CUENTAS POR COBRAR

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

¿Crédito?

La palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”.

Crédito es cuando una persona, llamada acreedor, facilita, en calidad de préstamo, un activo y/o servicio; a otra persona llamada deudor, quien se compromete a la devolución del valor de dicho producto en términos acordados con el acreedor.

Funciones del Crédito

 Incremento del consumo.

 Fomento de uso de bienes y servicios.

 Ampliación y apertura de nuevos mercados.

 La principal razón por la que la mayoría de las empresas ofrecen ventas a crédito es porque sus competidores también ofrecen crédito.

Administración de Cuentas por Cobrar

 Las cuentas por cobrar: son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto (Incluye documentos por cobrar).

 Tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Políticas de Crédito

Conjunto de actividades y de decisiones que comprende las normas de crédito de una empresa, incluyendo los métodos empleados para cobrar las cuentas de crédito y los procedimientos para controlar el crédito.

Objetivos:

 Reduce al máximo la inversión de cuentas por cobrar.

 Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.

 Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación

Normas de Crédito:

Reglas que indican la solidez financiera mínima que un cliente debe tener para que se le conceda crédito.

Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crédito se relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.

No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es importante analizar el crédito: una herramienta conocida es a través de las cinco “C’s”.

Las Cinco “C” del Crédito

1. Carácter - Conducta: Historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas.

2. Capacidad: La disposición del solicitante para pagar el crédito solicitado, determinada por medio de un análisis de estados financieros centrado en los flujos de efectivo disponibles para reembolsar las obligaciones de la deuda.

3. Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

4. Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el pago.

5. Condiciones: Términos de pago en función de la situación empresarial actual y de las tendencias generales del país.

Términos de Crédito:

Condiciones de pago ofrecidas a los clientes a crédito; tales términos incluyen la amplitud del periodo de crédito y cualquier descuento en efectivo que se ofrezca.

 Periodo de crédito: tiempo por el cual se concede el crédito; después de esa fecha, la cuenta se considera atrasada.

 Descuento en efectivo: Reducción del precio de factura de los bienes, ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago.

Política de Cobranza:

Procedimientos que aplica una empresa para solicitar pago de sus cuentas por cobrar. Mientras más rápido reciba un cliente una factura, más pronto la podrá pagar, hoy en día se emplean los medios electrónicos para enviar facturas a los clientes.

Esta política es muy variable y está condicionada al mercado y giro del negocio.

TÉCNICAS POPULARES DE COBRO:

Cartas: Después de un cierto número de días, la empresa envía una carta formal recordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en cierto periodo después de que se envió esta carta, se envía una segunda carta más exigente.

Llamadas telefónicas: Si las cartas no tienen éxito, se puede realizar una llamada telefónica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene una excusa razonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo de pago. Se puede recurrir a una llamada por el abogado del vendedor.

Visitas Personales: Esta técnica es mucho más común a nivel de crédito de consumo, pero también la emplean eficientemente los proveedores industriales. Enviar a un vendedor local o a una persona de cobranzas para confrontar al cliente puede ser eficaz. El pago puede realizarse en el sitio.

Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a una agencia de cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicio son en general bastantes altos.

Acción legal: Es el paso más severo y una alternativa para el uso de una gerencia de cobro. La acción legal directa no solo es costosa, sino que puede llevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice la recepción final del monto vencido

Tips para una gestión de cobro exitosa:

 Establezca una buena comunicación y desarrolle el nivel de interés del deudor.

 Escuche con empatía.

 Use técnicas y estrategias de ventas.

 Negocie objeciones.

 Hacer Seguimiento.

Cambio en los estándares del crédito:

 Cambios y efectos en las utilidades que se esperan de la relajación de los estándares de crédito:

Contribución adicional de las ventas a las utilidades:

Los costos fijos son costos «hundidos» y, por lo tanto, un cambio en el nivel de ventas no los afecta, el único costo relevante para un cambio en las ventas son los costos variables.

Costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar:

Inversión promedio en las cuentas por cobrar:

Costo variable total de las ventas anuales

Rotación de las cuentas por cobrar*

*Rotación de las cuentas por cobrar:

365

Periodo promedio de cobro

Rotación de cuentas por cobrar:

Es el número de veces al año que las cuentas por cobrar de la empresa se convierten realmente en efectivo.

365

30*

*Promedio de días de cobro.

Costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar:

Inversión promedio, plan propuesto.

(-) Inversión promedio, plan presente

(=) Inversión marginal en las cuentas por cobrar

(X) Rendimiento requerido de la inversión

(=) Costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar

Costo de deudas incobrables marginales:

Se calcula obteniendo la diferencia entre los niveles de deudas incobrables antes y después de la relajación propuesta de los estándares de crédito.

Costo de deudas, con el plan propuesto

(-) Costo de deudas, con el plan presente

Ejemplo

Dad Tol, un fabricante de herramientas de torno, vende en la actualidad un producto en

Unidad: usd 10.00

Las ventas (todas a crédito)

Del año pasado fueron: 60,000.00 unidades

El costo variable por unidad

Es de: usd 6.00

Los costos fijos totales de la

Empresa son: usd 120,000.00

La empresa considera una relajación de los estándares de crédito que se espera de cómo resultado lo siguiente:

 un incremento del periodo promedio de cobro de 30 días a 45 días

 un aumento de los gastos por deudas incobrables del 1% de las ventas (el nivel actual) al 2%.

 el rendimiento requerido de la empresa de inversiones de riesgo similar, que es costo de oportunidad es del 15%

Para determinar si debe relajar sus estándares de crédito, Dad Tol debe calcular:

1. la contribución adicional de las ventas de la empresa a las utilidades

2. el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar

3. el costo de deudas incobrables marginales

1. la contribución adicional de las ventas de la empresa a las utilidades:

Se espera que las ventas aumenten un 5% o 3,000.00 unidades

Precio de venta: usd 10.00

Costo variable por unidad: usd 6.00

Contribución a las utilidades x unidad: usd 4.00

Contribución adicional de las ventas de la empresa a las utilidades = (3,000) x (4) = usd 12,000.00

2. el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar

Costo variable total de las ventas anuales:

Presente plan:(usd 6.00 x 60,000.00 unidades) = usd 360,000.00

Plan propuesto:(usd 6.00 x 63,000.00 unidades) = usd 378,000.00

Rotación de cuentas por cobrar:

Presente plan: 365/30 = 12.2

Plan propuesto: 365/45

...