OBJETIVO: |
El Proceso de Despacho de Mercadería tiene por finalidad atender los pedidos de los clientes de Perú y filiales con prontitud y calidad en los productos y servicio. |
ALCANCE: |
Este proceso abarca desde el ingreso del Pedido por parte de Comercial Perú, o de las filiales a través del asistente de exportaciones, hasta la entrega de los documentos de despacho como señal de la recepción y conformidad del pedido por el cliente o filial. |
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Despacho para Clientes en Perú |
Área/Responsable | Actividades |
Comercial | Asistente Comercial | - Ingresa pedido en el sistema
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Créditos y Cobranzas | Encargado de Créditos y Cobranza | - Aprueba el pedido en el
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Ingresa al sistema para revisar pedidos aprobados y analiza la capacidad de despacho que incluye la revisión de la disponibilidad del producto. Un producto en cuarentena o ubicado en almacén 009 , ó 007, No está disponible para la venta. Los pedidos ingresados y aprobados en la mañana (7:30am – 12:00) serán despachados en la tarde, y los pedidos ingresados y aprobados en la tarde (1:30pm – 5:00) serán despachados al día siguiente en la mañana.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - ¿Se tiene capacidad para despachar con transporte de (transportista interno)?
SI: Paso 6 NO: Continuar con el Paso 5 |
Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Contacta a Transportista de Terceros para que lleve la mercadería al cliente.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Entrega al Auxiliar de Almacén el picking (el cual retornará en el paso 10 con las correcciones para la impresión de la Guía de Remisión).
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Almacén | Asistente de Almacén | - Entrega el picking al Auxiliar de Almacén.
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Almacén | Auxiliar de Almacén | - Verifica (lote, vencimiento y estado del producto), controla (cantidades y peso) y retira la mercadería indicada en el picking y la localiza en la Zona de Despacho. En caso de vacunas, (frascos de plástico y viales), colocará geles refrigerantes en la caja de empaque, en una cantidad tal que asegure la conservación de las mismas, tal como se detalla en la Cartilla de Despacho de Productos Biológicos ubicada en el proceso I-LOG-02 “Almacenamiento y Transporte de Productos Biológicos”
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Almacén | Auxiliar de Almacén | - Verifica la mercadería indicada según guía de remisión, cantidad, descripción del producto, numero de lote, y que el producto este en buenas condiciones de despacho.
El verificador no será el mismo que haya preparado la mercadería. Tanto la persona que haya preparado y verificador, deberán registrar como responsables de cada uno de estos procesos correspondientes. |
Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Imprime las Guías de Remisión verificando que cumplan con los datos requeridos por Sunat:
- Motivo de Traslado
- Dirección del Punto de Partida y del Punto de Llegada, Apellidos, Nombre y RUC del Destinatario
- Datos de identificación de la unidad de transporte interno y del conductor: marca y Nro. de placa del vehículo, Nro. de licencia de conducir.
- Si el Transporte es de terceros, debe figurar RUC, Nombres y Apellidos o Razón Social del Transportista.
- Descripción, cantidad y peso del producto transportado.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Emite las facturas y verifica condiciones de pago de la Factura. Si las condiciones son pagar con Letras, imprime las letras y verifica que el número de Factura que sale en la Letra y el monto coincidan con datos de la Factura.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Asigna Transportista en función a las rutas de despacho y el volumen de mercadería e imprime la “Ruta de Despacho de Transportista”. Este reporte muestra los siguientes campos: Nombre del Transportista, placa del vehículo, cliente, zona de despacho, dirección de despacho, forma de pago, capacidad del vehiculo. Así mismo, contiene campos para ingresar la Hora y kilometraje de Salida y Llegada del transportista.
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Almacén | Asistente de Almacén / Vigilante / Transportista | - Verifican mercadería que se está cargando en el camión coincida con la copia de Guía de Remisión.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Inspecciona el estado del camión antes de la salida al despacho.
