Diseño De Un Programa De Auditoria

II Parte

Marco Teórico

1. Auditoría Interna.

La Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes

1.1. Importancia de la Auditoría Interna.

Actualmente las empresas han alcanzado un nivel mayor de desarrollo, muchas veces sujetas a la complejidad de sus operaciones y otros factores externos por lo que se ven en la necesidad de contar con los servicios de la unidad de auditoría interna, ya que ésta les proporciona mayor seguridad en sus activos y un mayor logro de metas y objetivos. Por lo tanto, los profesionales de auditoría interna están obligados a contar con la adecuada preparación y capacidad profesional para proporcionar un servicio de calidad y valor agregado a la empresa.

1.2. Objetivos de la Auditoría Interna

El objetivo principal de una auditoría interna es ayudar a la gerencia al cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, las cuales quedan señaladas en los objetivos de la empresa. Esto lo logra a través de un estudio objetivo, cualitativo y cuantitativo sobre los procesos de la empresa, y junto con esto, un conjunto de recomendaciones sobre cómo podrían mejorarse éstas operaciones.

También tiene los siguientes objetivos:

• Agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

• Contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas

• Aportar un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

1.3. Funciones de la auditoría interna

El entorno económico, político y social genera cambios en los sistemas de control interno en las empresas, ya que los riesgos varían, las necesidades son otras, las culturas se transforman y los avances tecnológicos son vertiginosos, la implementación y evaluación de los controles, no pueden ser responsabilidad aislada de la administración, lo que conlleva a la unidad de auditoría interna a que sus funciones se adapten a las necesidades que exigen las actuales tendencias de las empresas. Por lo que se determinan como principales funciones las siguientes:

• Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos establecidos por la Administración y recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad. Lo anterior, puede derivar en una evaluación general del sistema de control interno y/o de áreas específicas, e incluso, de aspectos constitutivos del control, como la organización, los procedimientos, los métodos, los sistemas de información y el personal.

• Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, para cumplir este propósito, es fundamental que las áreas de control se encuentren claramente establecidas, con la existencia de un sistema de información confiable, que permita conocer oportunamente los avances y ejecuciones.

• Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas degeneración de información para el proceso de toma de decisiones.

• Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los recursos de la entidad, considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y culturales existentes.

1.4. Etapas de la auditoría interna

El auditor interno es el responsable de la planificación y ejecución de la tarea asignada que posteriormente será revisada y aprobada, y para llevar a cabo esta tarea a continuación se detallan los pasos a seguir:

1.4.1. Planeación

Los auditores internos deben planificar cada auditoria que se realice, la cual debe documentarse e incluir:

a) Los objetivos y el alcance de la auditoría.

b) La obtención de una información básica sobre las actividades a auditar.

c) La determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoría.

d) La comunicación con todos aquellos que deban conocer la labor de auditoría que se va a efectuar.

e) La ejecución de un estudio preliminar para familiarizarse con las actividades y controles que se han de auditar, para identificar las áreas en las que se debe poner más énfasis durante la auditoria y para lograr de los auditados comentario y sugerencia.

f) La redacción del programa de auditoría.

g) La determinación del cómo, cuándo y a quién serán comunicados los resultados obtenidos.

h) La obtención de la aprobación del plan de trabajo.

1.4.2. Ejecución

Los auditores internos deben recoger, analizar, interpretar y documentar la información utilizada, para justificar los resultados de la auditoría. El proceso de examen y valoración de la información es el siguiente:

a) Debe reunirse información sobre todos los aspectos relacionados conlos objetivos y el alcance de la auditoría.

b) La información debe ser suficiente, competente, relevante y útil, para proporcionar una base sólida a las conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

c) Los procedimientos de auditoría aplicados, incluyendo las técnicas de prueba y muestreo deben ser seleccionados previamente, cuando sea posible, y aplicados o modificados de acuerdo con las circunstancias.

d) El proceso de obtención, análisis, interpretación y documentación de la información, debe ser supervisado para proporcionar una seguridad razonable de que se mantiene la objetividad del auditor y se alcanzan la objetividad de auditoría

e) Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben prepararsepor el auditor y revisarse por la dirección del departamento deauditoría interna. Estos papeles deben registrar la información obtenida y los análisis efectuados, y sirven de base para conclusiones y recomendaciones que se efectúen

2.- Auditor Interno.

Es el responsable de la dirección y conducción de la auditoría interna de una dependencia o entidad, con el fin de que cumpla los propósitos para los cuales fue creado y que opere o Funcione con la mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para ello las medidas preventivas o correctivas a su desempeño.

