EL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES

Capítulo I El control interno y sus elementos

a) Definición y explicación de los conceptos que involucra

De acuerdo con el Instituto Americano de Contadores el Control Interno se define como el proceso diseñado por la administración y realizado por todo el personal de una entidad que aporta seguridad razonable y comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que una entidad adopta en forma coordinada para el cumplimiento de los siguientes objetivos:

1. La obtención de información financiera oportuna y veraz

2. La salvaguarda de sus activos

3. La promoción de la eficiencia en la operación

4. La adhesión a las políticas emanadas de la dirección

En 1992, la Comisión Estándar Internacional de Control Interno en Negocios (COSO por sus siglas en inglés: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), publicó en Estados Unidos su informe Control Interno – Estructura Integrada que ha servido como referencia común para evaluar el control interno.

Esta Comisión definió al control interno como un proceso que llevan a cabo el consejo de Administración, la dirección general y otros directivos para asegurarse razonablemente del cumplimiento de los objetivos de la entidad, relativos específicamente a las categorías de:

1. Confiabilidad de la información financiera

2. Cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales y,

3. Eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad.

A partir de la divulgación del informe COSO se han publicado en varios países en el mundo, diversos modelos de control, asi como numerosos lineamientos para un mejor gobierno corporativo; los más conocidos son los siguientes: COCO (Canadá), CADBURY (Reino Unido), VIENOT (Francia), PETERS (Holanda) y KING (Sudafrica)

b) Elementos del control interno

La estructura del control interno de una organización consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable con la finalidad de poder lograr los objetivos específicos de la misma.

1.- Elementos de la administración y la operación

La auditoría administrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de la empresa.

Son varios los conceptos fundamentales que deben guiar a quien corresponde dicha función. Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación, son los siguientes:

• Planes y objetivos

• Estructura orgánica

• Políticas y prácticas

• Sistemas y procedimientos

• Métodos de control

• Formas de operación

• Recursos materiales y humanos

Un procedimiento importante que no debe pasarse por alto y en el que nunca se hará el suficiente hincapié, es el de que es indispensable asegurar antes que todo perfecto entendimiento con la dirección en cuanto al número del personal de auditoría y los límites de los trabajos que se realicen. Es necesario este entendimiento antes de iniciar cualquier trabajo. Será de mucho valor para determinar las exigencias de personal desde el punto de vista de su capacidad técnica.

La responsabilidad de realizar los cambios para conseguir una mejoría en sistemas y procedimientos, suele encomendarse a un analista de métodos. Por otra parte, no es raro encontrar, en ciertos casos, que la dirección de una empresa deposite sobre los hombros del grupo de auditoría toda la responsabilidad de efectuar las modificaciones correspondientes en los sistemas y procedimientos.

1.1 Planes y objetivos

Al efectuar una revisión de los principios de la organización, es necesario dar la debida consideración a los planes generales y objetivos de la misma, a los aspectos básicos necesarios para que el trabajo se haga y bien, a la estructura organizativa, a las necesidades indispensables para el funcionamiento y la departamentalización, la forma de selección y desenvolvimiento del personal y a la disposición ordenada de un trabajo en equipo, a efecto de que haya unidad de acción en la consecución de las metas apetecidas.

Al evaluar los planes y objetivos generales, puede parecer, en algunos casos, que la alta dirección de una empresa no se ha percatado bien de hasta dónde unos planes mal trazados están impidiendo que se alcancen dichos objetivos.

Ahora bien, los planes pueden ser muy acertados, pero la organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos, debido a un cambio radical en su campo de actividades.

Cuando corresponda, el auditor incluirá en su estudio una investigación sobre las ventajas de la centralización o descentralización.

Otro aspecto a considerar es que ninguna organización es estática. Todo cambio, sea en los productos, métodos de operación, canales de distribución, aumento o disminución en volumen y hasta cambios en el personal clave, exigen una revisión y evaluación hasta cierto punto, a efecto de señalar defectos y sugerir remedios.