Si es un tercero pasar el Check list FA009. Si se trata de un transporte realizado desde un maquilador o almacén tercerizado, el responsable del envío debe realizar la revisión de la unidad de transporte en el punto de partida y enviarlo por correo o físico al Supervisor de Almacén de. |
Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Entrega al Transportista la “Ruta de Despacho de Transportista” y los documentos a entregar al cliente.
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Almacén | Transportista | - Recibe los documentos y sale a reparto según la ruta indicada por el Encargado de Distribución.
Los documentos que deben regresar firmados como cargo: Factura: copia Créditos y Cobranzas Guía de Remisión: copia Créditos y Cobranzas y Transportista, debe tener la firma y sello de la Empresa, Nombre legible y DNI del que firma. Letra: copia Créditos y Cobranzas Los documentos que deberá entregar al cliente son: Factura: copia Adquiriente y Sunat Guía de Remisión: copia Destinatario y Sunat Letra: Original |
Almacén | Transportista | - ¿El despacho es Terrestre?
SI: Continuar con el Paso 21 NO: Despacho Aéreo. Continuar con el Paso 36 |
Almacén | Transportista | - ¿Es enviado por Empresa de Transporte?
SI : Continuar con Paso 22 NO : Continuar con Paso 23 |
Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Informa al Asistente Comercial la agencia en el que se envió la mercadería, número de Factura/Guía, destino del envío y hora de arribo. Si se trata de despacho a Trujillo informar los mismos datos al Asistente Administrativo de Veterinaria Trujillo.
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Almacén | Transportista | - Llega a instalaciones del cliente y anota la hora de llegada en la Hoja de Ruta
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Almacén | Transportista | - Entrega la Guía de Remisión en la puerta y descarga la mercadería donde indique el cliente. Si el despacho es Contra Entrega, confirma si el cliente tiene el cheque y continúa con el despacho. En caso el cliente no tenga el cheque, informa inmediatamente al Asistente Comercial quien coordinará con el Encargado de Créditos y Cobranzas y darán instrucción inmediata.
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Cliente Final | - Verifica que el producto descargado concuerde con la Guía de Remisión y sea lo solicitado.
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Cliente Final | - ¿Cliente está conforme con la mercadería?
SI: Paso 27 NO: Paso 24 |
Almacén | Transportista | - Se comunica con el Encargado de Distribución, informa sobre la incidencia (devolución o rechazo de mercadería), espera comunicación para su respectivo retiro de almacén del cliente.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Se comunica y con el Asistente Comercial e informa la incidencia, para que nos den la instrucción inmediata. Si el producto tuviera que retornar a, el transportista deberá detallar en la Guía de Remisión la razón por la que no entrega o no fue recibida la mercadería y señalar los nuevos puntos de partida y llegada. Continuar con el paso 28.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Ingresa físicamente la mercadería que se retornó del cliente al Sistema solicita a Comercial genere una Nota de Crédito. Todo producto que reingresa lo hace a la ubicación de cuarentena y se da aviso a Control de Calidad para su revisión
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Almacén | Transportista | - En caso el despacho sea con Pago Contra Entrega, recibe cheque y verifica que el tipo de cambio del cheque concuerde con la Factura emitida y que la fecha sea la del día, luego procede a cancelar la Factura.
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Almacén | Transportista | - Anota en la “Ruta de Despacho de Transportista” la hora de salida de las instalaciones del cliente y avisa al Encargado de distribución y/o al Asistente Comercial la entrega confirma y registra la Hora de Salida del almacén del cliente.
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Almacén | Transportista | - ¿Hay más despachos?
SI: Se dirige a los nuevos puntos y/o a las instalaciones del cliente. Continuar Paso 22 NO: Continuar con el Paso 30 |
Almacén | Transportista | - Regresa a Planta Callao, registra en la Hoja de “Ruta de Despacho de Transportista” la hora y kilometraje de llegada y entrega los documentos y la Hoja de Ruta al Jefe de Almacén
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Almacén | Transportista | - Lava el camión dejándolo listo para el día siguiente, luego lo guarda.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Fin de Proceso
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DESPACHO AÉREO |
Logistica | Encargado de Facturación y Distribución/ Asistente de Almacén | - Coordina con el Agente de Transporte Aéreo el recojo de los productos.
