

¾ Para la comunidad:

Índices de inversión en programas sociales y comunitarios.

¾ Para el estado:

Cumplimiento de obligaciones tributarias.

Los índices de equidad son cada vez más importantes pues constituyen

componentes fundamentales del balance social de las compañías

E) Índices de impacto

Cada organización tiene un conjunto de índices que poseen un impacto

fundamental sobre le éxito de su negocio, que debe seguirse de manera

permanente, de manera tal que las organizaciones deben definir, medir y

hacer seguimiento sobre un conjunto de índices de impacto.

Los índices de impacto son la medición de aquellos factores que determinan

la competitividad de una empresa, son los que hacen la diferencia frente a

la competencia, los que aseguran su permanencia en el mercado,

crecimiento y rentabilidad.

Existen dos tipos de índices de impacto:

- Los fundamentales o competitivos; son aquellos que las empresas

deben monitorear en forma permanente como condición para mantener

su competitividad. Los índices fundamentales son cuatro:

Índice de rentabilidad, es el resultado de la eficiencia y la eficacia

organizacional y debe generar el análisis de la productividad de la

compañía.

Índice de satisfacción del cliente interno, se obtiene mediante

mediciones periódicas de la cultura o del clima organizacional. En la

actualidad es muy importante que cada compañía desarrolle una

“Libreta de calificaciones” mediante la cual haga seguimiento a cada

uno de los factores claves de la satisfacción del cliente interno.

Índice de satisfacción del cliente externo, es producto de la evaluación

sistemática y permanente que hace el cliente sobre el servicio que

recibe. Cada organización debe poner en marcha un sistema que le

permita escuchar al cliente, recibir su evaluación y medir la satisfacción

del servicio que recibe.

Índice de competitividad, es el resultado de un análisis sistemático de la

competencia. Cada empresa debe definir factores de comparabilidad

con sus competidores, esta comparación debe hacerse sobre

parámetros claramente definidos, identificando los competidores y los

factores de comparabilidad.

- Índices de impacto causales: son aquellos factores internos o

externos que generan satisfacción o insatisfacción y que tienen efecto

sobre los índices fundamentales, es decir, aquellos que afectan la rentabilidad, el servicio al cliente interno o externo, así como los índices

de competitividad. Por ejemplo:

Índices de reclamos, de rotación, de reclamos de clientes internos, de

cartera vencida, de recuperación de cartera, de la respuesta a la

competencia, de respuesta al mercado, etc.

F) Índices de actividad

Son los índices que facilitan la coordinación y aseguran el seguimiento de

las decisiones gerenciales, generando beneficios como son la creación de

una cultura de seguimiento y coordinación disciplinada de las actividades

gerenciales, que ya han sido fijadas, así como su tiempo de realización.

Las organizaciones planean un gran número de actividades que resulta

difícil controlar cuantitativamente, pero sí en el tiempo de su realización, por

esto es posible controlar la desviación de tiempo entre la fecha programada

para realizar una actividad y su ejecución.

El cronograma o barras de Gantt es uno de los programas más tradicionales

para el control de actividades, luego surgió el PERT como una herramienta

más sofisticada, entre otros.

Muchas empresas no tienen la cultura de monitorear las actividades, por

esto las actividades que se planea hacer no se hacen o no se obtienen los

resultados deseados, por ejemplo, juntas aplazadas, en las reuniones no

asisten todos los que deberían asistir, ni comienzan a la hora indicada ni se

alcanzan a cumplir las gestiones que se suponía debían hacerse.

Algunos ejemplos de índices de actividad son el número de juntas directivas

planeadas en contraste con las realizadas, número de decisiones planeadas

Vs. Las ejecutadas, índices de participación en equipos de mejoramiento,

entre otras.

1.4.9.3. LEVANTAMIENTO DEL INDICADOR

Para el levantamiento e implementación de los indicadores se cuenta con la

asesoría de un profesional encargado de esta función y el diligenciamiento

de un formato, el cual reúne los datos generales y específicos para la

realización de las fichas técnicas necesarias para el desarrollo del Manual

de Indicadores de Gestión, contando con los parámetros y descripciones

generales acerca del correcto funcionamiento y evolución del indicador. Dentro del levantamiento de este indicador se estipula el tipo de indicador,

la periodicidad, y el modelo grafico por el cual se va a dar a conocer el

indicador en el ámbito general.

1.4.9.4. LOS INDICADORES DE GESTIÓN Y LA PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

Los indicadores de gestión resultan de la necesidad de integrar los

resultados operacionales y estratégicos de la compañía. Deben difundir a

todos los empleados la estrategia corporativa, que es el camino o plan que

se debe seguir para lograr la misión, buscando que cada uno de los

integrantes de la organización debe estar consciente del papel fundamental

que tiene su estrategia para lograr el objetivo global.

Para lograr los objetivos organizacionales, los indicadores de gestión deben

cumplir con unos requisitos y características especiales como lo son:

- Simplicidad: se concibe como la capacidad de definir el fenómeno que

se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recursos.

- Adecuación: se define como la actitud de la medida para describir de

forma completa el fenómeno o efecto, reflejar la magnitud del mismo y

mostrar su desviación real del nivel deseado

- Validez en el tiempo: se refiere a la necesidad de la continuidad de los

indicadores, así tendrán que ser reproducibles en el tiempo y en

condiciones idénticas.

- Conocimiento por parte de los usuarios: plantea la importancia de la

interacción entre los usuarios y los indicadores de gestión, en la cual el

personal debe estar involucrado en el diseño y proporción de recursos y

formación para la ejecución de los indicadores.

- Auditabilidad: Ajena a las actividades, la auditoria debe poder verificar

que se están aplicando correctamente las reglas y procesos.

Al igual que los índices de gestión se clasifican en diversos grupos, los

indicadores de gestión de acuerdo con su enfoque se pueden ubicar en dos

tipos generales de indicadores: los enfocados al resultado (corto plazo) y

los indicadores al proceso (mediano y largo plazo).

Cuando el enfoque se da a los resultados, la relación entre el superior y

colaborador ocasiona sentimientos de frustración debido a la presencia de

premios y castigos según el alcance o no de los objetivos. Por otra parte,

cuando se enfoca al seguimiento de los procesos indicadores de largo plazo que observan la tendencia del comportamiento de los sistemas, el

resultado es más positivo.

Además de los indicadores mencionados anteriormente, existen:

- Indicadores generales

- Indicadores de servicio y distribución

- Indicadores de rendimiento

- Indicadores de productividad

- Indicadores de gestión y financieros

- Indicadores de personal

- Indicadores de informática

- Indicadores de clientes internos e

- Indicadores de los estados financieros

Todo lo anterior proporciona las bases necesarias a una empresa para

implementar un programa de herramientas que permitan evaluar

cuantitativamente el estado y evolución de la gestión de calidad, utilizando

toda la información que proporcionan los indicadores para lograr que el

proceso de la toma de decisiones sea efectivo.

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