Cuentas Por Cobrar

INTRODUCCIÓN

El estudio de sistemas de información es un proceso mediante el cual se realizan mejoras y cambios en los sistemas de una organización. Se apoya en un método y en un conjunto de técnicas y herramientas. Un método es una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea. Los más conocidos para el estudio de sistemas son: - El Método del ciclo de vida, - El Método del análisis estructurado, y - El Método del diseño evolutivo. Estos métodos utilizan distintas técnicas y herramientas para el relevamiento y registración de la información obtenida. Modelos lógicos. Los sistemas pueden ser representados por elementos de entrada que, sometidos a ciertas reglas de transformación, proceso, originan elementos de salida requeridos para el cumplimiento de sus objetivos. Estas reglas de transformación pueden comprender procedimientos secuenciales o cálculos y relaciones lógicas de distinta complejidad. El conjunto de estas reglas de transformación matemática o lógica constituye un modelo lógico de transformación de entradas en salidas. Los modelos lógicos están asociados al concepto de decisión, es decir, al proceso de evaluar distintas alternativas o cursos de acción y seleccionar uno de ellos. Estos modelos pueden ser representados utilizando:- Descripciones literarias.- Lenguaje estructurado.- Fórmulas lógico- matemáticas.- Diagramas lógicos.- Árboles de decisión.- Tablas de decisión. Consideraremos a continuación el uso de una de estas herramientas, las tablas de decisión, y las técnicas que se utilizan para su confección. Las tablas de decisión son herramientas que se utilizan: a) En la etapa de análisis de sistemas: para efectuar una representación gráfica simplificada de los procesos lógicos que hayan sido relevados durante la investigación detallada, a efectos de analizar si se adecuan o no a los requerimientos del sistema. b) En la etapa de diseño de sistemas: para representar gráficamente procesos lógicos creados para satisfacer las necesidades de las personas.

A continuación se detallara la utilidad del computador en las cuentas por cobrar, el sistema de la cartera real y las tablas de decisión.

UTILIDAD DEL COMPUTADOR EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Este módulo ayuda al usuario a mantener un registro de la actividad de sus clientes. Permite grabar cargos y créditos para sus clientes. Además de estas entradas, puede generar automáticamente cargos financieros para clientes con saldos vencidos. Para revisión también se encuentran disponibles la opción Diarios para todas esas entradas.

La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite entrar cargos y créditos para clientes que se hayan definido en el archivo de clientes. Si es necesario, durante la entrada de movimiento también se pueden añadir nuevos clientes de una forma muy rápida.

Si también se está usando el módulo de Facturación, Cuentas por Cobrar es usado principalmente para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se quiere rastrear el inventario ni enviar facturas impresas a sus clientes, las facturas para ellos pueden establecerse usando este módulo.

La información estará disponible en los Estados (informes) de cuentas de clientes y en los Reportes de Vencimientos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite generar automáticamente Cargos Financieros para saldos vencidos de clientes. Esos cargos son calculados basándose en las condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando se establezca el sistema. Ese interés puede cambiarse en cualquier momento. La información para todos los movimientos de Cuentas por Cobrar se retiene hasta que se cierre el período contable dado.

Esto permite imprimir un listado detallado de todos los movimientos para su revisión, antes de cerrar el periodo. En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envían al módulo de Contabilidad General un movimiento resumido en el cual se consolidan todos los movimientos y se hace una entrada para cada cuenta afectada.

La Facturación y cuentas por cobrar en este caso, las escuelas llevan un control diferente al de cualquier empresa ya que se cobran inscripciones y colegiaturas mensuales a "clientes" fijos. Por lo demás, es similar ya que se deben imprimir recibos, controlar la cobranza, imprimir recordatorios de adeudo, etc.

Todos estos usos de la computadora en el área administrativa de la escuela facilitan el trabajo de los que laboren en ella. Con esto se puede obtener mucha información valiosa que con métodos tradicionales sería casi imposible lograrlo. La existencia de información aunada con una cantidad mayor de tiempo disponible (al dejar de hacer cosas repetitivas que puede hacer la computadora) permite utilizar el tiempo en forma más efectiva en cosas mas importantes que redituaran en una mejor escuela y, lo que debe ser nuestra meta, una mejor enseñanza.