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Logistica | Encargado de Facturación y Distribución/ Asistente de Almacén | - Pregunta al Agente de Transporte Aéreo en que vuelo, y hora se van a enviar los productos.
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Logistica | Encargado de Facturación y Distribución/ Asistente de Almacén | - Si es venta a algún cliente, informar al Asistente Comercial la hora de llegada del vuelo.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Si se trata de despacho a Trujillo informar los mismos datos al Asistente Administrativo de Veterinaria Trujillo.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Entrega la mercadería al Agente de Transporte Aéreo autorizado.
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Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Entrega al Agente de Transporte Aéreo la Guía de Remisión (copias Sunat y Transportistas) y emite y entrega la factura según corresponda.
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Almacén/Asistente Comercial | Encargado de Distribución / Asistente Comercial | - Hace seguimiento al despacho hasta el momento en que el cliente haya recibido la mercadería. Fin de Proceso
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Despacho para FILIALES |
Logística | Asistente de Exportaciones/ Supervisor de Almacén | - Coordina con almacén sobre la preparación del pedido aprobado el cual fue planificado según se detalla en PLOG-006 (se establecen los tiempos de entrega) indicando la fecha de salida. (Marítimo / Terrestre / Aéreo)
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Almacén | Asistente de Almacén | Una semana antes de entrega al terminal de almacenamiento verifica la conformidad de los productos en el y en físico, con la información proporcionada por el Asistente de Exportaciones, tomando en cuenta que los productos disponibles son los que se encuentran en el almacén de Exportaciones 003 y no están en estado de CUARENTENA o en almacén 009, 007. (Marítimo / Terrestre / Aéreo) |
Almacén | Asistente de Almacén | - Prepara el packing list, en el cual se registra el código, nombre del producto, medidas, el número de lote, fecha de fabricación, fecha de vencimiento, cantidad de bultos; peso neto y peso bruto, el cual deberá hacerlo de conocimiento al Asistente de Exportaciones (Logística), Control de Calidad y Planificador, dos días antes de la entrega al terminal de almacenamiento (Marítimo / Terrestre / Aéreo)
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Almacén | Auxiliar de Almacén/Cuadrilla | - Prepara los productos:
Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de embalar los productos: Marítimo / Terrestre: - Colocar los productos en parihuelas de exportación exclusivas para embarque marítimo “1.15 x 1.20”. Las paletas deben tener sello quemado de SENASA. Con forro de cartón, 6 zunchos de plástico de sujeción y forro plástico strech film transparente, la altura máxima debe ser 1.70.
- Cuando se despache cilindros, la cantidad mínima debe ser 4 y estas deben ir solas en una parihuela.
- Cuando se despache productos que van en cajas, solo se debe apilar 3 cajas hacia arriba. Salvo excepciones puntuales que sean debidamente sustentadas y aprobadas por el Jefe de Logística.
- La parihuela embalada deberá tener un rótulo que contenga: Nombre comercial de producto, número de Lote, código interno, Fabricante / Exportador, Cliente, peso neto, peso bruto, cantidad.
Aérea: - Colocar los productos en parihuelas de exportación exclusivas para embarque aéreo “0.48 x 0.62”. Las paletas deben tener sello quemado de SENASA. Con forro de cartón, 4 zunchos de plástico de sujeción y forro plástico strech film transparente, la altura máxima debe ser 1.00
- El peso neto no debe superar los 100 kg.
- Cuando se despache productos que van en cajas, solo se debe apilar 3 cajas hacia arriba. Salvo excepciones puntuales que sean debidamente sustentadas y aprobadas por el Jefe de Logística.
- La parihuela embalada deberá tener un rótulo que contenga: Nombre comercial de producto, número de Lote, código interno, Fabricante / Exportador, Cliente, peso neto, peso bruto, cantidad.
