Direccion Y Control

Las funciones Directivas

Para que las distintas empresas en todo mundo puedan cumplir sus objetivos exitosamente es necesario el esfuerzo coordinado de un conjunto de individuos; para lograr que trabajen en común acuerdo se necesita introducir el papel de la dirección, la que se ocupa de coordinar e integrar el conjunto de factores productivos, conseguir una actuación conjunta de las personas que componen la organización, dándoles objetivos, valores comunes, una estructura adecuada y la continua orientación que necesitan para responder ante los cambios.

La dirección tiene que ver con la asignación, coordinación y movilización de recursos con que cuenta cualquier actividad organizada. Los diversos niveles directivos se dividen en tres partes:

La alta dirección: integrada por el presidente y otros directivos que se ocupan de desarrollar los planes a largo plazo de la empresa. Son los encargados de tomar decisiones con respecto a nuevos proyectos, la compra de otras empresas además de supervisar el funcionamiento general de la empresa entre otras cosas.

Dirección intermedia: integrada por ejecutivos como directores o jefes de divisiones y se ocupan de cuestiones específicas. Elaboran planes y procedimientos para llevar a la práctica los planes de la alta dirección además supervisa a la dirección operativa.

Dirección operativa: son responsables directamente de asignar trabajadores a trabajos específicos y evaluar sus resultados diariamente. Ponen en acción los planes desarrollados por los mandos intermedios y tienen contacto directo con los trabajadores.

Proceso de Dirección

Consta de una serie de funciones básicas:

El mundo se encuentra compuesto de sociedades de organizaciones donde todas ellas requieren ser administradas de forma eficiente y rentable siguiendo una visión y una misión bien definidas y trazadas de acuerdo con un plan estratégico. Esto implica la planeación, organización, dirección y el control de las actividades, funciones o tareas para obtener una empresa exitosa y creciente.

1) Planificación

Consiste en decidir por anticipado que se quiere hacer en el futuro y los medios en los cuales van a arbitrarse para alcanzarlo, supone una toma anticipada de decisiones, por cuanto sirve para determinar:

- ¿Qué quiere conseguirse?

- ¿Cómo se va a lograr?

- ¿Cuáles son los recursos necesarios para ello?

Las respuestas constituyen lo que se denomina “la estrategia de la empresa”. Asociado a este concepto aparece el de “política” como una acepción más restringida y concreta. Así podríamos afirmar que el contenido de la estrategia se concreta a través de las políticas que en los diferentes ámbitos de la empresa, ésta piensa poner en marcha.

El “plan de la empresa” es la expresión cualitativa de la estrategia empresarial, siendo el “presupuesto” su expresión cuantitativa.

La planificación es previa a las otras funciones de dirección; es imposible organizar, dirigir y controlar con eficacia sin unos planes adecuados.

2) Organización

Trata de dotar a la empresa de una estructura que facilite el desarrollo de las metas y objetivos. Consiste en agrupar actividades de la empresa en unidades operativas y ordenar las relaciones entre dichas unidades para formalizar los niveles de autoridad de los niveles jerárquicos y delegar responsabilidades. Organigrama de una empresa:

La organización junto con la planificación, la dirección y el control forma parte del proceso administrativo. Para conseguir los objetivos cuando los planes se ejecutan y las personas trabajan con eficiencia, las actividades deben agruparse con lógica y deben retribuirse en autoridad para evitar los conflictos y la confusión. La organización consiste en:

- Dividir el trabajo, determinar las actividades para alcanzar los objetivos.

- Agrupar las actividades en una estructura lógica.

- Designar a las personas las actividades para que se lleven a cabo.

- Asignar los recursos necesarios.

- Coordinar los esfuerzos.

3) Dirección de personal

Constituye la tercera función después de la planeación y la organización. Su papel fundamental es hacer que las cosas marchen, poner a funcionar la empresa y dinamizarla. Se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa. La dirección del personal se refiere a las relaciones interpersonales de los correspondientes directivos en todos los niveles de organización y sus respectivos subordinados; es la orientación que debe darse a las personas mediante la comunicación, capacidad de liderazgo y motivación adecuados. La dirección constituye una de las más complejas funciones porque implica orientar, ayudar a la ejecución, comunicar, liderar, motivar, entre otros.

Tipos de dirección:

Dirigir es explicar los planes a los demás y dar instrucciones para ejecutarlos teniendo en cuenta los objetivos de la empresa. Los directores dirigen a los gerentes, éstos a los supervisores y éstos a su vez a los empleados u obreros. La podemos presentar en tres niveles distintos:

1) Nivel global: concierne al presidente y a cada director en su área, es el nivel estratégico de la empresa.

2) Nivel departamental: la denominada gerencia, involucra al personal de mandos medios y son el nivel táctico de la empresa.

3) Nivel operacional: se denomina supervisión e incluye el personal de base, corresponde al nivel operativo de la empresa.

Características de la dirección:

1) Unidad de mando: denominado principio de autoridad única, valioso para el esclarecimiento de autoridad y responsabilidad. Este principio hace énfasis en que cada subordinado debe rendir cuentas a un solo superior con la finalidad de evitar posibles conflictos resultantes de la delegación simultánea de las funciones de varios superiores en un solo subordinado, sin que ninguno de ellos efectúe un control amplio sobre las actividades de éste.

2) La delegación: es una técnica específica de dirección que abarca la asignación de tareas, delegación de autoridad y exigencia de responsabilidad; dado que la responsabilidad no puede delegarse, quien la delega no tiene otra alternativa que exigir responsabilidad en el cumplimiento de las obligaciones. La delegación puede ser genérica o específica, oral o escrita y es esencial que vaya acompañada de la asignación de tareas. Si la asignación es vaga el subordinado quizá no comprenda sus deberes y falle no por incapacidad suya, sino por ignorar cuál es la mejor manera de realizarlos. Existen actitudes personales del administrador que condicionan la delegación:

- Receptividad

- Disposición para delegar

- Disposición para tolerar los errores ajenos

- Disposición para confiar en sus subordinados

- Disposición para establecer y utilizar controles amplios

3) Amplitud de control: se refiere a la cantidad de personas que un jefe puede supervisar y puede delegar su autoridad. Existe un límite del número de personas que un jefe puede supervisar con eficiencia. Cuanto mayor sea el grado de amplitud, mayor el número de subordinados, en consecuencia, menor el grado de atención y control que el jefe puede ejercer sobre ellos. Existen algunos factores que condicionan la amplitud administrativa:

- Personalidad del jefe

- Nivel en que se ejerce la supervisión

- Calidad y nivel de los subordinados

- Clase de trabajo de los subordinados

- Distancia entre los elementos supervisados

Elementos de la dirección:

- Ejecución de los panes de acuerdo con la estructura organizacional.

- Motivación.

- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

- Comunicación.

- Supervisión.

- Alcanzar las metas.

Principios de la dirección:

La armonía del objetivo o coordinación de intereses la dirección será eficiente en tanto encamine hacia el logro de los objetivos de la empresa.

Impersonalidad de mando la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

Supervisión directa y Vía jerárquica apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados en la ejecución de los planes, para que éstos se realicen con mayor facilidad.

Resolución del conflicto necesidad de resolver los problemas que surjan en la gestión, a partir del momento en que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto experiencia, experimentación, investigación, aplicar la decisión.

4) Control

Se pretende verificar que el comportamiento de la empresa está dentro de los límites fijados, en caso contrario, tomar las medidas correctivas.

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