CONTABILIDAD EN UN HOTEL

INTRODUCCION

Como cualquier empresa, la hotelera necesita instrumentos administrativos y contables que la ayuden a operar de manera organizada, competitiva y rentable, ya que no podría subsistir sin supervisión adecuada y un control eficaz de su funcionamiento: tampoco lo haría si no llevara una óptima contabilidad de sus operaciones.

En el presente trabajo, se muestran los principales aspectos de la contabilidad enfocada a la empresa hotelera y cómo se organiza idealmente un hotel: también se describe el papel de cada uno de los departamentos que lo componen. Se aborda el tema de la contabilidad en el hotel y se presenta un catálogo donde, de manera detallada, muestra los tipos de cuentas que existen, así como un instructivo de éstas y las reglas de control interno relativas a ellas. Asimismo, pone especial interés en aquellas subcuentas que presentan dificultad para su uso o interpretación.

Los estados Financieros de los hoteles deben prepararse atendiendo al cumplimiento de las normas contables adecuadas legales vigentes para cada país. A nivel internacional se recomienda seguir con los lineamientos de la American Motel and Hotel Association (AMHA) para la confección de los estados contables uniformes de hoteles, así como de información especial de tipo contable. El “Uniform System of Accounts for Hotels (USAH) es un sistema contable que fue diseñado, adoptado y recomendado por la Asociación Hotelera de Nueva York. Este sistema se ha convertido prácticamente en la norma o el sistema contable básico de la actividad del alojamiento a escala internacional. No se aparta y de hecho es consistente con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

El hotel funciona como cualquier otra empresa privada, se hacen libros diarios, y balances anuales. Generalmente en el hotel esa parte la manejan contadores, por lo que no hay muchas especificaciones con respecto a la parte hotelera.

Ingresa mercadería, hay ganancias, existen presupuestos por cada departamento, etc.

CONTABILIDAD DE UN HOTEL

VENTAS TOTALES DE RESTAURANTES E IMPUESTOS

Este total muestra todas las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditoria de los puntos de venta de restaurantes o demás puntos de venta.

PROPINAS DE RESTAURANTE, ROOM SERVICE, BANQUETES Y BARES

Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio representan un control importante. En cualquier caso los vouchers, propinas cargadas a las cuentas de los clientes, propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja y los vouchers de tarjetas de crédito son utilizados para verificar este total.

ROOM SERVICE

Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de merchandising para incrementar el consumo en Room Service.

VENTAS DE BANQUETES

Los hoteles con un volumen de operación alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. Estas cantidades son el total de los cheques que son cargados a banquetes. El auditor nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.

VENTAS DE BAR DE BANQUETES Y BARES EN GENERALES

Esta cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportados al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoria de las maquinas registradoras.

RENTA DE ESPACIOS

Son las rentas cobradas por salones de banquetes o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas

La grafica de organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y del as características que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. Sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada.

Atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. La función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. Los segundos son aquellos en los que se centraliza una función especifica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad.

LA ORGANIZACION DE UN HOTEL POR DEPARTAMENTOS O AREAS

CONSEJO DE AMINISTRACION

SEGURIDAD

AUDITORIA EXTERNA

DIRECTOR GENERAL

CONTRALOR GENERAL

AUDITOR ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL

CONTADOR GENERAL

AUDITOR INTERNO

GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA

CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDA

GERENTE DE COMPRAS

GERENTE DE PERSONAL

GERENTE RESIDENTE

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

GERENTE DE VENTAS

SUBCONTADOR

AUDITOR DE INGRESOS

AUDITOR NOCTURNO

JEFE DE CAJEROS

CAJA GENERAL

JEFE DE ALMACEN

RECEPCIONISTA DE ALMACEN

ASISTENTE DE PERSONAL

RECEPCION

JEFE DE TURNO

AMA DE LLAVES

JEFE DE LIMPIEZA

JEFE DE SEGURIDAD

JEFE DE LAVANDERÍA

JEFE DE COCINA

GERENTE DE CENTRO NOCTURNO

GERENTE DE BANQUETES

JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES

JEFE EJECUTIVO DE PISO

JEFE DE RESERVACIONES

JEFE DE RELACIONES PÚBLICAS

CAJEROS DEPARTAMENTALES

CAJEROS DE RECEPCION

AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN

ASISTENTE DE ALIMENTOS

ASISTENTE DE COCINA

CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE

PORTERO

RECEPCIONISTA

OPERADORA DE TELEFONO

CAMARISTA

AUXILIAR DE LIMPIEZA

PLOMERO, CARPINTERO, PINTOR,

En estas áreas es donde se lleva acabo la contabilidad de un hotel ya que por medio de estas se ingresa dinero al hotel y es necesario mantener una contabilidad adecuada ya que sino se tendrán perdidas y mal justificadas las cuentas y no se lograran las ganancias adecuadas

SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

• DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc.

• POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:

De ocupación de cuartos

De ventas de alimentos y bebidas

Diario de tintorería

Teléfonos

Telégrafos

Lavandería

De lectura para uso del auditor nocturno

• POLIZAS DE COMPRAS

Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares

• POLIZA DE INGRESOS POR DEPOSITO DEL BANCO

Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

• POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa.

Se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos.

• POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.

Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.

Por ajustes, traspasos etc.

• POLIZA DE CUENTA POR COBRAR

Se formulara para registrar las ventas a crédito. Su fuente de

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