2.1. Funciones del Auditor Interno.

Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. En términos generales sus funciones son:

• Averiguar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados de la dirección.

• Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros.

• Determinar que todos los bienes del activo están registrados y protegidos.

• Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización.

• Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.

• Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas.

• Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.

2.2. Responsabilidad del auditor interno

Dado como fundamento las condiciones y facetas de los hechos delictivos, se hace difícil pretender fijar procedimientos sistemáticos para determinar de manera limitada la responsabilidad del auditor interno.

Un aspecto importante para el auditor interno hoy día, es el desarrollo de sus funciones basados en el cumplimiento de las normas de auditoría interna referente a la ejecución del trabajo, lo cual constituye principal medio probatoria de la calidad y eficiencia de su función mediante el empleo cuidadoso y diligente de las normas y procedimientos de auditoría, un auditor puede llegar a la detección de muchas modalidades defraudes o estafas, lo cual se refuerza, si el auditor en su examen está atento a la posibilidad de que hayan ocurrido o se estén realizando actos ilegales que puedan tener efecto considerable sobre los estados financieros. Por otra parte se encuentran aquellas faltas o irregularidades por las que el auditor no les es prácticamente factible aceptar responsabilidad bajo ninguna condición, en razón de un concepto de inmaterialidad, como las irregularidades por las que no existe registro, evidencia o contabilización, las transacciones que ocurren una sola vez y nunca más, aquellas irregularidades totalmente encubiertas, posiblemente procedentes de actos oclusivos.

Lógicamente también existen irregularidades que en condiciones normales u ordinarias de actuación el auditor interno está capacitado para descubrirlas, y lo más apropiado a este problema de la responsabilidad que debe asumir elauditor interno por aspectos de fraudes es una diligente aplicación ydesarrollo de las normas y leyes que regular su profesión.

Para desempeñar sus funciones los auditores internos tendrán la responsabilidad de:

a) Velar por los intereses fundamentales de la organización, con el mismo celo y diligencia que lo harían en su lugar los funcionarios de máxima jerarquía de la entidad.

b) Rendir una labor de la más alta calidad profesional y de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Además de las responsabilidades comunes a todos los auditores internos, el auditor general tendrá las siguientes responsabilidades específicas:

c) Planificar el funcionamiento de la Oficina, con el fin de obtener la mayor eficacia posible del servicio de auditoría interna.

d) Dirigir las las actividades de los auditores internos bajo su jurisdicción.

e) Supervisar la labor de los auditores con el propósito de velar por el oportuno y efectivo cumplimiento de todas las designaciones de auditoría interna.

f) Controlar las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna, hasta obtener una acción satisfactoria total en relación con cada informe.

3. Control Interno.

Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

• Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

3.1. Objetivos del Control Interno

Son amplios, abarcando funciones administrativas financieras, contables y la responsabilidad de comprobar la exactitud de las cifras contables, con el fin de:

• Los activos estén debidamente protegidos, del desperdicio y el uso ineficiente.

• Los registros contables sean fidedignos.

• La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con políticas trazadas por la gerencia.

3.2. Tipos del Control Interno

3.2.1. Control Interno Contable.

Comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente están diseñados para suministrar razonable seguridad.

• Importe correcto Autorizaciones generales y especificas

• Acceso a los activos

• Lo contabilizado exista y lo que exista este contabilizado

3.2.2. Control Interno Administrativo.

Comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de transacciones por la gerencia. Asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.

• Mantener Informado de la situación de la empresa

• Coordinar sus funciones

• Mantener una ejecutoria eficiente

• Determinar si la organización está operando conforme a la política establecida.

4. Registros Contables.

Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

4.1. Importancia de los Registros Contables.

• En el marco jurídico permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas.

• En lo financiero, permiten analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el comportamiento futuro de la empresa o negocio.

• En lo práctico, son una fuente ordenada de datos que permiten una adecuada administración.

4.3. Valor de los Registros Contables.

Los Registros Contables constituyen instrumentos probatorios de segundo orden, ya que los documentos, como comprobantes de pago, constituyen el sustento de la operación.

El asiento contable sobre la existencia de las operaciones asentadas, u omitidas, pero no demuestra realmente la realización de dichas operaciones

4.4. Forma de llevar los Registros Contables.

a) Sistema Manual: Establecer y mantener actualizada la información contable de ingresos. Realizando asientos y análisis de cuentas. Emitiendo los Estados Financieros y elaborando los auxiliares respectivos

b) Sistema computarizado: Se basa en la utilización de Software contables, el cual como herramienta, elabora los estados financieros, la información financiera-contable y cualquier otra información que requiera la gerencia.

