Documentos Comerciales

LOS COMPROBANTES

DEFINICIÓN:

Los comprobantes son la fuente de las registraciones contables. Por cada hecho económico que se realiza en la empresa, se emite un comprobante. Es decir: toda vez que se produce un hecho que modifica el patrimonio de la empresa, se debe confeccionar un documento, que se extiende en forma escrita, en el cual se deja constancia de que se ha realizado una determinada operación comercial, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las disposiciones legales.

Cada registración contable (asiento), está respaldada por un comprobante.

FUNCIONES:

Los comprobantes o documentos comerciales cumplen, en la organización de la empresa, diversas funciones:

Función contable. Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones y, por ello, son la fuente de datos para la registración contable.

Toda registración está justificada por un documento que le sirve de fuente u origen.

Función de control. El comprobante es un elemento para el control posterior de las registraciones efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad.

Permite a los auditores determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos confeccionados de acuerdo con las formalidades vigentes.

Para facilitar esta tarea, los comprobantes deben archivarse por orden cronológico y en conformidad con la materia a que se refieren (ingresos, egresos, etc), por un lapso de veinte años contados desde el cese del giro.

Función jurídica. Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y éstos a su vez, tendrán valor probatorio en juicio si cumplen con los requisitos formales.

(art. 67 y 68 del Código de Comercio)

Función impositiva. Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones juradas y permiten a la fiscalización de los impuestos.

CLASIFICACIÓN DE LOS COMPROBANTES.

Podemos clasificarlos según su autonomía respecto de las operaciones que les dan origen.

Así tenemos: documentos probatorios y títulos de crédito.

Documentos probatorios: En este caso, el documento tiene la función de ser un testimonio, una prueba de la operación ocurrida e indica también quiénes son las partes que intervienen, de qué tipo es la operación, sus condiciones, el precio de la transacción, etc.

Estos documentos probatorios son la base de la registración.

Los comprobantes son documentos formales y en su confección debe respetarse determinadas normas dispuestas por la ley o por las prácticas comerciales. Deben ser extendidos en fórmulas impresas especialmente preparadas y llevar la firma de funcionarios competentes.

La falta de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes.

Como en las operaciones intervienen dos o más partes, los documentos probatorios se confeccionan en más de una vía. En principio, se requiere original y duplicado (una vía para cada parte) pero, de acuerdo con la complejidad operativa de la empresa, pueden ser necesarias más vías. Es usual imprimir en las vías su destino; por ejemplo:

“Vía 1: CLIENTE / Vía 2: CONTABILIDAD / Vía 3: DEPÓSITO, etc”

En términos generales, los elementos que componen un documento son:

* Membrete de quien lo extiende (datos de la empresa que emite el comprobante)

* Nombre del comprobante y número correlativo

* Lugar y fecha de su expedición

* Identificación de la persona a quien va dirigido (nombre y domicilio)

* Número de Registro Único Tributario (RUT)

* Detalle de la operación (producto, cantidades, precio unitario y final)

* Constancia de estar al día con el IVA (excepto las pequeñas empresas)

* Identificación de original o copia y destino de cada vía

* Impuesto discriminado

* Pie de imprenta

* En el caso de que el vendedor sea un contribuyente que retiene el IVA, el documento tendrá:

RUT COMPRADOR CONSUMO FINAL

* Si el vendedor es un pequeño contribuyente, deberá incluir el siguiente texto:

Los comprobantes pueden originarse en la empresa y manejarse exclusivamente en ella, llamamos a ello “comprobantes internos”.

En cambio, también encontramos aquellos comprobantes que se originan en la empresa y son controlados fuera de ella.

O además, aquellos que son emitidos por terceros y controlados por la empresa.

Entre los documentos probatorios encontramos: Boleta, Factura, Recibo,

Nota de Débito, Nota de Crédito.

FACTURA: Documenta las ventas a crédito de la empresa, tanto las realizadas a crédito simple como documentado (conforme). La emite el vendedor y entrega al comprador el original.

Además debe incluir: a) fecha de la venta

b) individualización (nombre y dirección) del comprador

c) cantidad, descripción y precio unitario de la mercadería

d) importe de la venta, el IVA cuando corresponde y el total.

Observación: el que vende, debita (anota en el Debe) la factura a “Deudores por ventas”, y el que compra, acredita (anota en el Haber) el monto de la misma a “Acreedores por compras”.

BOLETA: Documenta las ventas que la empresa realiza al contado. Por contado se entiende el pago inmediato de los bienes vendidos, ya sea en efectivo o con cheque común.

El manejo y las formalidades de este documento son similares a los de la Factura.

Este documento permite al vendedor justificar el correspondiente “ ingreso a caja” y al comprador su “salida de caja”.

NOTA DE CRÉDITO: Documenta un importe acreditado en la cuenta del comprador por razones diversas: devolución de mercaderías vendidas a crédito, rebajas especiales concedidas después de la facturación, error en la facturación (cuando el valor fue mayor que el correspondiente) , etc. El manejo y las formalidades son similares a los de la Factura.

Este documento disminuye el saldo deudor del cliente

NOTA DE DÉBITO: Es un comprobante que se extiende cuando hay que cargar algún importe en la cuenta del cliente. Se emite en casos tales como: error al facturar (cuando el importe es menor al correspondiente), intereses o recargos por atraso en el pago de facturas, por gastos no incluidos en el importe de la factura (fletes). El documento aumenta el saldo deudor del cliente.

. El manejo y formalidades son similares a los de la Factura. En lugar de la Nota de Débito, se puede emitir una factura complementaria.

RECIBO: es un documento probatorio de la recepción de dinero o cheques en pago de deudas.

Es un medio de prueba fundamental cuando se debe justificar un pago de dinero por la entrega de otros efectos.

Títulos de Crédito: Son documentos autónomos que valen por sí mismos sin depender de la operación que los originó y de las que generalmente se deja constancia en los documentos probatorios.

Por ejemplo: se realiza una venta a crédito, se hace la Factura (documento probatorio) y se firma un Conforme (título de crédito).

Son títulos de crédito los conformes, los vales, los cheques.

Su autonomía radica en que el derecho que puede ejercer un tercero, poseedor del título, es independiente del derecho que pertenecía a los poseedores anteriores. Así por ejemplo, si se vende al contado y se recibe en pago un cheque, éste puede ser endosado para pago a un acreedor, dejando de tener relación con la venta original.

Lo mismo sucede con conformes o vales.

CONFORME: El conforme es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador hacia el vendedor, con promesa de pago en una fecha determinada. Antes de esa fecha no se le puede exigir el pago.

El conforme para ser válido, debe cumplir con las siguientes formalidades:

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