El éxito de un plan de organización es cualquier empresa, se refleja con toda claridad en la constante capacidad de la misma para mantenerse al parejo de las cambiantes situaciones de los negocios y percibir las grandes oportunidades que se están presentando como resultado de los adelantos tecnológicos, ideas y uso de nuevo y moderno equipo. La empresa bien organizada, está planeada mediante objetivos y planificación.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables encaminados al logro de las metas fijadas.

Otra deficiencia que se suele descubrir es la de que la dirección no informa a todos los afectados, sobre cambios probables en los planes y objetivos de la organización.

Los planes y objetivos representan los propósitos básicos y la consecución de las metas a largo plazo.

Una planeación bien hecha y adecuadamente combinada reducirá mucho la confusión y malos entendimientos entre la alta dirección y los jefes de departamento.

1.2 Estructura orgánica

La administración moderna, sin importar lo competente que sea, no puede funcionar con plena eficacia si no cuenta con un buen plan de organización.

Para la estructuración de una organización eficaz, todo lo que se requiere es el empleo de un criterio empresarial sensato. La primera tarea consiste en determinar los planes y objetivos basados en las ideas actuales y que determinarán operaciones futuras. La segunda es pasar una revisión minuciosa a los requerimientos básicos de la empresa, para llegar a realizaciones satisfactorias. Este examen involucra un análisis completo del servicio o producto a vender, la aceptación del cliente, canales de distribución, fábricas y equipo, personal, administración y otras necesidades. Las funciones de línea y asesoría necesitan ser determinadas y adecuadamente coordinadas. Se necesitarán manuales de organización a efecto de mostrar la relación entre las funciones y el fiujo de autoridad y responsabilidad.

Muchos ejecutivos no tienen la habilidad necesaria para guiar y coordinar actividades. Se da la situación de que un gerente general no busca ganar la plena cooperación de todos los ejecutivos clave para implantar las medidas de contabilidad apropiadas, evaluar resultados, dar pasos a corregir situaciones insatisfactorias.

Si se organizan comités con responsabilidades y autoridad claramente establecidas, cuyos miembros sean escogidos de acuerdo con su capacidad, cuya agenda y divulgación de datos se prepara con toda anticipación y cuyos programas de juntas tengan la necesaria regularidad para que puedan reunirse a examinar, discutir y actuar, es muy probable que muchos comités lleguen a ser elemento de importancia dentro de la organización.

Los jefes de departamento, divisiones y otras unidades administrativas, pueden ser de gran ayuda para la estructura de la empresa, si se les permite actuar y comportarse con toda libertad dentro de los marcos de sus funciones respectivas.

La dirección moderna logrará mejores resultados si delega, distribuye la carga de trabajo y asigna responsabilidades entre un mayor número de personas, a más de organizar y rediseñar la estructura, cuando se haga necesario, a fin de que todo el grupo administrativo pueda realizar un trabajo mejor.

Al llevar a cabo una revisión de la estructura orgánica, el auditor debe tener presente que los cambios en mercados, productos y servicios, en rutinas de trabajo y en la fábrica u otras instalaciones, pueden causar cambios en las líneas de autoridad y que estas líneas, así como las de responsabilidad, deben estar presentes a lo largo de toda la organización.

Al estudiar la gráfica de organización de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Necesita analizar cada uno de los elementos y completar su evaluación para determinar si la gráfica o gráficas de organización precisan los niveles adecuados de autoridad y responsabilidad.

Determinadas las funciones principales, puede pasarse a definir departamentos, divisiones y subdivisiones. Al seleccionarse bien los departamentos, se hace posible fijar las responsabilidades y determinar otros requerimientos. Un estudio de las necesidades de cada función hace posible el establecer las especificaciones del trabajo. Con ello, se estará en condiciones de establecer una base para la selección del personal apropiado que ocupe los distintos

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