Concepto E La Importancia De La Planeacion

Concepto e importancia de la planeación

Su concepto

Ya hemos dicho que mientras la previsión estudia “lo que puede hacerse”: “pre-ve” las condiciones en las que deberá desarrollarse nuestra futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con precisión “lo que va hacerse”.

La planeación consiste, por lo tanto, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarias para su realización.

Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurra cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.

Su importancia

Planear es tan importante como hacer, porque:

A) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación ;

B) Así como en la parte dinámica, lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear: si administrar es “hacer a través de otros”, necesitamos primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse;

C) El objetivo(señalado en la previsión) seria infecundo, si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado, íntegra y eficazmente: lo que en la previsión se descubrió como posible y conveniente, se afina y corrige en planeación;

D) Todo el plan tiende a ser económico; desgraciadamente, no siempre lo parece, porque todo plan consume tiempo, que por lo distante de realización, puede parecer innecesario e infecundo.

E) todo control es imposible si no se compara con un plan previo. Sin planes, se trabaja a ciegas.

Los principios de la planeación.

El principio de la precisión

“Los planes no deben hacerse con la afirmaciones vagas y genéricas, si no con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”.

Cuando carecemos de planes preciosos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura ya que, mientras el fin buscado sea impreciso los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces parcial o totalmente.

Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

El principio de la flexibilidad

“Dentro de la precisión-establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión”,

Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial.

Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona.

Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que pueden ocurrir.

A) ya sea fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos, como lo más normal,

B) ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten,

C) ya establecido sistemas para su rápida revisión.

El principio de la unidad

“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueden decirse que existe uno solo para cada función; y todos los que se aplica, en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueden decidirse que existe un solo plan general.” Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplica en unos de los departamentos básicos: produciendo, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.

De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacion. Al hablar de la dirección, repetiremos este principio, exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.

Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno solo.

Reglas sobre las políticas

Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar; sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez, es esencial en la administración, ya que esta consiste, en “hacer a través de otros”.

Sin embargo ¡con cuanta frecuencia se encuentran, aun en autores de gran prestigio, conceptos vagos, imprecisos, y aun falsos sobre las políticas, porque se toman, como si pertenecieran a su esencia, lo que son las meras notas accidentales en estos criterios fundamentales de la administración!

En especial suele confundirse a las políticas con los objetivos y con las reglas; por ello trataremos de establecer su diferencia con ambos.

Las políticas, ha dicho alguien, son “son objetivo en acción”; esto absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas. El objetivo fija las metas, en tantos que las políticas imperan ya la orden para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas. Así, v.gr.: el objetivo de un departamento de producción puede ser “obtener optima calidad”; la política seria “debe obtenerse optima calidad, para lo cual, los materiales serán seleccionados entre los más finos, el equipo será el de mayor precisión posible, y se laborara a base de un intensivo adiestramiento, sin importar que los costos puedan elevarse”.

Las políticas por otra parte, difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

Norma es todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genérico o específico; las normas genéricas, son precisamente las políticas, en tanto que las normas específicas son las reglas. Estas se caracterizan porque pueden aplicarse sin necesidad de decidir ningún extremo concreto. Así v.gr: es un una política: “todo personal que se emplee deberá escogerse en forma de que se, logre la máxima coordinación social, ideológica, etc.”; la regla seria: “no se admitirá personal que no sea mexicano por nacimiento”.

Ordinariamente, la mayor confusión suele surgir entre políticas y reglas: la mayor parte de las normas llamadas políticas por muchas empresas, no son más que reglas. Aunque es indiscutible que ambas son necesarias y que, en ocasiones es difícil distinguir cierto tipo de políticas más concretas, con relación a reglas más genéricas, porque casi se tocan, no lo es menos que el criterio personal debe ser este: la regla no deja campo de decisión o elección al jefe a quien se delega responsabilidad y autoridad, sino tan solo le permite analizar si el caso concreto que debe resolver, se encuentra o no, comprendido dentro de la regla que se le impone; la política, en cambio, busca señalarle solamente los criterios generales que han de orientar la acción en el mismo sentido; pero, de suyo, no son aplicables por sí mismas, mientras que el jefe subordinado no tome una decisión dentro del campo que esa política dejó a su criterio.

Mooney las ha comparado con los principios generales del Derecho. Así, el principio jurídico:” las leyes odiosas deben ser restringidas, y las favorables ampliadas”, puede no parecer en ningún artículo de una ley; y, sin embargo, inspira, ayuda interpretar y aun a suplir disposiciones legales. De igual manera, la política de altos salarios, no fija “cuanto se ha de pagar, pero sirve a los jefes de pagar los salarios, para interpretar los casos dudosos, y para suplir las omisiones que puedan tenerse”.

Las políticas pueden vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en normas; pueden también quedarse como declaraciones generales (propiamente estás son las que se llaman políticas) para cumplir las tres funciones señaladas: inspirar, interpretar y suplir normas. Se formulan siempre en los altos niveles.

Suelen existir tres problemas en la formulación de las políticas:

a) El primero radica en que, en muchas ocasiones, se considera que para formular que una política, basta con usar la expresión:”es política de esta empresa que…”

b) Lo segundo suele ser añadiendo a la regla el término “en lo posible”.

c) En tercer lugar, hay reglas que fijan tan solo márgenes o limites, v.gr.: “el sueldo que los jefes podrán autorizar para tal puesto, deberá encontrase entre $800 y $1000”. Es evidente que estos expedientes, u otros semejantes, puedan ayudar a quitar a la regla su rigidez absoluta; sin embargo, de suyo, no por ello crean políticas.

Sus especies

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