CICLOS DE CONTROL INTERNO

OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

RIESGOS

CONTROLES

Aceptar a cualquier cliente sin revisar su historial

Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración

Otorgar cualquier número de días de plazo al cliente

Analiza al cliente. No todos necesitarán el plazo, y no todos serán dignos de él

No llevar un control de la cartera de clientes

Define límites para cada cliente, revisa sus historiales de compra y comportamiento de pago. Del volumen y cumplimiento dependerá también tu riesgo

Hacer un acuerdo solo por palabra  

Ponlo por escrito. Todas las condiciones del crédito, desde plazos y descuentos por pago anticipado hasta penalizaciones por incumplimiento, deben quedar asentadas en un contrato.

Dejar que paguen de acuerdo al criterio de los clientes

Poner en práctica un plan de cobranza. Si te deben, cobra eficientemente. Desde la emisión de la factura a tiempos hasta la llamada de recordatorio unos días antes de vencer el plazo deben ser pasos bien estructurados en tu plan para cobrar.

TOMA DE PEDIDOS

RIESGOS

CONTROLES

Cambios de personal que origines incompatibilidad de funciones

Clara exposición de los procedimientos a través de manuales de política y de procesamiento

Alteraciones en el flujo de información para ocultarlos

Estándares aprobados para el desarrollo de sistemas

Falta de actualización de procedimientos y técnicas establecidas de control interno.

Verificación periódica de las aprobaciones, cambios de formatos, sistemas de archivos, nuevos procedimientos.

Cualquier colaborador puede autorizar pedidos

Firmas autorizadas para aprobar pedidos.

Pedidos con estándares que no se puedan cumplir

Comparación de pedidos con archivos de clientes, precios, condiciones, etc.

ENTREGA O EMBARQUE DE MERCANCIA Y/O PRESTACION DEL SERVICIO

RIESGOS

CONTROLES

Embarque de cantidades equivocadas, con retraso o muy adelantadas o a clientes con límite de crédito excedido  

Ordenes de embarque o entrega prenumeradas por personas distinta de la función de embarque

Embarque de mercancías a quien no correspondan

Acceso ilimitado de mercancías existentes para la venta

Embarque de mercancías a quien no correspondan

Políticas de procedimiento documentado para programar embarques

Registro de mercancías no embarcadas

Conciliación de cantidades que salen de del inventario contra cantidades facturadas

No tomar en cuenta las quejas de los clientes creando mala fama de la empresa

Investigación de las quejas de clientes, separando las funciones de quien las recibe y quien las analiza.

FACTURACION

RIESGOS

CONTROLES

Emisión de facturas incorrectas y/o extemporáneas

Verificación de los datos contenidos en las facturas

Emisión de facturas incorrectas

Comparación de los datos de la factura con la documentación de los pedidos y embarques

Facturación a clientes sin cupo de crédito

El sistema restringe de forma automática la facturación a clientes sin cupo de crédito

Facturación a clientes ficticios

Los usuarios que registran los pedidos son diferentes a los que crean los clientes y facturan

Otorgamientos de descuentos no autorizados

Se tienen definidos los niveles que aprueban descuentos.

CONTABILIZACION DE COMISIONES

RIESGOS

CONTROLES

Procesamiento de cuentas incorrectamente

Conciliación periódica de los saldos auxiliares

CONTABILIZACION DE GARANTIAS

RIESGOS

CONTROLES

Pérdida o extravío de documentos importantes

Custodia y conservación de pagarés y garantías

No se registran modificaciones del valor de las garantías sin el correspondiente proceso interno de evaluación y autorización

Estas se registran al valor que según su naturaleza, se indique en la descripción de cada cuenta de este grupo

Políticas para el registro de disminución del valor de las garantías

Las disminuciones del valor de las mismas por su obsolescencia, difícil realización, daños u otros factores, deben ser reconocidas contablemente en cuanto se conozcan

Error en el registro contable de las garantías de depósitos en la misma entidad financiera

Las garantías de depósitos en la entidad financiera, se registran al valor nominal del documento

Políticas para el correcto registro de las  garantías de otras entidades financieras

Las garantías de otras entidades financieras se registran al valor nominal del documento.

CUENTAS POR COBRAR

RIESGOS

CONTROLES

Los informes preparados por la gerencia pueden presentar información errónea

Manuales de procedimientos y políticas de las cuentas, informes y actividades que deben evaluarse y verificarse.

Decisiones basadas en información errónea

Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones en materia de conciliación de actividades y operaciones con las cuentas contables, conciliación con terceros.

Técnicas utilizadas para proporcionar certeza de que se valúan en forma real los saldos registrados aplicando análisis de índices, tendencias, variaciones.

Algunos errores y omisiones podrían pasar inadvertidos y no ser corregidos

Los saldos en los libros pueden no reflejar evaluaciones reales de acuerdo a las condiciones existentes en una fecha determinada.

Preparación de notas a los estados financieros para contar con mayor información.

No se realiza seguimientos continuos a clientes que mantienen facturas vencidas

Conciliación de la cuentas de clientes de forma periódica