DIVERSAS APLICACIONES EN EL MANEJO DE LA CARTERA REAL

Sistema de Cartera

El Sistema de Cartera surge como una necesidad de la empresa para satisfacer a sus clientes más importantes otorgando un crédito definido a través de políticas generales de la empresa.

Los clientes más importantes son evaluados en su solvencia moral y económica como un medio de garantizar la recuperabilidad de la cartera.

Para la aprobación de un crédito a sus mejores clientes la empresa debe solicitar una garantía bancaria igual al cien por ciento de sus transacciones. Este valor es luego cancelado a la empresa en un plazo de hasta 30 días.

Así mismo los niveles de autorización de crédito para evitar posibles malas interpretaciones o autorizaciones de crédito inadecuadas son evaluadas al interior de la empresa.

Por lo tanto esto no constituye un alto riesgo crediticio, puesto que el crédito es celosamente vigilado por el Jefe del Área y en casos de montos más elevados para las compañías relacionadas, por el Gerente de la empresa. Por tanto existe un menor riesgo de contraer cuentas malas o incobrables.

En muchos casos de créditos las empresas otorgan una extensión del crédito en un plazo específico con cargo de intereses. En otras empresas esto no se cumple, por lo tanto las Cuentas por Cobrar se hacen efectivas en el plazo indicado y se convierten en un activo verdadero en ese tiempo.

La aplicación de Cartera detallada en el presente documento fue desarrollada por el Área de Sistemas de la empresa, en Foxpro 2.5 para DOS y fue implantada en Mayo de 1997 después de recibir el visto bueno de parte del Área de Reingeniería de Procesos de la Corporación.

El objetivo del Sistema de Cartera surge como necesidad de responder a los requerimientos de la Gerencia de otorgar créditos a sus principales clientes dándole facilidades cómodas de pago, acorde a su solicitud previamente establecida.

Esta aplicación tiene como finalidad manejar toda la información referente a la cartera, la misma que interactúa con los módulos de Caja / Bancos y Facturación.

2.1 Ambiente de Hardware y Software

2.1.1 Ambiente de Red de computadores

La empresa cuenta con un pequeño Centro de Cómputo que es el Área destinada para el jefe de Sistemas, Programadores y Operadores y equipos en general que permiten brindar la atención técnica necesaria como soporte en Hardware y Software de la empresa.

En esta área la empresa cuenta con una red Novell Netware 3.0 instalada en el Servidor Dedicado por medio del cual interactúan todos los usuarios del Sistema.

La red tiene integrada a 15 terminales inteligentes dentro de la empresa.

2.1.2 Equipos Disponibles

Los equipos que se encuentran operativos con el Sistema de Cartera son computadoras personales Compaq Prolínea 466 para los usuarios del Sistema, con las siguientes características:

Procesador 80486

8 Mb de RAM

420 Mb de espacio en disco

El Servidor utiliza un computador Pentium con las siguientes características:

Procesador INTEL

16 Mb de RAM

1,2 Gb de espacio en disco

2.1.3 Sistema Operativo

El Sistema Operativo de Red es Netware de Novell 3.0 y adicionalmente se encuentra instalado el Sistema Operativo DOS versión 6.2.

2.1.4 Software de Sistemas y Utilitarios

Lenguajes de Programación:

La empresa utiliza el lenguaje de Programación FOXPRO 2.5 para manejo de las Bases de Datos en sistema Operativo DOS.

Sistemas de Aplicación:

En la empresa se encuentran desarrollados algunos sistemas entre los que encontramos los que más se destacan:

Nombres Usuario

(Departamentos)

Nómina Personal

Inventarios Bodega

Activos Fijos Contabilidad

Contabilidad

Utilitarios:

Los principales utilitarios usados en esta empresa son:

Windows 3.1 para manejo de ambiente gráfico de comandos

Word, Excel para el desarrollo de hojas de cálculo y comunicaciones

Access para la manipulación de información que no ha sido ingresada al sistema

2.2 Funcionamiento del Sistema

2.2.1 Descripción del Proceso

La aplicación de Cartera está integrada a los módulos de Facturación y Caja / Bancos. En esta aplicación se recibe información de facturas, notas de débito, notas de crédito que alimentan al Sistema en el procesamiento diario.

La actualización de los archivos de la aplicación es inmediata y su procesamiento es centralizado.

Al ejecutar el proceso, el Sistema procede a evaluar los créditos aprobados y generar las correspondientes Notas de Crédito.

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