Contrato Inicial

Contacto inicial

En cualquier proceso de consultoría existen varias fases o procesos que deben realizarse. El primero de ellos es el contacto inicial, es decir que la consultoría entre en contacto con el cliente. La relación puede surgir de dos maneras:

1) El consultor establece el contacto

2) El cliente establece el contacto

La importancia de esta fase se encuentra en que de ésta dependan las interacciones posteriores entre el consultor y la empresa cliente. Durante esta etapa, el consultor debe explorar cuál es el verdadero problema, en tanto que pueda ser distinto del problema como lo percibe el cliente. Al final de esta fase, el consultor debería haber establecido una comprensión inicial hacia el cliente y su organización, debiendo tener una buena idea del aspecto temático para el cual ha sido contratado.

El consultor establece el contacto

Una de las formas de comenzar la relación con los clientes potenciales es dirigirse a ellos sin que éstos lo hayan solicitado. Es decir, el consultor es quién busca al cliente ofreciéndole sus servicios para despertar el interés del mismo. Esta es una manera no muy segura de obtener clientes.

Por otro lado, cuando el consultor tiene una basta información del cliente acerca de sus problemas y llega a exponerle posibles soluciones, o por lo menos convencerle de que es capaz de proponerle buenas iniciativas, es probable que el cliente acceda a aceptar sus servicios.

Sin embrago, al tratarse de una dependencia pública o de gobierno, el consultor no siempre tiene éxito al acercarse, ya que este tipo de organizaciones convoca a las consultorías a que les presenten un proyecto y son varios los consultores los que ofrecen sus servicios.

El cliente establece el contacto

Es la manera más usual de que el cliente entre en contacto con la consultoría. Aquí el cliente es quién se da cuenta de que en su empresa existen algunos tipos de problemas, por lo cual necesita un asesoramiento independiente, es aquí cuando toma la decisión de acudir con algún consultor profesional. Las razones más comunes que lo llevan a tomar esta decisión son las siguientes:

 Ha escuchado de la fama profesional del consultor.

 Le han recomendado por experiencia gratificante los servicios de un consultor, es la manera más frecuente.

 El cliente lo encuentra el nombre de un consultor en un registro, aunque no es muy frecuente.

 Ha escuchado al consultor en conferencias sobre administración de empresas y éstas le han impresionado.

 El cliente recuerda que el consultor lo había contactado anteriormente.

 El cliente contacta a un consultor que le resolvió satisfactoriamente un problema en el pasado.

Primeras reuniones

Durante las primeras reuniones el consultor debe considerar importante a su comportamiento y desempeño, ya que es el momento en el que debe atrapar la confianza del cliente, causando una impresión favorable. Esto ocurre porque el hecho de que el cliente pida una cita con el consultor no asegura que contratará sus servicios, por eso el consultor debe tener mucho cuidado en esta fase.

El consultor quiere asegurarse de que el cliente está interesado en autorizar el diagnóstico preliminar del problema, y que le facilitará los recursos necesarios para realizarlo, es decir que para el consultor es muy importante la colaboración del cliente en su trabajo.

Un aspecto importante en la primera reunión es que de ambas partes se envíe a una persona con el mismo nivel jerárquico, por ejemplo, si la empres solicitante envía a un ejecutivo de categoría superior, la organización de consultoría debe enviar a alguien de igual nivel.

En algunos casos las consultorías mandan a los mejores elementos en su representación al comienzo, pero posteriormente las tareas son realizadas por personal con menor capacidad, y esto es algo que no le agrada a los clientes. Por lo tanto, esta parte debe cuidarse mucho, ya que los clientes asumen el reto de trabajar no sólo con la organización consultora, sino con las personas que la involucran.

Preparación de las reuniones iniciales.

La preparación del consultor para la reunión inicial es un elemento clave dentro del proceso de consultoría. El consultor debe recopilar información acerca de los detalles, medio ambiente y problemas característicos del sector de actividad de la empresa para la que trabajará. Para el cliente esto es muy importante, ya que espera que el consultor este familiarizado con los posibles problemas que se planteen de la organización.

Dentro de la recopilación de información el consultor se encontrará con determinados hechos, con los productos y servicios que suministra el cliente. En esta fase, la participación del cliente también es importante, ya que es el que le proporciona documentos e información al consultor. El consultor, por su parte estará interesado en conocer las principales características y prácticas que normalmente son:

 La terminología comúnmente utilizada

 Naturaleza y posicionamiento de los mercados

 Los

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