5. Procedimientos contables.

Se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

6. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Los Principios de Contabilidad de Aceptación General, son un cuerpo de doctrinas y normas asociado con la contabilidad, que sirven de explicación de las actividades corrientes o actuales y así como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la contaduría pública en el ejercicio de sus actividades.

Son considerados como guías que dictan las pautas para el registro, tratamiento y presentación de transacciones financieras o económicas. Para sustentar la aplicabilidad de los principios contables, se establecen supuestos básicos, que son de aceptación general y de aplicación inicial para cualquier estado financiero que sea presentado de acuerdo con principios de contabilidad generalalmente aceptados

Tales principios se encuentran establecidos en la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC-0), creados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV).

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son los siguientes:

• Entidad: Este supuesto define que todo estado financiero debe hacer referencia a una entidad en la cual los propietarios o accionistas se consideran como terceros, por tal motivo se deben separar el patrimonio personal del propietario o del dueño, del patrimonio de la entidad.

• Énfasis en el Aspecto Económico: La contabilidad es una ciencia cuantitativa y por esta razón, el énfasis debe estar dirigido principalmente a la evaluación de las cifras y no a la forma en la cual se realizan las transacciones. El aspecto económico debe estar por encima de cualquier circunstancia o situación, por lo cual la contabilidad mide necesariamente los valores financieros que son generados por las transacciones de carácter económico.

• Cuantificación: Este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como una ciencia que expresa en términos de dinero hechos económicos que afectan una entidad. Sin la determinación de las cifras todas las decisiones gerenciales carecerían de un soporte mínimo.

• Unidad de Medida: Todas las transacciones son cuantificadas en términos de dinero para poder ser registradas en los libros y por ser el bien por excelencia patrón común de medida al cual pueden ser convertidos los Activos, Pasivos, y el Patrimonio de una entidad.

• Valor Histórico Original: La definición de costo histórico establece que la cuantía que debe ser tomada a los efectos de asignar un valor monetario a las transacciones que se contabilizan en los libros deben ser registradas a su valor de origen, es decir, a su valor histórico.

• Dualidad Económica: Es conocido también como partida doble, este supuesto establece que los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspecto que envuelve a toda operación económica.

• Negocio en Marcha o Continuidad: Este supuesto establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros se encuentra en la capacidad de continuar con sus operaciones por un periodo racional de tiempo en el cual los estados financieros deben presentar las cifras que reflejen los registros contables.

• Realización Contable: Este postulado establece que una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya perfeccionado la operación que la origina. Este postulado básico es uno de los más importantes, sobre todo cuando determina el momento en el cual debe registrarse una operación.

III Parte

Definiciones Básicas

Auditoria: Es la revisión y examen de una función, cifra, proceso o reporte, efectuados por personal independiente a la operación, para apoyar la función ejecutiva.

Auditoría interna: actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización

Auditor: Persona autorizada para la revisión de las cuentas de una empresa, entidad o institución.

Auditor Interno: Es responsable de la dirección y conducción de la auditoría interna de una dependencia o entidad.

Control: significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención

Control interno: El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Contabilidad: La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad.

Registrar: es anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel.

Registro Contable: Proceso de incorporación, en el balance, en la cuenta de pérdidas y ganancias o en el estado de cambios en el patrimonio neto, de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente y que satisfaga los siguientes criterios para su reconocimiento: que sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue a la entidad, o salga de ella, y que la partida tenga un coste o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

Procedimiento: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz.

Procedimientos contables: son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Principios: Fundamento, aseveración fundamental que permite el desarrollo de un razonamiento o estudio científico.

Principios contables: Son un conjunto de reglas y normas necesarias para la correcta contabilización del patrimonio y demás elementos económicos que una empresa.

Examinar: Investigar con diligencia y cuidado una cosa o asunto.

Evaluar: Es aquella acción que nos permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.

Elaborar: Preparar o transformar un producto mediante el tratamiento adecuado.

Diseñar: proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo objeto o medio de comunicación (objeto, proceso, servicio, conocimiento o entorno) para uso humano.

Verificación: proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa está cumpliendo con los requisitos y normas previstos.

Deficiencia: deficiencia es una falla, desperfecto o carencia de una cierta propiedad que es característica de algo.

Departamento: Hace referencia a cada una de las partes en que se divide una institución u otra cosa o entidad.

IV Parte

Pruebas sustantivas y de Cumplimientos de los Registros Contables y Procedimientos Contables de la Empresa Monte Blanco C.A.

Pruebas sustantivas

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