El trabajo para el embalaje debe cumplir con lo siguiente: - Zona Restringida: Delimitada con cordón de seguridad.
- Personal identificado, calificado y uniformado.
- Zona vigilada y de acceso controlado.
Estas observaciones se detallan en Check list FA10 Inspección a las áreas de Trabajo Operativo, la cual se realiza cada vez que se ejecute el embalaje. Aplica para embalaje en y terceros. (Marítimo / Terrestre / Aéreo)
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Almacén | Asistente de almacén | - Realizar la capacitación a los estibadores utilizando ILOG-007 Cartilla de instrucciones para estibadores.
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Almacén | Asistente de Almacén | - Colgará el Packing List en la red un día antes de que el producto sea cargado.
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Logistica | Operador logístico | - Confirma al Asistente de Exportaciones (Logística) y/o al Supervisor de Almacén y Distribución los datos del transportista: documento de identidad del chofer y datos del vehículo. Sin esta información no se procede al despacho. (Marítimo / Terrestre / Aéreo)
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Almacén | Asistente de Almacén/ Cuadrilla | - En coordinación con el Asistente de Exportaciones, realiza la carga del producto en el contenedor, ya sea desde el almacén de o desde un almacén de terceros. El asistente de Exportaciones hace entrega del precinto de seguridad con estándar ISO 17712 al asistente de almacén y lleva un registro de los números de dichos precintos. Los precintos serán custodiados por el asistente de exportaciones bajo llave. (Marítimo)
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Almacén |
Supervisor de Almacén y/o Asistente de Almacén/ Asistente de Exportaciones | - Una vez lleno el Contenedor el Asistente de exportaciones procederá a tomar una foto ó disponer se tome la misma a fin de que quede constancia de las condiciones de la mercadería y en las que se está procediendo a cerrar el contenedor. El Operador Logístico deberá cerrar el contenedor con el precinto de la agencia de aduana, precinto de perú y precinto de la línea si hubiera en presencia del personal de Almacén. (Marítimo)
En el caso de carga consolidada se entrega mercadería al transportista. Igualmente se procederá a tomar fotos ó disponer se tome la misma para dejar constancia de la forma cómo se está entregando la mercadería, a cargo del Asistente de Exportaciones y/o Asistente de Almacén. El producto deberá ser cargado en un camión completamente cerrado que le permita a perú colocar un precinto de seguridad, este número de precinto deberá ser confirmado por el Agente de Carga, que este a su vez se lo pedirá al deposito temporal con el que se haya manejado la exportación. El asistente de exportación deberá corroborar que el número de precinto que salió del almacén de o un sub contratado por este sea el mismo que le brindo el agente de carga. (Marítimo)
Cabe mencionar que para ambos casos es relevante que exista un registro fotográfico, sobre todo en los siguientes aspectos del proceso de despacho y embarque: - Apertura del contenedor (cortando el precinto).
- Persona inspeccionando el contenedor.
- A la cuadrilla de estibadores.
- Cargadores mostrando el rostro.
- Cierre del contenedor.
- Placa del camión.
- Al chofer y sus ayudantes
(Marítimo / Terrestre / Aéreo) |
Almacén | Encargado de Facturación y Distribución | - Emite la: Guía de Remisión teniendo en cuenta los datos anteriores, Factura de Exportación serie 010, teniendo en cuenta los datos del packing list.
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Almacén
| Encargado de Facturación y Distribución /Asistente de Almacén | - Entregar al transportista la guía de remisión, las copias: Destinatario y Sunat.
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Transportista | Transportista | - Firmar las copias de la guía de remisión como cargo para y las entregará al Supervisor de Almacén/Asistente de Almacén.
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Logística | Asistente de Exportaciones | - Conservar todos los documentos generados hasta este punto en el file de exportación según el procedimiento PLOG006, hasta que el agente de aduana envíe las facturas con los gastos realizados y la DUA (Código 41) como constancia de que la exportación está regularizada y culminada. FIN DEL PROCESO
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