Control Interno

CARTA DE CONTROL INTERNO

1.- PLANILLAS DE COBRANZAS

1.1OBSERVACION: No se discrimina en la cobranzas a los clientes, la moneda (nacional o extranjera) con la cual abonaron los clientes.

- CONDICION: En las planillas de Cobranzas se registran solamente en moneda nacional a pesar de recepcionarse dinero en moneda extranjera (dólares). Como podemos apreciar en los siguientes casos:

N° PLANILLA FECHA VENDEDOR M.N M.E

(dólares) IMPORTE COBRADO

-CRITERIO: Es necesario que se detalle separadamente la moneda nacional y la extranjera para la Sección Contable pueda revisar y registrar adecuadamente las operaciones y puedan calcular las diferencias de cambio correspondientes.

-CAUSA: El problema se origina por la carencia de un instructivo a los vendedores sobre la forma de diligencias las planillas de cobranzas.

-EFECTO: El área contable pueda omitir el cálculo de las diferencias de cambio, al no registrarse los importes cobrados en moneda extranjera lo cual pueda incidir en los estados financieros y en los aspectos tributarios

1.2 OBSERVACION: Carencia en planillas de cobranzas de la relación de los clientes que abonaron sus deudas.

-CONDICION: En las planillas de cobranzas no se indica los nombres de los clientes que pagaron sus deudas.

N° PLANILLA FECHA VENDEDOR NOMBRE CLIENTES N° COMPROBANTE IMPORTE COBRADO

-CRITERIO: Es importante detallar los nombres de los clientes y los importes cobrados para poder elaborar las tarjetas de los clientes.

-CAUSA: El problema se origina por la carencia de un instructivo a los vendedores sobre la forma de diligenciar las planillas de cobranzas.

-EFECTO: Cómo las planillas de cobranzas carecen de dicha información, el análisis de las cuentas por cobrar se complica y muchas veces se dificulta su elaboración tanto en la oportunidad y en su confiabilidad

2-.PROVISION DE COBRANZAS DUDOSA

2.1 OBSERVACION: No se ha efectuado la provisión de cobranza dudosa, situación que hubiera incidido en el resultado del ejercicio.

-CONDICION: No se ha efectuado la provisión de cobranza dudosa, situación que hubiera determinado el incremento de la pérdida del ejercicio.

-CRITERIO: La evaluación de la Cartera de Clientes es un asunto importante porque obliga a revisar los créditos otorgados y a efectuar un esfuerzo adicional con la finalidad de recuperar el dinero,así como seleccionar la clientela , cuya cobranza debe pasar a la vía judicial.

-CAUSA: El problema se origina porque la Contadora no efectuó el requerimiento a Gerencia General o jefatura de Créditos y Cobranzas.

-EFECTO: Los Estados Financieros no muestran el saldo real de las cuentas por cobrar,así como el efecto en los resultados de las empresas.

Es conveniente que para el siguiente periodo contable los departamentos de ventas y créditos y cobranza califiquen oportunamente la Cartera de Clientes y establezcan las cuentas incobrables.

Sin embargo, debemos anotar que se coordinó con los Jefes de Ventas y de Cobranzas y nos entregaron la relación de incobrables por un importe de s/1,350.00, que hemos considerado no incide de manera importante en los resultados obtenidos por la empresa.

3-.LETRAS POR COBRAR

3.1 Las tarjetas contables se llevan solamente en nuevas soles cuando deben anotarse tanbien en dólares, dado que una importante cantidad de letras han sido emitidas en dólares americanos. Es necesario adaptar las tarjetas para que los informes contables permitan un control adecuado de las letras por cobrar y facilite el cálculo de las diferencias de cambio.

3.2- Es importante la realización de arqueo de cajas mensuales de las letras por cobrar. En nuestra opinión dicha labor debe ser efectuadapor el personal contable con la finalidad de verificar sus saldos contables y coordinar oportunamente las reclasificaciones o ajustes necesarios para que los saldos reflejen la situación real. Adicionalmente este procedimiento servirá como un disuasivo.

3.3-Los informes de letras por cobrar deben incluir datos adicionales:

-Fecha de Omisión

-Número de Renovación

-Dirección para la Cobranza

-Nombre del Encargado de la Cobranza

-Días de atraso o morosidad de las letras

Información adicional permitirá un mejor control, porque en la primera revisión se podrá observar las letras que

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