Documentos Comerciales

NOTA DE PEDIDO

• Concepto.- Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las mercaderías en calidad de compra.

• Rayado.- El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:

i. Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)

ii. Numeración correlativa

iii. Lugar y fecha en que se hace el pedido

iv. Nombre o razón social del cliente

v. Dirección del cliente

vi. Condiciones del pedido

vii. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)

viii. Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía

ix. Precio unitario de la mercancía

x. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

Modelo de Nota de Pedido

PROFORMA

• Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a determinado proveedor. En la proforma se escribe los productos con sus respectivas características y el precio sugerido por el comprador y que convenga al vendedor.

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• Requisitos de la Proforma.- Reúne los siguientes requisitos:

i. Membrete (Razón social o nombre de la empresa)

ii. Numeración correlativa

iii. Lugar y fecha de emisión

iv. Nombre o razón social de la empresa proveedora

v. Dirección del proveedor

vi. Cantidad, Artículos, Precio, etc.

vii. Firma y sello de la empresa solicitante

MODELO DE UNA PRO FORMA

GUÍA DE REMISIÓN

• Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.

• Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

i. Membrete o razón social de la casa vendedora

ii. Numeración correlativa

iii. Lugar y fecha

iv. Nombre o razón social de comprador

v. Dirección del cliente

vi. Detalle de los artículos

vii. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)

viii. Precio unitario y total

ix. Firma del vendedor

x. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

• Importancia.- Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.

MODELO DE GUÍA DE REMISIÓN

FACTURA

• Concepto.- Es el documento principal de la compra-venta y este comprobante sirve para acreditar la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella queda concluida la operación. En dicho documento el vendedor hace constar en forma detallada las mercancías vendidas, indicando condiciones, importe, otros gastos, descuentos y otros

• Clases.- Pueden ser:

a.

ii. F. de Plaza.- Es el documento que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor.

iii. F. de Expedición.- Es la factura que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor, ocasionando gastos de embalaje, transporte, otros.

• Requisitos de la Factura:

i. Membrete o razón social del vendedor

ii. Registro Único de Contribuyente

iii. Número de la libreta tributaria del vendedor, lugar y fecha de expedición, domicilio fiscal del vendedor.

iv. Nombre o razón social del comprador (cliente).

v. Dirección o localidad del comprador (cliente).

vi. Condiciones en que se efectúa la venta (contado, crédito, etc.).

vii. Detalle de los artículos vendidos indicando cantidad, calidad, clase, marca y código, etc.

viii. Indicación de gastos y descuentos si se origina.

ix. Precio por unidad y el importe total (Numérica).

x. El valor total escrito en letras.

xi. La abreviatura "S.E. ú O." (Salvo error ú Omisión).

xii. Sello de cancelación o canje (depende de las condiciones de venta).

xiii. I.G.V.

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